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商品簡介

作者簡介

目次

書摘/試閱

★★★日本上市後不到2星期立即再刷!半年突破12刷!★★★
★★★日本亞馬遜網路書店暢銷書★★★
★★★《產經新聞》、《週刊文春》特別介紹★★★

4面向全面檢視公司沒效率文化,1次改革11項組織低效率問題。
破除長久累積的陳規陋習,作好效率管理,
團隊溝通力、生產力、競爭力自然翻倍!


每當有員工休假、離職,工作就停擺?
總是有人偷懶,連帶使團隊工作意願降低?
整體生產力下降,一直收到上司、客戶的抱怨?

團隊效率低落不一定是員工個人問題,
更多時候問題的根源反而是出在公司體制上。

不必要會議過多、內部溝通不良、工作權責不清......
當員工持續進行無意義加班,浪費的不只是公司的錢,
更會削弱團隊整體的生產力及向心力!
要先找出問題所在才能對症下藥,將惡習徹底拔除。
本書教你從4個面向檢視公司體制,進行全新效率革命!


你是否也覺得團隊效率不佳?下屬個個不知道在忙什麼?
想擺脫績效墊底、溝通不良、員工瞎忙,
打造100分高效率、高績效團隊,就要看這一本!


▌本書特色 ▌
1. 深入了解員工、主管心理,詳細分析低效率成因,提供有效解決方案。
2. 內文附有大量圖解,易於理解閱讀。
3. 由情境短劇帶出職場常見問題,迅速進入狀況。

▌特別附錄 ▌
◆卷頭「團隊自我體檢」拉頁地圖
只要這1張就可以揪出11個造成團隊低效率的元凶。
前因後果一目瞭然,徹底達成效率革新!


※因應印刷需要,內頁預覽為洋紅色。實際印刷為綠色,敬請見諒。

姓名:澤渡海音Amane AWATARI

Amane Career Works負責人,業務改善、辦公室溝通的改革者。曾任職於日系汽車、NTT數據與大型製藥公司等,二○一四年秋天後轉為擔任現職。時常舉辦企業的業務流程與內部溝通改善之相關演講、諮詢與著作活動等。在NTT數據公司時,以IT服務經理的身分處理、運用、改善公司內外服務與諮詢平台,也負責企業流程的外部諮詢。

  
現在於許多企業擔任「審視工作方式專案」、「活絡社內溝通專案」、「業務改善專案」的講師與諮詢師,同時負責新進員工、中堅員工與管理階層的養成教育,到目前為止已經指導超過一千名聽講者。

著有《新人女孩利用ITIL來改善業務流程!》、《新人主任利用ITIL來改善團隊!》、《新進員工要學習的辦公室情報安全入門》(C&R研究所)等等。興趣為兜風與農村咖啡廳。



姓名:郭子菱

東吳大學日文系畢業,京都同志社大學交換生。現為自由譯者兼插畫家,表達出文字與圖像的意境,即是對工作的堅持。

前言
為何職場的生產力依舊這麼低呢?

  日本上班時間過長和生產力低下已成為問題。企業和自治團體開始一同呼籲「再這樣下去不行!」,提倡「工作與生活要平衡」,致力於設置準時下班日、限制加班時間、增加有薪假等措施。
  儘管看起來好像做了很多,我從身邊的上班族口中所聽到的只有以下這些抱怨:

○1能夠準時回家的只有少部分人,大家一如往常地加班到很晚。
○2明明還想要再做一些事卻被硬趕回家,工作動力下降。
○3未完成的工作一天一天累積。
○4工作品質下滑,引發抱怨。
○5在意進行到一半的工作,壓力滿滿。
○6沒有時間搭理他人,無法對話。
○7上司耳提面命地說「不准加班」,只好把工作帶回家裡。
○8除了準時下班日以外,每天的加班量都增加了。希望可以舒緩一下。
○9所有加班都是管理階層在扛,管理階層總是很沒精神。
○10裁量勞動制(責任制)......只是徒增沒有薪水的加班而已。

