1分鐘下指令：主管講話超過1分鐘，部屬反而不明白了。給你4種方法套用35種情境，他自己想照你的意思執行

主管總擔心：
「我的指令如果說的太短，部屬可能聽不懂、不會按照我的想法去執行。」

但部屬內心想的卻是 :
「講得落落長，你到底想說什麼？」
「是是是，我已經非常清楚你想說的內容了。拜託你趕快閉嘴吧。」
「用不著你雞婆。你根本什麼都不懂，真正在做事的又不是你。」

為什麼多數主管花了那麼多時間、說的那麼明白，
部屬卻不會照指令和說明，老要自己亂做？（是笨嗎？還是素質差？其實都不是。）
那是因為，你得1分鐘內把話說完，因為超過1分鐘，他就聽不明白了。

日本企業管理顧問沖本留里子（會計助理出身，三十幾歲當上董事）指出，
實務上，主管最重要的任務有4個：
‧提振士氣。
‧把部屬改變成能「自律」的工作者。
‧勉強部屬，讓他樂意去做原本不喜歡的工作。
‧誘導出工作者的主動積極心態，自己想把事情做得更好。

這4項管理任務，都需要主管「下指令」與「做說明」才能夠完成。
那麼，主管該怎麼在1分鐘內下指令、做說明？
作者提供４種1分鐘交代指令的祕訣，讓你的重點都能清楚傳達：
1. 結果法
2. 兩面法
3. 原因法
4. 二、三個法

這4種方法，足以涵蓋35種最常遇到的下指令與做說明的狀況：
士氣低落時，該怎麼激勵部屬？
雖然想稱讚對方，但怕被譏為賞罰不明。
每次問話，他都回得支支吾吾、沒有重點。
一直沒進步的人，或是很被動的人，如何振奮他？
老是唱反調、愛唱衰的部屬，如何用他？
部屬很情緒化，該怎麼勸他？
希望部屬加班、替你去開會……要他做不樂意的工作，如何讓他願意？
老是加班的部屬，其實做事很沒效率，如何導正………
只要你能在1分鐘之內就把事情交代完畢，自己就會想照你的意思執行，
還能對你產生極大的向心力。
 
推薦人：
廣播主持人、GAS口語魅力培訓®創辦人　王介安
中華人事主管協會執行長 林由敏
職場圖文作家 馬克

目錄
推薦序一 只用一分鐘就讓人明白你的意思╱王介安
推薦序二 溝通是管理之鑰，也是管理者的必修課╱林由敏
前 言　講超過一分鐘，他就不明白了

第一章　士氣，主管的第一要務
1. 士氣差，多半是主管無心造成的
2. 針對工作給建議，別提你的豐功偉業
3. 一分鐘，引導出部屬的幹勁
4. 部屬一直沒進步，怎麼辦？
5. 每次都能呼喊你的名字
6. 每次都唱反調的傢伙，是人才
一分鐘把話說完的祕訣：「結果法」

第二章　口頭獎懲就能帶出自律
1. 讚美部屬，怎麼像在挖苦？
2. 說什麼，部屬能力會倍數成長
3. 想賞罰分明，卻成了沒頭沒腦
4. 說話白目，這種人真的沒藥醫嗎？
5. 進度落後，部屬一定會隱瞞。如何處理？
6. 「我自己來做還比較快」？大錯特錯！
7. 這年頭的人都不懂準時
8. 部屬有情緒？主管沒有情緒？
9. 報告進度，不能等你開口
10. 驕傲自大的人才，好好用
11. 可有可無的會，他也樂意去開
一分鐘把話說完的祕訣：「兩面法」

第三章　領導──勉強的事，他樂意去做
1. 要人加班，別視為理所當然
2. 部屬能休假，才是好主管
3. 不想臨時加班，未必熱忱不足
4. 天天加班，效率最差
5. 很努力卻老是起衝突，為什麼？
6. 不要讓人說你派了個傻子來
一分鐘把話說完的祕訣：「原因法」

第四章　主動積極，是誘導出來的
1. 主管懶得聽，部屬就懶得想
2. 上司的人情味，太少太多都不好
3. 一次只問一件事
4. 嘉許那些勇敢回報失誤的人
5. 部屬很被動，如何帶出積極性？
6. 最好的慰留方式
7. 考績不該是祕密
一分鐘把話說完的祕訣：「二、三個法」

