Google神速工作術:如何在人工智慧時代保住你的飯碗?學會Google「10倍成長思維」,再忙也能創造10倍成果!
Google神速工作術:如何在人工智慧時代保住你的飯碗?學會Google「10倍成長思維」,再忙也能創造10倍成果!
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商品介紹
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  • 編輯推薦
  • 目次
  • 書摘/試閱
  • 如何在人工智慧時代保住你的飯碗?

    拚命上班,工作卻永遠做不完?
    努力奮鬥,卻得不到應有的成果?
    這是一本教你如何徹底解決這些煩惱的書!


    全世界最聰明的Google菁英
    如何創造10倍的工作成果?

    ●不用電子郵件,節省9成的時間!
    ●還在邏輯思考?別浪費時間了!
    ●還在企劃會議上簡報?別再做白工了!
    ●上司是工作的絆腳石!
    ●提升工作效率的不是流程,是「人」!
    ●你需要的不是課程,是經驗值!
    ●想一輩子過現在的生活?別天真了!
    ●你的任務是「消滅自己的工作」!

    付出努力就能得到成果的時代已經結束,今後的競爭將以「速度」決勝負!但市面上雖然充斥著各種如何增加工作效率的教學書,卻頂多只能節省短短的幾分鐘、幾秒鐘,根本就沒有意義,並不會為你的職場生涯帶來戲劇性的改變。
    想要在AI人工智慧時代不被淘汰,你必須追求「終極的」高效率!而為了達到這個目標,你需要的是Google的「10倍成長思維」,建立全新的「工作時間軸」。
    本書即透過世界一流Google菁英的57種高效率工作方式,從「星期幾工作術」、「主管使用守則」,到如何善用「百分之二十法則」以及Google的「不累不累工作法」,教你有效運用科技秒殺你的工作,創造未來的無限可能性!
  • 彼優特・菲利克斯・吉瓦奇Piotr Feliks Grzywacz
    出生於波蘭,曾旅居德國、荷蘭、美國等地,2000年遷居日本。
    2002年出任貝利茲公司國際商務部門亞太地區主管,2006年轉任摩根史坦利培訓發展襄理,2011年進入Google負責人才發展業務,2014年轉攻全球化學習策略,活躍於人才培育、組織開發、領導能力開發等領域。
    目前擔任「Pronoia」 和「Motify」兩家公司負責人,其中「Pronoia」為經營顧問公司,為海內外各大企業提供商務策略、創新開發諮詢,以及幹部訓練、組織開發等服務;「Motify」則為全球性的人事管理系統公司,專門開發全新的工作模式,並提供諮詢建議。
    他在日本定居十多年,以西方人的眼光對日本企業文化進行精闢的觀察與分析,他對合氣道和禪宗也有深入的了解。
    本書出版後立即成為話題暢銷書,為太愛拖、太愛分析探討、太愛開會以致個人產值遠不及Google員工的日本上班族帶來振聾發聵的全新思考。

    譯者介紹︰
    劉愛夌
    日本文學碩士,典型的A型,不標準的獅子座。除了是個在中文與日文之間穿梭的自由譯者,還是個每天和兩個小寶貝搏鬥的媽媽。
  • 【網路趨勢觀察家】Mr.6劉威麟、【「簡報奉行」創辦人】RainDog 雨狗、【康泰納仕樺舍集團副總經理】李全興、【《經理人月刊》總編輯】齊立文、【行動學習教練】鄭秀娟、【作家】劉揚銘 即刻行動推薦 ●按姓名筆畫序排列

     

