Information Design一看就懂的高效圖解溝通術：企劃、簡報、資訊傳達、視覺設計，各種職場都通用的效率翻倍圖解技巧

專家推薦（按姓名筆劃排序）

▎王永福／知名企業簡報教練、《上台的技術》作者

▎李柏鋒／資訊圖表講師、INSIDE 主編

▎雨狗RainDog ／簡報奉行創辦人

▎孫治華／簡報實驗室創辦人

▎鄭國威／泛科知識公司知識長



以直覺傳遞想法

語言不通也能看懂的圖解溝通技巧



如何讓每個人都看得懂你的說明提案？

該如何在不使用文字的狀態下完整傳達訊息？



 2011 年桐山岳寬前往蒙古國立工業美術學校任教，因為對蒙古語言一竅不通，為了要表達「想說明的事」而吃盡苦頭，於是他開始思考如何用設計的力量來解決「說明」的困境，花了很多時間在研究如何「讓人一看就懂」這件事情上。

 在長期鑽研文獻與不斷實驗之後，身為資訊設計師及平面設計師的桐山發現，在文字與語言不通的狀況下，只要使用適當的圖解，就能跨越語言的隔閡。本書即是桐山對前述問題的解答，目的是讓每個人都能輕鬆學會有助於「說明」的圖解技巧，具備以精確圖解來說明的能力，讓人不再苦於溝通，是一本適用於所有人的圖解教科書。





【內文試閱】

如果你總是為了提升文章內容品質而苦戰，不妨試著改變一下方向吧。多花一點時間在製作圖示上，你會發現，不用太費工夫就能大幅提高對方的理解度。



但是，如果你缺乏呈現圖示的概念，或是用錯方法，原本想要製作「清楚好懂的資料」，就會弄巧成拙，變成「難懂的資料」。使用圖示的方式如果不對，反而會誤導對方，增加不必要的混淆。



我認為，目前有意識到這件事的商務人士，仍然十分稀少。從上櫃公司舉辦的顧客研討會，到中小企業經營者的演講簡報、政府機關的公開資訊等資料，我都有看過，如果光看其中的圖示，仍有95% 以上是「重症狀態」。我看過的資料大部分都是自我風格強烈，「只有自己看得懂」的類型。這就是我要在此介紹的「髒圖」。



會做出這種髒圖，通常都是強迫推銷「只有自己看得懂的圖解」給對方的緣故。其實這是聰明人很容易陷入的盲點。他們覺得既然自己可以理解，那其他人一定也可以理解。他們認為：「這麼簡單的圖，你應該也看得懂吧？」



實際上，對方可能是好不容易才終於弄懂了，或是需要花點時間理解，也有可能是完全搞不懂。但是，問題不只有「難懂、難以傳達訊息的髒圖」。像這樣把髒圖擺著不管也是問題，但是擺著不管是有原因的。因為沒有人批評「這張圖很難懂！」



很少人會直接跟簡報者反映「你的說明我聽不太懂」，因為以下兩點：



第一，因為覺得直接挑明太失禮，不想讓簡報者受傷，或者只是在客氣而已。

第二，「聽不懂是因為我的理解能力太差」這種不安的心理。該不會只有我聽不懂吧？其他人好像還會不時點頭贊同的樣子⋯⋯



沒有人向簡報者提問，因此簡報者也無法掌握聽眾的理解程度。結果雖然對自己的說明內容沒信心，卻因為沒有人反映，而樂觀地認為「應該沒問題吧」。



於是雙方的理解就產生了巨大的鴻溝。





「我很沒創意⋯⋯」許多人都有這樣的自卑感。



其實原因很簡單，因為大部分的人都沒有學過圖解製作的技巧與資訊的基本呈現方式。



「我連最基本的製作方式都不知道⋯⋯」



「我是參考以前主管做的資料與客戶給的資料，然後一邊摸索一邊努力做出來的。畢竟我也不是設計師，沒時間系統性地學習如何製作。我還有很多得優先處理的工作⋯⋯」



我能理解這樣的心情。不過，現在可是資訊爆炸的時代。如果希望你的好點子不要被資訊的洪流淹沒，就必須展現出「值得一看的價值」。



多數人會關注的，並不是內容完美卻無法傳達出去的東西，或是過於複雜、曲高和寡的內容，而是雖然還不夠完美，卻能觸動人心的事物。



首先，你只要能成功吸引大家的注意，不足的部分都還有辦法補救，也會有機會補充說明。你必須做的，只有「能以圖表傳達訊息的資料」。



吸引人們注意的機會通常只有一次。如果因為不理想的資料與提案而消磨你的價值，不只是你吃虧，對社會也是一大損失。所以我們一定要避免這種情況發生。



你現在應該了解，突破眼前高牆的關鍵，就在於「製作圖示」了吧？



如果你擔心自己沒「創意」，大可放心。其實圖解不需要「創意」，只需要基本概念便可以製圖。



只要有一點基礎概念就夠了，而且也可以利用小抄。許多視覺設計師、設計研究家與認知科學家多年來為我們累積了眾多優秀作品，我們可以向他們借鑑，大膽活用這些知識，對非專業設計師也很有幫助。