  結果如何呢?
  就算只符合一項,也請務必繼續閱讀。你的職場上的「工作與生活平衡」,也許只不過是文字遊戲罷了。就算只有一點也好,我希望可以改變這個無人幸福的可悲狀態。
  說到底,為何會進行這個空泛的「工作與生活平衡的遊戲」呢?就讓我們用「促進工作與生活平衡」這名義下所實施的兩種代表政策為例來思考看看吧。

○1減少加班!
  設定準時下班日、制定加班時間上限、導入裁量勞動制(責任制)。許多企業都想要進行其中一項,讓表面上的工時減少。
  然而就算做了這些改革,工作與生活依然不平衡。工作量沒有改變、做事方法沒有改變、員工工能力沒有改變。無視這些問題只導入制度,當然是不可能會順利的。
  制度有促進各職場工作方法改善的效果。但在許多公司,工作方法是非常屬人主義的,努力與改善只能交付給個人。課長說「下個月開始不能加班。總之想點辦法吧。」就這樣!結果「以個人的幹勁和毅力做事」的世界並沒有改變。
  加班時間和總工時只是「結果」。光著重「結果」的數字,不管做事方法與組織技能等等的過程,這有什麼意義?工時減少不過是人事部門的空談與自我滿,只有員工一個勁地感到挫折。為了避免公司變成此狀況,身處工作現場的你應該做什麼才好?

○2改善溝通!
  接著常常提到的就是溝通問題。

  「我們部門溝通不良。」
  「我們公司內部溝通有問題。」

  有很多的管理階層都會這麼形容。
  即使只加強了形式上的加班規範,職場問題也沒有解決,在實質意義上,也沒有提升工作與生活平衡。大家只注意到「溝通不會太薄弱嗎?」而採取對策。只是這些對策常常沒有實際發揮效用。

  「為了加強表達能力,要舉辦員工進修課程。」
  「舉辦管理階層進修課程。」

  
  我可以斷言,無論怎麼訓練員工的表達能力,溝通能力也不會變好的。透過半天或一天的管理階層進修課程就可以顯著地加強溝通?才沒有這麼簡單的事情。

  「溝通的問題很複雜且深遠,至少要從簡單操作的地方、眼睛看得到的地方來著手,所以我們就來舉辦員工進修和管理階層進修課程吧。」

  然而,只舉辦一、兩次的進修課程是沒有意義的。
  單就表達能力來看,比起資深員工,新進員工還比較優秀。
  我每年四月都會擔任企業新人進修講師,感受到新進員工的表達能力逐年提高。這是因為他們從學生時代開始就習慣在研討會或社團活動中,利用power point來發表和提案了。我想搞不好再過幾年,就沒有必要舉辦新人表達進修課程了。畢竟現在年輕人的表達能力都很強。
  然而這些優秀的新人,兩年後就會變成什麼話也不說的消極員工,進而被上司斥責「我們部門溝通不良」。這又是為什麼呢?
  從這裡可以隱約看出個人依存的結構。
  進修說到底只能強化員工個人的工作技能。雖然個人技能很重要,然而如果僅止於提升個人技能,不代表整體工作方式會變好。重新檢視每天的「報連商」(報告、連絡、商討,以下簡稱報連商)與會議進行方式等流程還比較重要。講得更極端點,重要的就是建立一個連表達能力不好的人也可以正確溝通的組織管道。忽視建立組織流程而一味提高個人技能是不會成功的。
  我曾經聽過「一旦表達能力好的業務人員辭職,公司營業額就一落千丈」的情況。太過倚賴個人能力,即是組織危機。