  • 前言

    大家好,我是彼優特。
    我出生於波蘭,兩千年時遷居日本,在摩根史坦利公司(Morgan Stanley) 擔任培訓發展襄理(Learning & development vice president),之後轉至Google負責亞太地區人才開發、國際人才訓練策略等業務。目前我是一名商業顧問,為企業提供商務策略、創新等專業意見,除了幫忙訓練幹部、開發新工作流程、改善工作環境,也從事人力資源、新業務的開發與企劃。
    我在日本已住了十六年,對日本文化情有獨鍾,從摩根史坦利時代就開始練合氣道,對禪也相當有興趣,目前正在學習中。
    在進入正題之前,我想先請問大家一個問題,各位聽到「Google」會想到什麼呢?
    搜尋引擎?尖端企業?員工福利非常好?
    沒錯,這些都是事實。我在Google工作時,印象最深刻的,其實是Google的「強烈使命感」。他們要求自己永遠要跑在世界前頭,並堅持不斷提升成效。
    Google一直在思考如何創造十倍成果,並將想法付諸實行,成功達成目標。
    一九九七年,佩吉(Larry Page)和布林(Sergey Mikhaylovich Brin)在註冊「Google.com」這個域名時,「Google」這個名字還不值一毛錢,然而到了二○一六年,價值卻已超過十四兆五千億日圓。
    勞動生產力方面,Google單名員工一年可創造一千二百五十九萬日圓。這個數字有多高呢?和日本大企業比比看就知道。松下電器(Panasonic)為三百萬日圓,日立(Hitachi)則是三百一十一萬日圓,僅有Google的約四分之一。為什麼會有這麼大的差距呢?我認為問題出在工作方式和公司制度。
    你的工作永遠做不完嗎?光應付雜事就焦頭爛額了,根本無暇處理重要工作?
    如果你有這樣的煩惱,本書對你一定有所幫助!

    ◎為什麼日商的生產力那麼低?
    我因為工作性質的關係,經常走訪各大日本企業。過程中我發現,日本員工之所以工作永遠做不完,是因為以下幾個原因。

    1、太愛拖
    日本人工作很喜歡「拖」,常把「我回去考慮一下」掛在嘴邊。
    我做事習慣當場解決。大事也好,小事也罷,只要當場處理完畢,就可以從腦袋中「移除」,專心進行下一件工作。
    若把工作「帶回去」考慮,解決之日恐怕遙遙無期。即便是無法當場解決的案子,也應該盡量處理,釐清現階段狀況,並回報對方目前已掌握的資訊。

    2、太愛分析探討
    在日本企業辦講座時我發現,日本人真的好愛探討問題喔!
    按部就班思考分析是很重要沒錯,但「直覺」也很重要。「直覺」不單只是第六感,更是人生經驗的結晶。
    與其做什麼事都從「分析」著手,何不跟著「直覺」走走看呢?大多時候「直覺」都是很靈的,如果邏輯思考所得出的結論與「直覺」相反,就相信自己的直覺吧!
    日本非常流行麥肯錫(McKinsey & Company)派的邏輯思維,使用理則或商業架構(Framework)分析事物。不過,「分析」並不等於「創意」。邏輯思維是「問責」(Accountability)的利器,主要用來彙整思緒、說明給別人聽,而非以創新為目的。而「創意」則是將各種材料擺在桌上,跟隨「直覺」構思靈感。
    在這凡事講求創意的年代,各位也差不多該脫離「麥肯錫思維」了吧?

    3、太愛開會
    職場中過高的「溝通成本」,是否也為你帶來莫大的壓力呢?
    莫名其妙的會議永遠開不完、一樣的事情要說一百遍、永遠找不到主管、下屬粗心大意,害你整天提心吊膽,無法專心工作,每每看到這樣的企業情景,都讓我不禁感嘆,這些人完全不懂得善用溝通工具。
    電子郵件回來回去不累嗎,為什麼不直接見面談呢?比起紙上談兵,何不做出樣本討論呢?雙方雞同鴨講,導致過程中不斷修改訂正。
    其實有很多事半功倍的方法,像是直接將Word檔投影在大螢幕上,大家一起討論、製作資料。與其在台上講得天馬行空,倒不如直接拿出樣本給大家看,集思廣益。這樣不但更有建設性,也方便大家達成共識,提高工作效率。