「製作圖示」的技巧，不過就是活用「基礎的設計知識」罷了。如果你不是以成為設計師為志業的話，有沒有創意與才能都不是問題，只要模仿好的範例，照本宣科製圖即可。



本書會介紹世界各地的許多優秀範例，希望你可以擷取它們的優點。不過，在這之前，如果你先了解圖解的基本概念，就能更有效率地執行你的工作。



圖解說明有幾個基本原則，我會在第二章說明。

桐山岳寛Takehiro KIRIYAMA
資訊設計師、平面設計師、TKGDS設計工作室負責人。
1981年生，東京學藝大學教育學系畢業，於英國雷丁大學（Reading University）完成資訊設計碩士學位（MA Information Design）。桐山曾擔任蒙古國立工業美術學校講師，任教期間因優秀的設計教育表現而獲頒「拉吉夫•甘地獎」(2013)。
除了從事日本國內外平面設計教育工作，他也運用海外生活與教育的經驗，以「跨越語言隔閡的設計與傳達」為主題，在教育與商業領域教授圖解、圖表與資料流程圖的活用技巧。

譯者簡介
李秦
日文系畢業。曾任職紀錄片製片、電影選角與農夫。現為自由譯者與貓奴。喜歡研究中文字與字間衍生出的無限可能。

推薦序 「事情好像沒有說清楚⋯⋯」

你有過這種經驗嗎？
特別是在商務場合，常需要向對方闡述一個全新概念，如果內容很複雜，還可能產生誤會。
我想不只是你，很多人都覺得自己不擅於「說明」。要正確又直接的說明，真的不容易。

就算研究過幾本話術技巧的書，或是事先整理好文章，效果卻還是不太好。
拚命加班準備會議用的簡報也不見成效；雖然先對方看過資料了，但說服對方還是很花時間；明明已經寫得很詳細了，還是有人會有疑問與抱怨；但一而再地重複解釋，也只是讓對方越來越不耐煩而已⋯⋯