  那麼,我想大家已經注意到了吧?光是強化像加班規範等「制度」與進修等「個人技能」是不夠的!這只是對職場上的根本問題視而不見,一個勁地仰賴著勞工個人幹勁與毅力的脆弱狀態。
  這樣持續下去會變得怎樣呢?最終勞工會疲乏,開始崩潰。就如大家所知,心理不健康者的數目每年都在增加,進入少子高齡化的日本社會到底會變成什麼模樣!?
  那麼,我們應該怎麼做才好呢?
  必須放眼制度與技術層面以外,實施根本的改善策略。
  具體來說,就從「制度」、「過程」、「個人技能」、「管道」這四個觀點找出公司的問題,並加以改善吧!
  現在日本很多企業採取的只有強化「制度」和「個人技能」,然後就成了這兩者倚賴個人的狀態。這種組織問題應該怎麼解決才好呢?
  這本書,就是為了和你一同找出答案所寫的。
  本書網羅了作者過去所任職的四間日本大型企業,以及三十間以上之日本企業中的各種「現象」,描繪了「職場問題地圖」。將「制度」、「過程」、「個人技能」、「管道」的四個問題點刻劃出來,並徹底分析「原因」。
  當然,並非所有項目都可以完美地套用在你的公司上。畢竟不可能存在兩個完全相同的職場。請將本書的問題地圖和你的公司相互對照,找出你覺得「符合自己公司」的項目,並請試著嘗試本書提供的改善策略吧!
  不要讓活躍的公司,變成疲乏的公司!

很多公司只採取了這兩項!
整備制度案例
˙設定準時下班日
˙規範加班時間
強化員工個人技能案例
˙開設表達能力進修課程
˙開設管理階層進修課程

如果不採取這兩項措施,就找不出職場問題,也不知道如何解決!

◆前言◆ 為何職場的生產力依舊這麼低呢?

◆第1站◆ 常常做白工
為何會出現做白工的情形呢?
必須在上游預防做白工!~關鍵在對成品的想像與「報連商」的設計
用5個「要素」掌握工作

◆第2站◆ 上司、下屬的認知不同
1這項工作的目的?
2「輸入」是什麼?
3符合對成品的想像嗎?
4真正的客人是誰?~確認誰是最終大魔王!
5提出執行方法!
專欄 適應遠距工作的新型工作制度

◆第3站◆ 沒有進行「報告、連絡、商討」
下屬的傳達技能太差
上司的接受技能太差
沒有制定進行「報告、連絡、商討」的管道或規則

◆第4站◆ 不必要的會議太多
造成不必要會議的五個麻煩
減少「不必要會議」和「會議之不必要」的4個對策
要改變心態,需要先改變過程
「工作5要素」也適用在會議管理
專欄 只要稍微花點心思就可以提高員工滿足程度

◆第5站◆ 無法預估工作所需時間
無法立即回應工作所需時間的2種背景
可悲的「3無」連鎖反應~無共通流程、無法測量、無改善意願
沒有辦法預估所需時間會變得怎樣!?
可以判別「一次性作業」和「反覆性作業」嗎?
可以表現出「松竹梅」嗎?
專欄 機場巴士的小技能~測量產生信賴

◆第6站◆ 工作屬人主義
人類就是無法消除工作屬人主義
員工為何會厭惡「脫離工作屬人主義」、「工作標準化」?
以牙還牙,以眼還眼,以承認慾望還以承認慾望!
看出是「良性工作屬人主義」或「惡性工作屬人主義」
脫離「惡性工作屬人主義」吧!~優先程度&工作屬人程度象限圖
工作標準化手冊要在交接前做好!
袪除「因前任員工興趣及堅持而持續的無意義作業」
專欄 將討人厭的工作標準化!