    ◎想要在這個時代存活?你需要創造戲劇性的變化!
    在前言的最後,我要宣傳一下本書重要的觀念:「盡情破壞你的工作!」想存活下去,我們必須追求終極高效率,設法跳脫「自力完成工作」的傳統框架。
    在資訊科技(IT)和人工智慧(AI)的發展下,很多人都擔心自己將來會丟失飯碗。人類世界在蒸汽機出現後開始機械化(第一次工業革命),後出現電氣革命和大量生產的技術(第二次工業革命),電腦和網際網路則引發了資訊革命(第三次工業革命)。第四次工業革命後,我們的工作內容日新月異,我實在無法想像,五年後的自己是從事什麼工作。但我認為,這非但沒什麼好怕的,反而令人雀躍不已。
    身處這個時代,我們不應該只是擔心自己將來沒事做,而是要思考如何讓機器「代勞」,設法讓工作更自動、更省力。
    汽車的「自動駕駛」就是「電腦贏過人腦」的典型例子,以前只有人類才能開車,現在機器能開得比人更好。
    網路串流影片公司「網飛」(Netflix)以前只是一家DVD宅配出租公司,直到他們淘汰DVD實體、將需要人手的宅配服務改為網路輸送、全面自動化後,才有了今日的規模。現今「打破陳規」的公司有如雨後春筍般冒出,Facebook雖然沒有媒體設備,卻是全世界最大的媒體公司;Airbnb旗下沒有半張床鋪,卻是全世界最大的旅館業者;汽車共享(空閒時用自家車輛載客)公司優步(Uber)也開始推行自動駕駛,以後也許就不需要「司機」了。
    他們做得到,各位一定也做得到。將自己的工作和資訊科技結合,非但不會讓你失去工作,還能開創下一個紀元。即便沒有這麼「偉大」,至少也可以幫你節省時間,提升成果。
    你現在最需要的是「創新」。如果每天都做一樣的工作,過著日復一日的生活,總有一天一定會被電腦取代。
    時代在變化,我們不應該只是隨俗浮沉。只要你能夠超越變化,永遠走在時代尖端,就不用擔心被時代淘汰!
    不是被動地隨著變化起舞,而是主動控制變化,預測時代趨勢,自己改變時代。
    為了達到這個目標,你需要的是Google的「十倍成長思維」,不是成長百分之十、百分之二十,而是一口氣成長十倍!因循舊法是無法突破這個數字的,將目標訂為十倍有助我們跳脫傳統思維,從根本建立全新的工作模式。
    市面上充斥著各種教大家如何增加效率速度的「工作教學書」。然而,記住所有鍵盤快速鍵,頂多只能節省短短的幾分鐘、幾秒鐘,並不會為你的職場生活帶來什麼戲劇性的變化。
    我們之所以追求高效率,不只是為了提早一小時下班,而是為了有效利用時間,把節省下來的時間用來進行更大型的工作、幫助更多的人,藉此提升利潤。相較之下,節省幾分鐘、幾秒鐘根本就沒有意義。
    這些目標看似遙不可及,但做起來並不困難。只要有心,人人都做得到。
    我在波蘭的一個鄉下小村落長大,村裡讀到高中的只有我一個人,我既不是史丹佛大學(Stanford University)、哥倫比亞大學(Columbia University)的高材生,也不是有錢人家的公子哥。但我還是成功進入Google工作,這是為什麼呢?因為我從不隨波逐流,而是用自己的雙眼觀察、動腦思考,再付諸實行。只要抓到訣竅,即便你不是高人一等的菁英,也一樣可以把工作做好。
    看到這裡,相信一定有人心想:「這麼拚命工作不累嗎?」放心,本書除了教你怎麼工作,還教你怎麼放鬆,畢竟太過緊繃是做不好工作的。
    我的祖國波蘭是中途才引進資本主義的。然而,資本主義卻辜負了國民的期望,失業率飆高,我連高中都還沒讀完,就前往德國工作了。我父親是專業技師,但在德國,我一天就能賺到父親兩、三個月的薪水。
    我這才明白,變化總是出其不意,人不能永遠墨守陳規。
    你我都活在變化不斷的時代。
    在此,誠心祝福各位都能夠成功設計出全新的「工作時間軸」,創造更美好的人生。