第五章　你以為一分鐘講不完的事，如何講完？
1. 初次拜訪他就忘不了你
2. 如何簡短，別人才記得你是誰？
3. 就算笨主意也別打斷
4. 不抱怨別的部門，才會成功
5. 如何不被話多的上司纏住？

後記　話少關係難好，話多大家困擾

自序
講超過一分鐘，他就不明白了

要向別人傳達清楚自己的意思或想法，是非常困難的一件事。尤其在工作上，當主管向部屬傳達自己的想法或指示時，常常因為部屬的自我解讀，導致最後的結果不如主管所預期來得好。
我剛升上主管時，因為無法清楚地向部屬傳達自己的想法，所以溝通時總是雞同鴨講，導致工作效率不彰，也經常為了交辦不清楚的問題發生爭執，或是溝通不良而產生誤解，使得彼此都失去了工作的幹勁。
我和部屬之間的溝通可說是糟透了。儘管如此，我還是認定「部屬沒有聽懂內容不是我的錯，是他們不肯好好聽我說」。
後來，我遇到了前吉本興業（日本最大的藝人經紀公司、電視節目製作公司，是日本最悠久的藝能事務所，創立於一九一二年）的經理大谷由里子女士（一九六三年於奈良出生，目前從事人才培訓與開發的相關工作）。她告訴我：「光是怪罪別人，是不會進步的。」
真是一語驚醒夢中人。沒錯！因為我只會怪罪部屬不肯好好聽我說，卻完全沒有認真思考該如何交辦工作，才能使部屬聽懂我說的話。
當我換到部屬的立場思考時，得到了「說話要簡短明確」的啟發。

「內容太長，搞不懂你到底想說什麼。可以閉嘴了吧？」
「是是是，我已經非常清楚你想說的內容了。煩不煩啊？」
「用不著你雞婆。你沒資格說我。明明什麼都不懂。」

一定有很多部屬像這樣，一面聽主管說話一面在心中嗆聲。
年輕部屬接收不到「主管的想法」這種情形，超乎領導者的想像，特別是長篇大論的發言。部屬聽了半天只覺得你說了一大堆，還是不知道你在說什麼。這是因為人能夠集中精神聽他人說話的時間，最長頂多是一分鐘，所以當你愈想讓對方明白而講一長串，反而使對方愈不想聽。
成功的好主管，要懂得在一分鐘內傳達重點。
各位讀者或許會說：「這種事不用你說我也知道。」但是，只花一分鐘就清楚說出自己的想法，要做到這點可是有難度的。
本書彙整了在職場上經常出現的具體情況，一一說明該怎麼講才能讓對方聽進去的說話方式。希望你在面對上司、部屬及公司外部人士等各種人時，是個說話條理清晰的人。
抱著替對方著想才說的發言，但對方卻不肯聽又不願接受，是一件令人非常沮喪和難過的事。這也是我寫這本書的目的，希望儘量減少和我有一樣感受的主管。

推薦序一
只用一分鐘就讓人明白你的意思

廣播主持人、GAS口語魅力培訓®創辦人╱王介安

你是不是已經準備好在職場中成為主管呢？心情準備好了嗎？協調能力準備好了嗎？專業能力準備好了嗎？理想也準備好了嗎？
在我的培訓課程當中，有許多學員在公司待了一段時間之後，因緣際會成了主管，但往往內心還沒準備好，尤其面對「帶領團隊的溝通問題」最為棘手。這些接踵而來的問題，對主管來說是一連串艱難的挑戰，我們在課程中就是探討這樣的溝通困境與解決之道。
多年前就曾經拜讀過這本書，作者沖本留里子是職場中的傳奇人物，從會計助理做起，三十歲出頭便擔任企業的董事，她是一位深諳職場溝通的工作者。讓她平步青雲的條件或許是專業，但真正重要的是她的溝通協調能力，與她言簡意賅的說話本事。這本書可說是她歷年來工作的心得，也是她在教育訓練當中的反思與體會。
我從事口語表達與口語溝通教學多年，在我的學術研究當中，一名好主管，最重要的是溝通協調能力，甚至與職位的高低有著緊密的關係。
這本書的誕生對主管而言，是一種提醒，也是一種思考。我們到底應該如何把話說好、說對？讓對方在很短的時間內，能夠了解我們想傳遞什麼？
書中提到主管最重要的四個任務：