◆第7站◆ 過度服務
「明明之前的人會幫我做,為什麼你就不行?」
為何會產生過度服務?
如果能做好溝通的話
好意與正義感會造成反效果

◆第8站◆ 工作範圍曖昧不清
無法拒絕要求的悲劇
產生「曖昧」的3個問題
確實做好業務設計、管理的4步驟
設定「服務等級」
將服務等級公告周知並讓員工熟悉
測量服務等級

◆第9站◆ 有偷懶的員工存在
「偷懶的員工」是這樣產生的!
偷懶員工出現的5個原因
放任偷懶員工會製造出新的偷懶員工
專欄 採用2:6:2法則

◆第10站◆ 不知道其他人到底在做什麼
為何會產生「不知道其他人到底在做什麼」的原因
「不知道其他人到底在做什麼」所衍生出來的5種病症
不用花錢也可以「製造」出溝通「管道」
用「真是太浪費了!」的態度處理問題

◆第11站◆ 上司、經營階層無法得知實際狀況
工作現場層級改善有其界限
如果「只報告工作結果」的話......
工作動力越來越低落
應該報告的是「流程」!
必須進行測量及報告的是?
定義→測量→報告→改善的循環

◆後記◆

第九站 有偷懶的員工存在
ACCIDENT 這是以前我曾經遇過的營業事務職場上的情景:
長官「A子,能快點回覆客戶報價嗎?妳處理的有點慢呢!」
下屬A子「不好意思,我會加油的!」
∼隔天∼
長官「A子,妳動作果然還是太慢了。希望妳能再加點油啊!」
下屬A子「我知道了,真的很抱歉對不起......」
長官「算了,這個就讓B子做!妳把那個報價信件轉給B子!」
下屬A子「好、好的......」
下屬B子「 咦?我嗎?我、我明白了......(為什麼一直把工作丟給我啊?我領的薪水和A子一樣耶......)」

光是從這幾行對話中,就可以看出各種問題呢!

「偷懶的員工」是這樣產生的
∼不要因為個人或人事問題而放置不管!

「偷懶的員工」往往是因為個人資質、雇用與評估等人事制度所導致。話雖如此,每個人的資質和人事制度也不是可以輕易改變的。
如果仔細看會發現這些問題的原因來自於上司、資深員工的管理與作為。請不要抱持「那是人事負責的」這種事不關己的態度,把問題放置不管。

問題的產生大體上有兩種流程,即為產生「一開始就偷懶的員工」和「努力的員工」變成「偷懶的員工」。

偷懶員工出現的5 個原因
①要做到什麼程度才算是「有努力」、「把工作做好」呢?
「總之動作快一點!」、「多努力一點」、「工作速度太慢!」
像這樣怒吼滿天飛的職場很常見。
但是追根究柢,從一開始的指示就很曖昧不清。「很慢」、「很快」、「努力」都
是極端主觀(或是工作屬人主義)的表現。每個人的解釋方法不同,就像新幹線,有認為很快的人,也有認為很慢的人吧!

在對下屬做出指示時,應盡量用「一個小時內」這種客觀的傳達方式。如果能夠將
目標值定量化,下屬就可以客觀掌握「要做什麼」、「該做到何種程度」。另外他們也能了解「自己有何不足」、「應該再做多少努力才夠」,也就是相對於目標的「現在地點」。
如果坐視不管,就會產生「多努力一點!」、「我已經夠努力了!」的惡性循環。
②有能力的員工把所有工作都做完了
「我來做比較快!就交給我吧。」
乍看之下很合理,實際上卻是高風險的狀態。
如果反覆這麼做,無論過了多久下屬都無法成長,結果全部變成無能的員工。
此外,由於有能力的員工擅自把工作都攬在身上,不用全員皆努力工作也沒關係,造就了有如渡假村一般舒適環境。
能者多勞──也許短期很方便,但不是長遠之計。