    二○一七年一月
    彼優特.菲利克斯.吉瓦奇

  • 目錄

    第一章 如何走在世界前端?
    一次把事情做完
    ‧ 你的「拖延」是在浪費大家的時間
    ‧ 不把問題帶回公司
    ‧ 結論拖不得
    ‧ 學會「交棒」
    ‧ 想要出人頭地嗎?先學會擺平「不知如何處理」的事情
    ‧ 把握當下,增加工作密度
    電子郵件正一點一滴偷走你的時間!
    ‧ 不用電子郵件,可節省九成時間?
    ‧ 切勿用電子郵件「喬時間」
    ‧ 練好英語讓你工作更迅速
    直接見面,事半功倍
    ‧ 寫信是「延遲」,交談是「即時」
    ‧ 限制連結外部網路=降低競爭力
    小心落入「儘快交」的陷阱!
    ‧ 由委託方訂定期限和品質
    ‧ 「創意」不可無限等待
    ‧ 盡量縮短期限
    專注於當下,腦力不浪費
    ‧ 每天都在煩惱要穿什麼嗎?
    ‧ 釐清「當下」的目的
    ‧ 預想狀況,臨危不亂
    ‧ 「週幾工作術」
    ‧ 對工作環境多一點「堅持」

    第二章 還在邏輯思考?別浪費時間了!
    創意構思比邏輯分析更重要
    ‧ 光分析沒有結論是沒有意義的
    ‧ 釐清分析目的
    獨思思不如眾想想
    ‧ 準備大量的「線索卡」
    ‧ 越混亂越有效?
    ‧ 「群知」有助激發巧妙創意
    缺少靈感嗎?結合創新準沒錯!
    ‧ 「分析」競爭對手無助於開發新商品
    ‧ 結合「無關」,創造價值
    什麼時候需要邏輯?什麼時候需要創意?
    ‧ YouTube的教訓
    ‧ 模仿變不出新把戲
    還在企劃會議上做簡報嗎?別再做白工了!
    ‧ 簡報型會議=畫地自限
    ‧ 重點不是「評鑑」而是「結果」
    集體思考力量大
    ‧ 東京是一座靈感補給站
    ‧ 多方聽取不同意見

    第三章 再忙也要做出十倍成果
    你的目標不是提升百分之十,是做出十倍成果!
    墨守成規是大忌
    ‧ 當個「小白」又如何?
    ‧ 考慮風險不是因為害怕失敗
    ‧ 你的目標設對了嗎?
    ‧ 如何善用「百分之二十法則」
    你的任務是「消滅自己的工作」
    ‧ Think like an owner
    「十倍法則」的成功要訣 125

    第四章 加快效率的「人際關係工作術」
    職場不靠「言語」溝通?
    高效率交際術
    ‧ 上司是工作的絆腳石?!
    ‧ 指導下屬應一週一次,一次解決為佳
    ‧ 「客製」面談
    ‧ 「主管使用守則」
    彼優特神社
    ‧ 利用「社團」建立心理安全感
    ‧ 惡搞是彼此信任的證據?!
    ‧ 如何建立心理安全感?
    ‧ 打造「反饋循環」
    ‧ 全盤否定他人意見是職場大忌!
    ‧ 日商的原始特質
    提升工作效率的不是流程,是「人」
    ‧ 近朱近墨人生大不同!
    ‧ 見到「大人物」要聊什麼?
    ‧ 練就一身「識人」的工夫
    ‧ 改變人際關係的優先順序
    如何成功接近「目標人物」
    ‧ 重點在於「Give」而非「Take」
    ‧ 如何接近「大人物」?
    ‧ 如何在派對人海中讓「大人物」留下印象?
    ‧ 「若即若離」聯繫法

    第五章 如何快速學習必要知識
    你需要的不是課程,是經驗值!
    ‧ 「搜尋時代」的基本學習流程
    如何「問」出重點?
    ‧ 要問就問最好的
    ‧ 在職場建構「學習機制」
    當局者迷,旁觀者清
    ‧ 溫故與知新
    ‧ 自信是「做」出來的!
    聚會學習法
    ‧ 積極參加外部活動
    ‧ 別排斥「外行人」
    ‧ 如何運用社群網站精進自我?
    ‧ 單打獨鬥不夠力,你需要群眾魅力!
    ‧ 「for」與「with」
    我們為何而學習?
    ‧ 持續改變,不斷學習

    第六章 Google的「不累不累工作法」
    適時關掉電腦
    ‧ 正念會議
    如何運用「多工時間」和「單工時間」?
    ‧ 蠟燭多頭燒該怎麼辦?
    要「處理情緒」而非「扼殺情緒」
    負起睡午覺、吃點心、放鬆心情的「責任」
    ‧ 人性本善