如果你有以上的困擾，我可以告訴你如何更快、更確實地傳達你的想法。

你需要的是，如何以「適當的圖解」來說明的能力。
本書要詳細介紹的，就是這個。

圖解的原理非常簡單，你一定做得到。
只要你有筆和紙，還有足夠的「概念」。

我一直都在研究如何讓外國人看得懂的設計，像是：「如果不使用對方的母語，究竟可以傳達多少訊息？」「要如何才能讓每個人都看得懂？」等。

在尋找各種文獻與不斷實驗之後，我發現一件事，那就是：
在文字與語言不通的狀況下，只要使用適當的圖解，就能跨越語言的隔閡。

這項研究的基礎，是整合每個人都能輕鬆學會的「說明的圖解技巧」。
本書大部分內容都可以應用在與外國人溝通及國際策略上，如果能與對方語言相通，效果又會更好。

閱讀本書可以學習有效的圖解技術，讓人不再苦於「說明」。
讓我們趕快準備好紙跟筆吧！

2017 年 桐山岳寬
2017 年6 月

引言



CHAPTER 1［準備］　「圖」可以說明一切

1 製作說明文件並不需要「寫作力」

 ▎準備資料時首先要做的工作

 ▎第一眼看到的不是「標題」也不是「摘要」

 ▎不擅長閱讀寫作的人更有利

 ▎製作能讓人以直覺理解的資料

 ▎省去溝通、傳達的步驟，提升理解度



2 以「傳達的方式」提升對方的理解度

 ▎以2個圖表實際感受「理解度的差異」

 ▎工具明明都有了，為何還是「無法傳達」？



3 你是否做出無法傳達訊息的髒圖呢？

 ▎觀察一下周遭，「髒圖」到處都是

 ▎聰明人容易陷入的迷思

 ▎對方什麼都沒說不代表他「理解了」

 ▎為了不讓好點子化為烏有，你應該……

 ▎不需要過人的創意就能設計「傳達訊息的圖」



4 該如何設計出以直覺傳達訊息的圖？

 ▎不論是何種領域、工作，圖解的技術都會派上用場

 ▎使用符號就能「直覺地」傳達訊息

 ▎圖應該隨著目的而改變

 ▎只要應用「基本架構」就可以

 ▎不需要「藝術性」也不用「創新」

 ▎設計師都是從手繪開始



5 「直覺傳達訊息」的製圖步驟

 ▎快速學會圖解術，活用DTM

 ▎Step 1 Discovery發現：找出可供參考的範例

 ▎Step 2 Transforming 改變：配合課題改變調整範例

 ▎Step 3 Making 製作：以素描的草圖為原型製圖

 ▎不斷重複步驟，「習慣」很重要



CHAPTER 2［圖的功能］　傳達「圖示」的5個重點

1 掌握圖解的「5個功能」

 ▎以功能區分圖解

 ▎圖解的5個基本功能

★圖解功能1　即時傳達訊息

★圖解功能2　製造親切感

★圖解功能3　消除不安

★圖解功能4　讓對方認真看待

★圖解功能5　防止誤解與失敗



CHAPTER 3［製「圖」］　征服主題、呈現方法、成品3座高山

1 製圖需征服的3座山

 ▎Step 1　決定主題：同時進行主題設定與訊息分類

 ▎Step 2　決定呈現的方法：帶入圖解基本架構

 ▎「照片」與「插圖」的不同

 ▎傳達訊息的圖表最重要的「功能」與「目的」

 ▎① 圓餅圖：只用於傳達「占全體的比例」

 ▎② 百分比長條圖：只用於傳達「比例的不同」

 ▎③ 折線圖：只用於傳達「時間軸的趨勢」

 ▎④ 長條圖：只用於傳達「數據差異」

 ▎⑤ 數值一覽表：只用於傳達「具體數據」

 ▎Step 3　完成：引起對方注意的技巧



CHAPTER 4［範例集］　只要改變「圖解」就可以傳達所有訊息

1 常見的失敗範例要這樣改善

★流程組織圖01　善用框線與排列

★流程組織圖02　複雜的情況下不要只用一個圖解

★流程組織圖03　不要靠氛圍，要從主題的意義來製作圖解

★流程組織圖04　減少麻煩的對照

★流程組織圖05　說明文與圖是一組的

★流程組織圖06　以可以直覺理解的方式說明

★流程組織圖07　分類使用箭頭功能

★流程組織圖08　訊息中有比較容易理解的順序

★流程組織圖09　利用箭頭與框線突顯各步驟的重要性

★比較一覽表10　以對方認為重要的內容為主軸

★比較一覽表11　要傳達規模與分量時可以善用圖示

★比較一覽表12　如果呈現方式錯誤便無法正確傳達

★比較一覽表13　以傳達資訊的重要性來思考如何突顯重點

★比較一覽表14　如果比較資料很花時間，便不易傳達資訊

★比較一覽表15　製圖時不要太依賴感覺

★比較一覽表16　記號可以幫助理解

★比較一覽表17　使用大家都知道的記號

★比較一覽表18　對照圖會增加不必要的麻煩

★比較一覽表19　數據靠右對齊，單位靠左對齊

★比較一覽表20　共通訊息的擺放位置會影響傳達方式

★比較一覽表21　用深淺表示範圍

★圖 表22　圖例容易招致誤解

★圖 表23　比較規模時最適合使用長條圖

★圖 表24　簡化並強調主題

★圖 表25　立體圖表無法傳達正確資訊

★圖 表26　不要用容易產生誤解的立體圖表

★圖 表27　圖表不要重疊比較好判讀

★圖 表28　以顏色與深淺表示整體趨勢

★圖 表29　為了突顯主題必須調整訊息量

★圖 表30　把要比較的數據縱向排列

★圖 表31　一覽表比較能看出細微數據變化

★圖 表32　選擇容易傳達訊息的圖表

★圖 表33　擅自調整大小會影響對方的印象

★圖 表34　配合主題調整圖表的排列

★圖 表35　使用適當插圖來表示基準

★圖 表36　分數表要標示出滿分

★圖 表37　不只要強調重要的部分，還要削弱其他部分

★圖 表38　不要使用容易與背景混淆的顏色

★文 字 配 置39　除了頁碼，也要標示總頁數

★文 字 配 置40　標題靠左對齊最好讀

★文 字 配 置41　條列式也可以讓人眼睛為之一亮

★文 字 配 置42　就算空間不夠，突顯號碼就會更好讀

★文 字 配 置43　每行文字調整成容易閱讀的長度

★文 字 配 置44　調整文字大小時要注意間距

★文 字 配 置45　不要過於依賴條列式

★文 字 配 置46　不要勉強做成條列式

★文 字 配 置47　配合主題分類

★文 字 配 置48　分層次有助於加速理解

★文 字 配 置49　要強調的部分不要只靠顏色

★文 字 配 置50　頁碼要放在接近目次的位置



結語

參考書目

免費圖解製作素材