③不適才不適所
還有一種可能是工作切割和責任分擔作的不好,像是讓不擅長excel 的人做數據分析、讓不擅長說話的人應對電話等。就算本人很努力,還是一直無法進步;周圍的人就認為他工作不力。情況持續下去員工會失去幹勁,就真的不再努力了──也有這樣的案例。
當然,有時為了要讓下屬克服不擅長的領域,會故意進行不適才不適所的人員分配。這種情況上司或前輩更是要仔細注意,從旁給予指導。
「委託你這項工作的用意是......」
「為了讓你以後成為團隊領導者,才想說要讓你學會對數字有一定的敏感度。」
「如果有困擾之處可以問福田喔!我已經先和福田打過招呼了。」
光是這樣一句話,下屬的工作動力就會大大增加。
④「就算努力工作也不會得到相應評價」
請看本章一開始的案例。本來應該是
A子的工作被丟給了B子,於是造成B子對跟工作不力的A子拿相同薪水感到不滿。一旦此種不滿情緒累積起來,下次B子就有可能不再努力了。而最糟的情況,就是B子哪天突然...提出辭呈。

但因為無法輕易變更考核制度,上司應該要給予努力的員工金錢以外的報酬。
● 關懷下屬,對下屬心情表現共鳴
● 傳達感謝
● 表達對下屬的期待(今後想賦予什麼樣的立場或職位、對下屬的未來期望)
● 盡可能委託下屬的擅長領域或想做的工作
● 考核給予最大限度的高分
諸如此類,管理階層可以實施的策略有很多種。

另有調查結果顯示,員工辭職理由第一名為「和上司處不來」。相反地,員工的工作動力也可以因為上司行為和管理上升。現在改變也許還來得及!

⑤「就算偷懶也不會被炒魷魚」
被揶揄為「大企業病」的其中一個現象就是:就算偷懶也不會被炒魷魚。舒適環境讓員工產生了不想努力的「搭便車問題」,但另一方面也證明了是間不會被炒魷魚=員工可以安心工作的公司,可謂極為惱人的問題。

放任偷懶員工會製造出新的偷懶員工
「那個人以前明明很優秀......」
「他以前的幹勁去哪裡了!?」

你的職場上也有這種「曾經的強者」嗎?而現有的「偷懶員工」也可能製造出新的「偷懶員工」。

原本工作能力很強的人,卻因身邊有很多不做事的人,結果就像案例中的B子,工作負荷不斷增加......由於社會上有很多人對「工作能力強的自己」感到驕傲,剛開始本人也意外地不會感到痛苦,又或者是沉醉於這樣厲害的自己。
然而......因為某次重擊夢就醒了,接著,工作動力就直線下降。

「為什麼只有我工作這麼多?」
「我也好想像他一樣每天準時下班去玩!」
「覺得自己工作那麼努力簡直是笨蛋......」

此外,若再加上「偷懶員工出現的5個原因」中的④「就算努力工作也不會得到相應評價」,和⑤「就算偷懶也不會被炒魷魚」這兩個要素就很危險了!某天,他就突然變成偷懶的員工了!

這麼現象和小學班級崩壞過程很類似。如果將班上不聽課的學生放置不管,就會開
始蔓延到其他學生;不知不覺間班上大部分的學生都不聽課了。不久,連最後幾名認真上課也覺得自己很蠢,加入玩樂的行列。這就是近朱者赤,近墨者黑。偷懶的員工會造成不斷的連鎖反應,製造出更多偷懶員工。


 

第四站 不必要的會議太多
「會議太多了。」
「從來沒有準時結束過,總是浪費大家時間。」
「一次長達三小時的會議,拜託饒了我吧......」
「所謂『會議』只不過是部長演講會罷了!要忍住睡意很痛苦。」
「會議到底決定了什麼?」
「我真的有必要出席嗎......」

你的公司是否也中了其中幾項呢?
根據NTT經營研究所的調查,日本公司業務中,會議佔了一五.四%*,也就是說每個人每天花一.四小時在會議上。
會議越多,員工作業時間和溝通時間都會減少,今天加班,明天也加班。完全沒好處!
因此本章試圖著手解決「不必要的會議」。
 

造成不必要會議的5個麻煩
不必要的會議,以及會議之不必要。
這是組織萬惡的根源。就算大家這麼想,卻無法具體指出哪裡有問題,以及要從何處著手。因此今天也為了不必要的會議浪費時間。
造成不必要會議的5個麻煩(原因與影響),我整理在下一頁圖中。
應該從何開始處理呢?首先就來看看原因吧!