    終章 消滅工作,創造下一個時代!
    如何在人工智慧時代保住飯碗?
    如何揣摩時代走向?
    如何跟科技當好朋友?
    ‧ 人氣App?下載就對了!
    ‧ 不諳技術又如何?至少不會被時代淘汰!
    別害怕改變!
    ‧ 別淪為「習慣」的奴隸!
    ‧ 估算自己的身價
    ‧ 工作不是「做跟昨天一樣的事」
    ‧ 波蘭民主化後的創傷
    ‧ 想一輩子過現在的生活?別天真了!
  • 如何走在世界前端?
    ――別再寫電子郵件了!

     

    ◎你的「拖延」是在浪費大家的時間
    來到日本後,有件事情讓我非常驚訝,那就是日本人非常喜歡「拖」。他們經常把「回去再弄」或「之後再說」掛在嘴邊,拖延一次可以處理好的事情。
    還記得有一次,我到區公所繳交資料,因漏填了一個欄位,被櫃檯人員要求之後補交。
    我當下立刻拿出電腦,開啟之前的存檔,將資料補填好後上傳雲端,然後用雲端列印服務將文件列印出來,蓋好印章,在便利商店買了一把釘書機,把資料釘好,前後不到十五分鐘,又回到了區公所。
    櫃檯人員看到我時嚇了一跳。
    「您怎麼那麼快?大多人都會把資料帶回去,過幾天再來補交。」
    聽到他這麼說,這次換我驚訝了。
    「過幾天?資料可以當場修改不是嗎?再跑一趟很麻煩耶。」
    櫃檯人員告訴我,這是他第一次碰到這種情況。
    雖說這只是我的個人經驗,但我認為,就是因為這樣「愛拖」的個性,不把事情一次完成,工作才會永遠做不完。
    如果上一件事還沒處理完,自然沒辦法專心做下一件事,浪費時間之餘,還會降低效率。
    也許你會覺得上述只是生活瑣事,但其實,這樣的「浪費」在職場上處處可見。
    在這科技萬能的社會,大部分事情都可以隨時隨地完成。一點小事也要「帶回去處理」,只是在浪費自己的時間。
    切記,辦公室並不在公司,你人在哪裡,辦公室就在哪裡!請務必時時提醒自己當下把事情做完,只要有心,整個城市都是你完成任務的工具。
    那麼,具體而言,要怎麼一次把事情做完呢?讓我們繼續看下去。

    ◎不把問題帶回公司
    假設今天你跟客戶談生意,遇到無權決定的問題,你會怎麼處理呢?很多人都會把問題帶回公司,詢問過負責人後再回覆客戶。
    但其實,這樣的做法很容易拖延整體工作的進度,如果回到公司才發現負責人不在,自己又還有下一個工作,在事情都沒有處理完的情況下,很容易讓人產生壓力。
    Google在碰到類似狀況時,都是請客戶用通訊軟體和負責人聯絡,由負責人直接回覆。這麼一來,不但談判可順利進入下一階段,還能省下回公司傳電子郵件給負責人這道手續,其效率之高、速度之快,絕對讓你嘖嘖稱奇。
    「必要時立刻連絡」
    「需要當下做決定的事絕不拖延」
    只要做到這兩點,包你上班不「卡關」。
    想要盡量將事情當下做完,可將工作檔案上傳到「Google文件」(Google Docs)這類可共享的雲端硬碟中,隨時隨地都能上線使用。
    你有沒有去拜訪客戶時,突然需要某份資料的經驗呢?如果你事先將檔案存在「Google文件」裡,就可以馬上下載交給對方。這麼一來,回到公司就可以專心處理下一個工作,不用再費心費神傳電子郵件。