提升部屬的工作士氣。
讓部屬成為自律的工作者。
讓部屬願意去做原本不喜歡的工作。
讓部屬主動積極想把事情做得更好。

相信當你看到這四點，而你又是主管的話，一定迫不及待的想走進書中的世界，尋求帶領部屬的成功關鍵。的確，這本書提供了非常多的技巧，尤其是主管在工作中最常遇到的兩個情境──「下指令」與「說明」的口語表達方式。
過去，我為許多企業進行「GAS口語魅力培訓」時，經常教授「以目標為導向的說話技術」，這與作者提及的概念完全相同。一旦目標明確，而且指令簡單明瞭，別人當然會願意執行你交辦的事；如果講得落落長，對方內心的順從度反而會下降，這是人際溝通非常有意思的現象與結果。因此，我們如何言簡意賅的表明想法，真是人生中最重要的一門功課。這本書看似是為主管而寫，但溝通這件事在很多地方都有異曲同工之妙。「1分鐘內就讓人明白你的意思」是多麼功德無量！作者提出了四種表達模式，包括結果法、兩面法、原因法、及兩、三個法，幾乎涵蓋了許多溝通不良的破解法則，她還羅列了35種最常遇到的棘手狀況，相信你會會心一笑，也可以立刻實驗這些方法，是否能夠運用在你的工作當中。
但願看完這本書之後，我們都能夠讓別人更了解我們、被我們激勵、心悅誠服的為我們做事……。
相信看了這本書，能讓你魅力無窮。

推薦序二
溝通是管理之鑰，也是管理者的必修課

中華人事主管協會執行長╱林由敏

說話的技術與藝術，一直以來都是受到大家津津樂道的一門學問，不論是職場上的主管及部屬、跨部門之間的溝通，甚至是面對客戶的溝通模式，我們該怎麼說、怎麼做，才能正確的傳達自己的意思與想法呢？
《1分鐘下指令》這本書的主旨言明，主管帶領部屬最重要的任務，就是要能夠提振士氣、讓部屬自律，誘導他們能夠自動自發的把事情做得更好。
每一章節後更以簡易圖表歸納出「1分鐘重點」，清楚解析1分鐘把話說完的祕訣，不論是想成為主管者、新手主管或是資深主管，閱讀本書都能收穫滿載，鍛鍊自己的管理職能。
書中提及，成功的好主管要懂得如何在1分鐘內傳達重點，乍看之下好像沒什麼困難，但是要在這麼短的時間內言之有物，並讓對方正確接收到訊息可就不容易了！現今時代資訊爆炸，每個人每天要接收的資訊何其多，能夠聚精會神的時間十分短暫，若主管交辦事項時總是長篇大論，部屬不僅難以抓到重點，更無法準確的執行任務，甚至需要耗費更多的成本來解決。
因此，管理者與部屬溝通時切莫急著說，也不要在部屬表達意見時搶著說，而是要想一想該怎麼說，才能說得淺顯易懂、說進部屬的心坎裡。可以用「關心」取代「批評」，以「我感覺……」來確認對方的心情；主管請用「肯定句的加油打氣」鼓勵部屬，別只一味的怪罪，或用自己的角度及標準來思考。
除了「說者」用對方式說話，「聽者」也要能夠正確解讀與執行。
通常我交辦完事項，都會要求員工複述一次，確保對方真的理解後才開始執行，並且定期報告進度，除了掌握進度，更能了解部屬是否在執行的過程中碰到困難。當進度延宕時，主管一定要了解部屬之所以進度落後的原因。先掌握整體事實的狀況，而非直接責備。因為部屬若不願意說實話，想要解決問題時，便會多出一道障礙。因此我會請部屬告知，究竟他遭遇到什麼難題，再一同思考解決辦法，引導他能夠順利完成任務。千萬不要讓部屬感到孤立無援，但也必須懂得適時放手，才能讓部屬的能力倍數成長。
主管的言行舉止與回饋，亦與部屬的「主動積極」息息相關。當部屬鼓起勇氣提出改善的建議，主管一定要放下手邊的事情耐心聆聽，並且探討出最佳對策，使其不夠周延的提議變得更加周全。鼓勵部屬勇於思考，以及選對讚美的時機，不僅能夠逐漸提升解決問題的能力，亦能帶動組織成員養成積極思考的習慣與風氣。
現今環境瞬息萬變，一個口令、一個動作的被動管理方式將難以生存，如何掌握下指令說重點的訣竅、帶出一流的高效團隊，已成為管理者迫切需要學習的課題！