①沒有制定會議的進行方法
會議進行方法太糟。像是
● 沒有標示會議目的
● 沒有管理時間的人(導致無法在時間內準時結束)
● 沒有主持會議的人
● 只有一部分的人表達意見
● 偏離議題
● 不知道現在在講什麼?
● 結論不清楚
● 「今後應該怎麼辦?」
好不容易開個會也只是付諸流水。需要建立會議的規範和架構(框架),以進行議事和時間管理。

②上司的業務設計、管理技能太低
①是會議當天的舉行問題。相對的②就是在進行會議之前,也就是事前準備的階段。事前準備會決定會議的效率和品質,重點在於「判斷會議的必要性」和「會議安排」這兩項。
 判斷會議的必要性
● 把會議當作決定意思和溝通的手段是正確的嗎?
● 是否有不必要的會議?開會是否變成目的?
 會議安排
● 設定目的(為了什麼而開會?)
● 設定議題和預設成品(開會可以得到什麼?)
● 決定日程和時間的方法
● 決定出席者、工作分配
● 提供事前情報(為了讓當天會議順利進行)
● 會議的招集方法(開會通知信的寫法)

③下屬的傳達技能太差
參加者的表達技能會大大影響會議的效率與品質。
● 不知道在說什麼
● 不知道想說什麼
● 說得太長
● 偏離主題

這樣下去,無論有多少時間都不夠,誤會和做白工也會因此增加,很沒有效率呢。
除了表達以外,能夠簡潔表達的技能在質問、反論、意見等會議上所有溝通時也都非常重要。此外,請上司要確實接受下屬的發言並進行整理(第3站所說明的內容)。

④面對面主義
業務設計和管理技能很差的上司,往往無法掌握委任工作、報告的方式和進度管理,
完全聽天由命。
因為如此,只要下屬不待在身邊就會感到極度不安。
「總之先來商談吧。」
「萬一有什麼事可以隨時問,就讓下屬坐在我旁邊吧。」
就像這樣,不必要的會議和突發性商談不斷增加,於是面對面主義就產生了。

另外在面對面主義的職場中,工作方式會受到阻礙。因為不將下屬安置在旁邊,上司就會感到不安。無論過了多久,工作方式依然不變。下屬開始疲乏後,無法兼顧家庭和工作的下屬,就算再優秀也只能辭職。

面對面主義雖然有能夠密切溝通的優點,但另一方面,也有導致個人溝通能力低下的風險。由於一直是面對面,就算表達不夠好,感覺彼此還是多少可以了解,成了沒有精細的業務設計、傳達也沒問題的環境。

然而這樣持續下去,不論過多久上司的業務設計、管理技能和下屬的傳達技能都無法提升:換言之,也就是產生②③的原因。

而說到那些下屬不在附近就會極度不安的上司,當組織國際化後又該怎麼辦呢?假
使上司在法國,下屬在台灣?很遺憾的,這是個在加拉巴哥群島(暗指獨自進化的市場狀態)之中無法完成工作的時代。

⑤上司的幻想:「時間是無限的」
透過裁量勞動制等來打造不需要加班的職場(或是氛圍上很難申請加班的職場),很容易出現在只有管理階層的組織裡。由於無論委託下屬多少工作,人事費用都不會改變,上司的成本意識會越來越薄弱。結果上司會產生時間無限這種「只配合自己就好」的錯覺,一個勁兒地設置會議。下屬的工作動力下降,會議的生產力也下降......完全沒有好處可言。
 