    ◎結論拖不得
    說到「拖」,下結論、做決定更是拖不得。開了會就一定要有結果,否則將大幅影響之後的進度。開會被問到無法馬上回答的問題時,很多人都會選擇「之後」再回答對方。其實不用什麼都留到之後,有些事是可以當下處理的。
    比方說,你可以將事情分成「已了解」和「待了解」,先向對方說明已了解的部分,解決可以拿定主意的事項,待了解的項目則於下週確認後答覆對方。
    要儘速解決工作,一定要訂出「做出結論」的最後期限。
    需要明天立刻答覆嗎?還是下禮拜前做出決定就好?最晚要什麼時候拿定主意?訂出期限後,才能專心解決問題。
    相反的,若不訂出期限,很容易淪為一拖再拖。這樣的方式有助於激發責任感、提升「當下處理」所需要的專注力。
    有了主意後,才能進行下一個動作。要做什麼、不做什麼、要做A計畫還是B計畫,當機立斷,雷厲風行。
    之所以沒有進度,是因為你太優柔寡斷了!這個好像很好,那個好像也不錯,猶豫不決導致停滯不前。有些人則是過於害怕失敗,因擔心風險而遲遲不敢付諸實行,這種人看似當場決定「不做」,卻只是不知道自己到底要不要做。
    當然,有些問題我們可以留給時間解決,在面對人生重大選擇時,有時也必須退一步俯瞰問題,謹慎思考,切忌輕率行動。但商場就不同了,商場上的結論是拖不得的!一定要當機立斷。

    ◎學會「交棒」
    相信你在談生意時一定有過這樣的經驗──因無法立即回答對方某些問題,只能將談判暫時告一段落。
    但你有想過嗎?這些「不清楚」或「無法自行判斷」的事情,大多可以靠人際關係解決。
    關鍵在於「交棒給下一個人」。
    比方說,今天客戶對你提出一個要求,但你無權決定又或是無法處理,這時該怎麼辦呢?其實,到這裡你的任務就算結束了,只要交棒給下一個人即可。如果「下一棒」能夠立刻給出答覆,你大可在客戶面前當場打電話給他問個清楚。
    之後如果需要「下一棒」的幫忙,可先徵求他本人的同意,再向上司報告原委,請上司直接連絡對方的主管,藉此提升處理速度。
    總歸一句話,「工作」就是「解決問題」。有些問題可以靠自力處理,但遇到自己無法解決的大問題時,若不肯求助他人,可就前功盡棄了。
    遇到無法處理的事情,我們不應立刻放棄,而是蒐集解決問題所需要的資源。就這層意義而言,告知對方自己需要哪些資源,其實也是「當場解決」的一種方法。像這樣有能力解決大問題的人,將來終必成功。

    ◎想要出人頭地嗎?先學會擺平「不知如何處理」的事情
    如果客戶每開出一個條件,你就要帶回公司詢問一次,要什麼時候才能把事情處理完呢?溝通而不決,就只是在浪費時間。
    即便遇到自己無法解決的狀況,也應設法前進,而非站在原地躊躇不前。
    人遇到自己能力範圍以外的問題時很容易亂了陣腳,唯有知道如何解決難題的人,才得以邁向成功之路。
    具體而言該怎麼解決難題呢?在這裡提供各位三個方法。

    1、釐清「已了解」和「待了解」事項
    立刻區分出「已了解」和「待了解」兩個範圍,並從「已了解」的項目著手。解決部分問題後,有可能會產生骨牌效應,進一部發現處理其他問題的辦法。
    如果腦袋一片混亂無法思考,那就動動手吧!遇到不懂的問題時,我都會列出「已了解」和「待了解」清單,然後先處理前者。
    和客戶談生意或開會也是一樣,遇到不清楚的事項時,建議你可跟對方這麼說:「A部分我們可以這麼做,B部分我目前無法給您回覆,待我問過敝公司的專員後,再向您提出新方案。」

    2、提問
    那麼,要怎麼劃分出「待了解」的問題呢?答案是「提問」。
    不知道原因結果時,可適當發問來釐清問題本質、哪個環節出了差錯,能處理多少是多少。圖1-1中列舉了我常問的幾個問題,還請大家參考。

    3、休息是為了走更長的路
    事情完全無法進展時,轉換心情也是一個方法。這時可以小歇片刻,又或是去外面走一走。

    遇到任何狀況都要設法解決,當場能處理多少是多少。把問題帶回公司只是在浪費時間、拖延進度罷了。倘若遇到無法當場處理的事項,回到公司一定要訂出下一步,並持續完成進度。