內文試閱
「我自己來做還比較快」？大錯特錯！

有些部屬是屬於「這也做、那也做」，獨自承擔所有工作的類型。這種人通常討厭委託別人，或者不擅長拜託別人，總是埋頭苦幹做事。就連小組合作的工作，他們也是抱著「我一個人就能做好」的心情挑戰。
但是，這種努力無法持久，總有一天會被工作壓垮。所以在面對這類型的部屬時，主管一方面要認同他的努力，另一方面要引導他認識團隊合作的重要性。
主管：「○○，努力工作是好事，但健康更重要。要是你病倒了，我們可是會很頭痛喔！」
部屬：「是！我沒事的。我會努力！」
這樣的話，部屬永遠只會想一個人完成工作。

過分努力的部屬，其實很危險

雖然有責任感是好事，但是部屬也要知道團隊合作的重要性。因為整個社會是以組織在運作，部屬必須認知到自己是組織中的成員，和其他人互助合作，才是團隊精神所在。

聰明的人只做重要的事

以前我也討厭將工作委託給別人，凡事都想自己一個人完成。因為覺得要是別人搞砸了，工作不減反增更麻煩。所以總是抱著「這全部由我來做」的心態，來面對工作。
但在某次準備活動宣傳時，主管卻這麼對我說：「小沖，妳很努力，可是事情不必全部由妳一個人做，妳應該去做只有妳才做得到的事。譬如，妳負責工作流程，分配工作給大家，這樣才有效率，而且成果更佳。」
這時我才發現，原來我從來沒有想過團隊合作的事，一直沒有意識到自己應該和同事們一起工作。即使他們問我：「有什麼我可以幫妳的嗎？」我也會回答：「不用了，我自己來就可以了。」
其實，由某個人包辦該部門絕大部分的工作，對公司而言是一大風險，所以才需要分工合作。
此外，若是自己努力到最後突然發現「我不行了……」，這時才請求支援，就為時已晚了。如果是有訂期限的工作，可不是在前一天說句「我沒想到會這樣……」就沒事了。
如果你有過分努力工作的部屬，請一定要先讚美他的工作態度很了不起，因為如果不認同這一點，就會削弱他的幹勁。認同完部屬之後，一定要記得說：「發掘自己的工作特長，去做只有你才能做得到的事，把其餘工作分派給其他人，這才是最聰明的人。比起什麼都做的人來得更有效率。」告訴他正確的工作方式。
東洋軟體工程股份有限公司（日本一家開發商用軟體的公司，1980年成立）的主管黑本大輔，是一位懂得引導出部屬幹勁的人。「○○，目前的工作狀況如何呢？千萬不要自己埋頭苦幹喔。」部屬原本焦躁不安的心情，因為黑本的一句話獲得撫平，並重新燃起對工作的熱情。

驕傲自大的人才，好好用

隨著IT（Information Technology，資訊科技）環境的進化，主管的職責也跟著改變。從前，主管會從公司的高層獲得工作上需要的資訊，再傳達給部屬。如今誰都能透過IT獲得資料，並整理成有用的專業知識。
此外，相較於一面要管理部屬、一面要處理本身業務的主管職，只需要專心負責自己工作的部屬，說不定在工作表現上還比較占優勢。這種時候，主管不應該嫉妒或排擠因工作表現優異而驕傲自大的部屬，反而要進一步提升驕傲自大部屬的能力，讓他對公司有所貢獻。
部屬：「本年度我又獲得了業績第一名！其實光靠我一個人，也能提高部門的業績好幾倍。」
主管：「別以為只有你一個人在工作！這是大家團結合作的結果！」

善用「驕傲」部屬的能力，創造業績

像這樣大聲斥責部屬，只會讓他更不願意和同事一起工作，還可能跳槽到別家公司，或是減低工作意願，變成只會等待主管指示的人。這麼一來，無論對公司或對你而言都是一項損失。所以，進一步提升驕傲部屬的能力，可以激發他創造更好的成果。
部屬：「本年度我又獲得了業績第一名！其實光靠我一個人，也能提高部門的業績好幾倍。」
主管：「我很高興你的業績又是第一名。但你有沒有注意到，雅慧和欣宜也付出了努力來幫助你，對吧？我希望你除了繼續發揮自己的能力之外，還能引導其他同事的業績成長，這也會使你自己成長。」
當部屬表現優異時，主管要讚美他，然後告訴對方，你還期待他做到哪些事、相信他一定做得到。讓對方意識到，他的能力有助於部門和自己的成長。通常驕傲自大的部屬相信自己凡事都比別人強，所以總是充滿幹勁，此時，只要聽到別人對他寄予期待，就會增強他的工作能力。
千萬不要重挫驕傲部屬的銳氣，而是借助他的自信，使所有部屬都變得更強。試著說：「只有你才能提升其他同事的能力。」當部屬聽到「只有你才能」這句話，能讓他變得更有企圖心。
所以，促使驕傲自大的部屬成長，是身為主管的必修課。