減少「不必要會議」和「會議之不必要」的4個對策
公司是無法完全不開會的。會議擔任意思決定和溝通方法的重要角色。
至於「要怎麼處理會議?」這是很重要的。處理方法有兩種。
⑴減少會議數量↓減少不必要的會議
⑵提高會議價值和效率↓減少會議的不必要性
接下來是會議前和會議時應該實施的4個對策。⑴、⑵可以套用在4個對策上,如
同下圖。

組合⑴、⑵,盡可能用少量會議、短時間來提高實質成果!
①該會議是為了什麼? ∼首先確認目的(種類)和產出(output)
如果你是主辦者,請在一開始定義該會議目的為何、期待有什麼樣的成果。
「確認目的」很重要。因為大家可以判斷「會議目的是否需要開會」。這就是「減少不必要會議」的有效手段。
決定會議目的後就是「減少會議之不必要」了。「這是決定什麼事情的會議?」、「是單方面進行的會議嗎?」、「是要提出意見的會議嗎?」根據目的不同,索求成果也會隨之改變。


會議大體上可分成五種。
①意思決定
②報告
③連絡
④分享情報
⑤意見諮詢、提案、集體討論(腦力激盪)
只要決定了會議種類和成果,就可以決定議題(agenda)。所謂議題是為了得出成果的流程。要得出期待的成果,需要怎樣的議題?怎樣的組織方式會有效?請進行思考並設計。沒有決定議題之前,「總之就先把人集合起來吧」是沒有用的!

②我有必要出席嗎? ∼慎選出席者
接著要選擇出席者。「總之就把應該有關的人都叫來」,這樣也是不行的(如果持續這麼做,以後會有必須與會者不願出席的風險)。
我們再回到目的和成果吧!
「要達成這個目的或成果,必須從誰得到意見呢?」
「希望和哪些人進行怎樣的議論呢?」

「希望由哪些人來判斷何事呢?」
請依序思考,並找出必要的出席者。
會議主辦人和出席者的關係,就如同導演和演員。身為主辦人的你就是導演,要思考「會議」的電影想要達成何種目的、導出何種結論。接著選出要在故事中登場的演員,沒有角色的演員就不用登場了。同樣地,也請注意別把不必要的人叫來開會。
選定出席者以後,要進行會議召集。現在用電子郵件連絡應該是主流吧!在信件的「標題」與「內文」中,明確記錄會議種類、目的、議題、期待的成果,寄出會議邀請。

只要目的、議題、期待效果明確的話,收到會議召集的人就可以自行判斷是否應該出席。最後會出現「我想我不適合參加這會議,就不列席了」( =對被召集之人來說是「不必要會議」)、「我想讓專業的外包商一同列席」等這些正面的反應,選出更適任的出席者。換言之,「會議之不必要」也減少了。

③注意使用易於記錄的語言
無論是主辦人、出席者,發言時都請注意使用容易理解與傳達的語言。不需要太誇張的表達,只要用我在第3站所說明的「報連商」傳達方法4重點,會議就可以順利進行了。
⑴標示所需時間,確認對方是否方便
⑵先告知要「報告」、「連絡」還是「商討」
⑶傳達結論
⑷用數字呈現論點(數字化)

我們來看看會議中的不適當發言和適當發言吧!
 不適當發言
部長「真是好提案呢!很有趣。嗯──不過預算有點吃緊呢!還有排程上好像也不太可能做到?該怎麼說呢...不過感覺很有趣。」

如何呢?很模稜兩可吧?雖然沒有肯定,卻也沒有否決。提案者究竟該怎麼反應才好?
如果改成接下來的發言會變成怎樣呢?
 適當發言
部長「不好意思,雖說很有趣,但我不能接受這個提案。原因有兩個,其一為預算
太緊,其二是從排程面來看也做不到。」

這樣就很明確了吧! YES / NO 很清楚,原因也簡單明瞭。

「發言是否易於簡單記錄?」
我想有做過會議紀錄的人應該明白,曖昧不清的發言會讓負責記錄的人感到很困擾。
「結果部長對你的提案結論到底是什麼?他講了『怎麼說呢』,是不是代表否決了?可是最後又說『感覺很有趣』……這樣我沒有辦法記錄啊!」