    ◎不用電子郵件,可節省九成時間?
    一般公司開完會後,都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。
    假設今天是由A負責打報告書,他必須先回到自己的座位上,打好紀錄後傳給B確認,B看過後再傳給C,一個傳過一個,而A就只能苦苦地等檔案傳回他手上,完成之日遙遙無期⋯⋯
    Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。
    Google的會議室裡設有大螢幕。
    他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責,而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上,當場由所有成員合力編輯製作。
    如果所有人都盯著自己的電腦看,就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形,他們將所有人的文件一次投影在螢幕上,讓大家看著螢幕集思廣益。
    這麼一來,就可省去電子郵件一來一往的麻煩,當場完成文件的基礎架構。
    這個方法除了開會時可以用,也很適合用來討論企劃案。
    一般在籌備企劃案的過程中,大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員,看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時,必須修改檔名才能存檔,像是在後面加上「第一版」、「第二版」,又或是「日期」、「審查人員的名字」,否則很容易搞混。
    說實在話,你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎?一不小心還會出錯,既浪費時間又費心勞神。
    Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google文件」裡,然後傳一封信給相關人員說:「資料已上傳,連結如下,請有需要的人於○月○日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充,逾時不候。這麼一來,即便來不及在會議上編完文件,組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通,又或是開視訊會議進行討論,一起在線上完成編輯。
    這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本,擺脫「弄錯版本」的惡夢。
    傳統「編輯↓傳送↓編輯」的過程其實很浪費時間。所以Google員工才會放棄使用電子郵件,採取當場合力編輯的方式。
    最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案,雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。
    在雲端的輔助下,組員就無須同時到場開會,只要有空時再到雲端上確認檔案即可。如果沒什麼特別的問題就不用報告,有問題再另行討論。這樣不是很簡單嗎?
    怕大家誤會我在幫Google打廣告,在此特別補充,微軟(Microsoft)的Office 365、蘋果(Apple)的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。

    ◎切勿用電子郵件「喬時間」
    在規劃行程時,很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間,但他們不知道的是,這麼做只是在為自己找麻煩。
    假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空,只要成員中有一個人無法配合,你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言,更別提不是每個成員都會立刻回信。
    還記得有次我跟某家公司討論開會日期,對方跟我說:「我希望其他部門的人也能一起開會,我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排,就花了兩天。
    只是安排日程,有必要花到整整兩天嗎?
    工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。
    只要使用雲端功能安排行程,即可避免這些情形。
    最近不少公司都推出行程管理系統,但員工頂多只能在上面預約會議室,實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」(Google Calendar)。
    比方說,你可以跟指定對象共同編輯行事曆,請他輸入會議等預定行程。這麼一來,你的行事曆中就會自動出現會議行程,點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊,甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下,開會當天就可省去不必要的開場白,直接進入主題,提升討論品質。
    下屬有事找你時,也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google日曆」中查詢你的行程,直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事,只要修改行事曆,對方就能查詢到。有了雲端日曆,就不用一天到晚檢查電子信箱了。不過,平常還是要對下屬做心理建設:「我如果臨時更改行程,不是故意放你們鴿子喔,是真的忙不過來。」
    很多時候只差上司點頭就可以開始執行了,卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空,導致企劃遲遲未能開始。因此,我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程,在雲端上與下屬共享行事曆,下屬想要找上司,只要配合行事曆上的空檔即可。
    如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空?」、「今天可以去找您嗎?」,其實也是變相在剝奪主管的時間,使用雲端日曆可節省彼此的時間,提升整體的工作速度。
    我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開,同時與多位客戶共享行事曆,管理行程既方便又快速。
    「Google日曆」可設定共享範圍,若有需要,也可以與特定使用者共享私人行程。
    公私行事曆分開管理其實挺麻煩的,有時改了東就忘了西。「Google日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程,只要將共享對象分為幾個群組,就不用擔心發生遺漏的問題。
    有些夫妻會在雲端上共用行事曆,每天晚上更新彼此的行程,藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。這個方式比傳訊溝通更有效率,老婆只要查查行事曆,就能知道老公哪天要加班,當天就不用特別煮了。
    善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩,讓溝通更順利。「喬時間」是標準浪費時間的行為,想要分秒必爭,可先從這方面下手。