要人加班，別視為理所當然

假設你必須拜託部屬假日加班時，你會怎麼開口？如果是提早告知，還比較好處理。但要是臨時才說，部屬大多早已排定活動行程，尤其是外出旅遊，不但住宿的訂金因此浪費，還會剝奪對方和家人的出遊時光，因此部屬往往不會爽快答應。
但是，如果主管的委託方式很有誠意，部屬有時也會坦然接受。反過來說，即使對方沒有特別的預定行程，但你的說法令人不爽，部屬也會斷然拒絕。舉例來說，擅自決定假日要加班的主管會這樣對部屬說：

主管：「客戶在這星期六的下午一點要過來，由你負責向客戶說明。」
部屬：「這個星期六嗎？」
主管：「是啊。你有事嗎？」
部屬：「是，那一天有預定行程……。」
主管：「真是拿你沒辦法。你這樣以後很難升遷喔！」

這種要求方式，就算部屬來加班了，心裡也是抱怨連連吧。

不能把對部屬的要求，視為理所當然

也有些主管會說：「來不來都可以，你自己決定就好。」讓部屬誤以為自己有選擇權，但其實這句話真正的意思是：「你得來加班，沒得選擇。」若是部屬沒有察覺到主管的意思，還很老實的說：「抱歉。我有約了，所以沒辦法加班。」就會被主管嚴厲斥責。許多主管或許會說：「我才不會這樣說。」但是仔細想想，有時候雖然我們嘴上說尊重對方的決定，但內心深處還是希望他能做到我們想要的事情。
但以部屬的立場來看，主管這樣說，他就會解讀成「看來事情沒有緊急到非加班不可的地步」，於是選擇不來加班。所以就算你感到失望也不該責怪部屬，因為這是雙方認知差異所產生的結果。

聽到你說感謝，部屬的心情也會改變

某位女性藥劑師被主管告知，希望她假日能去參加研討會。一開始她不情不願的答應了，可是一想到得取消預定好的行程，她就心情鬱悶，但又身不由己。主管發現這個情況後，立刻表達感謝她願意出席會議的話，部屬聽了主管真心誠意的道謝後，心態上也變得開朗、積極。
換句話說，即使部屬一開始不是很開心，但只要主管好好傳達感謝之意，部屬都能欣然接受。
吉村紙業股份有限公司（日本一家食品包裝公司，以海苔、茶葉的食品包裝為主，成立於1954年）的主管齊藤潤，當他委託部屬加班時，會充分表現感謝之意。「○○，我希望你這星期日去支援特賣會的活動，因為客戶說要再增派一人去協助，我想這部分之前都是你負責的，你應該十分清楚狀況，所以想拜託你……謝謝。我很感謝你！」
除了客氣的請求和表達感謝之外，最好連理由都跟部屬說清楚，這種委託方式不但能成為部屬的榜樣，也培養他的工作態度。
部屬變更假日的活動改去加班，心情上一定會受影響，所以主管得採取令部屬心情愉快的委託方式。

沖本留里子
日本PHP綜合研究所認定的商務教練

專科學校畢業後，曾任職於多家公司，接著進入某財務管理商社，從事業務改革的專案管理，三十多歲成為董事。
以領導者的身分，在統整組織、參與經營的過程中，對於「主管和屬下之間的溝通不良、跨部門之間的衝突、漫長空洞又浪費時間的會議」感到煩惱。不久之後，公司倒閉。她深感要建立一家不會倒閉的公司，最需要的是：良好溝通。於是，努力研究出聆聽者最容易掌握內容、付諸行動的說話方式，首要條件就是「1分鐘內說重點」。

目前為CHEERFUL股份有限公司董事長，並擔任企業研習或公開研討會的講師，以人才開發培育為主要課題。


譯者簡介：
張智淵
臺北人，輔仁大學翻譯學研究所碩士課程修畢，現為專職譯者，從事翻譯十餘年。譯有《差一點分手，更幸福》、《好主管得學會罵人》（大是文化出版）。