簡單會議紀錄,是指出席者發言清楚明瞭、結論明確。可以節省的勞力,也能預防錯誤。在會議結束後,出席者也不用等紀錄出來,能夠馬上進行。光是發言方法,就能減少浪費全體的時間。我認為除了工作技能以外,「簡單明瞭地發言」也是對他人一種的體貼和禮貌。

④會議3結語:「決定事項」、「待辦事項」、「下回預告」
在會議的最後一定要確認「決定事項」、「待辦事項」、「下回預告」這三個項目。
無論哪個會議都請你帶頭這麼做吧!要做的只有說出「來確認今天會議的決定事項
吧!」而已。只要有這句話,主辦人和出席者就可以整理今天決定的事情。

接著來確認「待辦事項」吧!必須要做什麼事情呢?由誰來做?何時?怎麼做?請
進行討論。

最後就是「決定下一次開會的日程」。換言之,就是下回預告。這樣會議就不會停
滯不前。

假如是健全的組織,大家應該多少對於拖拖拉拉的會議抱有不滿。只是沒人想去處
理這件麻煩事而已。而讓會議變得緊湊並沒有想像中麻煩。

為了不要漏掉會議3結語,請將會議紀錄定型化。在會議紀錄的表格中,加入「決
定事項」、「待辦事項」和「下回預告」的欄位。這樣一來就可以避免遺漏了。若再加上目的、議題、成果、出席者、結論等,在設立會議時應該是先決定好的項目,會議的執行方式就會標準化,效率與品質也會提高。
 

要改變心態,需要先改變流程
「主辦者的心態和出席者的行動都沒有改變呢......」
我彷彿聽到了這樣的嘆息。
就算知道要確認目的(種類)和成果、3結語,還是覺得很難說出口。
因此最重要的就是「製作流程」。

在會議召集信件中加入「目的」、「成果」的欄位。 
在會議開始前,於白板上撰寫架構。
製作會議紀錄的定型表格。

只要準備這樣的「框架」,就會有誰注意到「咦?這個會議的目的是什麼」並指責
出來,預防缺漏。不久,這也會變成組織的行動習慣。心態,是可以因組織流程與規範而改變的。

「工作5要素」也適用在會議管理
閱讀到這裡,大家有注意到什麼事嗎?
沒錯,會議的管理也可以原封不動套用在「工作5要素」中。
請大家利用5要素的觀點,再一次審視公司的會議執行方法。

會議是達成某種商業目的必須的手段。往後的上班族和管理階層多少會被要求具有設計營運方法的「會議管理能力」。請好好實施會議管理,消除「不必要的會議」和「會議之不必要」吧!

專欄 只要稍微花點心思就可以提高員工滿足程度
定期會議的日程設定也會影響到員工的工作動力。將本部設置於東京日本橋的RACCON 股份有限公司在經營零售業取向的網路與服務,社長小方功氏藉由自身的部落格記事「不用成本來豐富員工的方法」,介紹該公司獨特的機制(http://ogatablog.raccoon.ne.jp/?p=326

▼定期會議要避免星期一和五
指示員工在設置定期會議時,極力避開星期一和星期五。
這是為了讓員工可以請特休假。雖然公司獎勵大家請特休,但如果有安排定期會議,就很難請假了。
因此不要在星期一和五安排定期會議。一般員工最喜歡請特休就是這兩天,只要請一天就能讓原本的六日變成三天連假。再加上真正連假時的出遊人潮多,價格也高,善用星期一、五的話,旅費也可以降低。近年來利用連假出國的員工也不少,只要將連假最終日的班機延後一天,旅費就可以便宜不少。
關心員工的生活,員工的心情充實度也會提升,能夠以高工作動力的狀態參加會議。這也是會議管理的重點。

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