    ◎直接見面,事半功倍
    用電子郵件較難把事情說明清楚,有時反而會拖到工作進度。
    相信各位一定有這樣的經驗,來來回回傳了幾封郵件後,還是在雞同鴨講,搞不懂對方的用意。遇到這種情形,建議你可以改用電話溝通,又或是約對方當面談。
    再方便的溝通工具,都沒有「當面談」來得有效率。與其打字打得要死要活,倒不如一句「我們當面談」,開啟Google hangout視訊功能直接討論。直接看到表情更能了解對方的想法,其溝通效果是文字、聲音所比不上的。
    當面談還有一個好處,那就是可以當場解決問題不拖延。富士達(Fujitec)的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通,藉此提升作業效率。
    很多人以為像Google這種資訊科技公司,肯定是利用電子郵件溝通工作。說了你可能會嚇一跳,Google員工其實常常舉行小型會議。
    Google公司裡到處都設有談話區,公共區域自是不必說,許多地方都設有桌椅、咖啡廳,供員工溝通交流。
    Google開會的方式非常有效率。
    他們發現問題後,會先評估需要哪些人來解決這個問題,隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場,盡快開完會議。
    很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空,事實上卻是恰恰相反。大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程,既費時又費力。
    開會的目的並非「集合」,而是「決議」,因此,只需召集幾名關鍵人員就夠了。
    制度是死的,人是活的,即便是定期會議,也無須強迫全員到齊。建議大家可因應需求變通,像是根據開會內容安排參加人員;重要成員因出差而無法到場時,可將會議延期;如果當天感覺討論不出什麼結果,也可直接取消會議。

    ◎寫信是「延遲」,交談是「即時」
    看到這裡,你是不是也覺得電子郵件比想像中的更「棘手」呢?
    關於這一點,用「寫信」和「交談」的差異來說明,應該就很好懂了。
    使用電子郵件溝通,你必須先寫信給對方,待對方回信後溝通才算成立。這樣的通信過程快則一天,慢則得等上好幾天。有些無法一次解決的問題,從第一封信到討論出結果可能得花費一週以上。
    仔細想想,這種工作方式效率低的離譜。A花幾天做好自己的部分後傳給B,B又花幾天做好傳給C。重點是,A傳給B後,B不一定馬上有空做,導致過程中產生許多「空白」。
    這還不是最糟的。假設B做得很差,被上司要求重做,就會耽誤到後面的流程。用這種方式工作,速度哪快得起來呢?
    但線上交談就不同了。只要將成員拉進群組,就可直接在線上商議,當場做出結論。先給成員幾天時間各自作業,再約個時間開會討論,不用花多少時間就能結案。線上群組非常方便,成員無須到場,隨時隨地都可以上線討論。屏除時差問題,無論你在日本、美國還是印度,都可以合作執行企劃案。
    目前我有個顧問合夥人在紐約,事業夥伴也遍佈全球,包括矽谷、巴西、烏拉圭,他們經常在線上向日本成員回報工作狀況。
    有趣的是,因為我們實在太常視訊了,根本感受不到距離,有時都忘了對方是在日本、紐約,還是倫敦,唯一顧忌的只有對方現在是不是睡覺時間。據說知名拉麵店一風堂的總經理清宮俊之,就是透過「Google Hangout」和國外聯絡。
    除了「Google Hangout」,市面上也有很多免費的視訊通話軟體,像是LINE、Facebook Messenger、蘋果的Face Time普及率都相當高,一般上班族都可使用。
    就拿我顧問公司的合夥人石原明先生來說吧,他是一名經營顧問,也幫忙許多創業新手調度資金。他在和顧客交流的過程中,常用LINE向客戶說明自己的想法,又或是在線上與投資家交涉。聽他說,最近他在處理某個案子時,分別用LINE和電子郵件和兩批人馬交涉,結果前者比後者更快完成了投資。
    寫信是一種延遲行為,收到信後得深思熟慮一番才回信;交談則是一種即時溝通,當場解決,一次到位,兩者的速度差異皆反映在工作的成果上。
    善用雲端功能可幫助你從根本改善工作模式。想做出十倍成果嗎?想要只花十分之一的時間就完成工作嗎?請務必記住八字訣:「全體集合,一次解決」。

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