寫出有溫度的文章：想想「讀者是誰」，你的文章才會有溫度，能幫你晉升的商業文章，從丟掉起承轉合開始。

◎臉書、亞馬遜相繼禁止員工用PowerPoint提案，必須寫文章報告。
◎你是否經常收到「不直接開口問本人，根本不知他要幹嘛」的電子郵件？
◎「我的字很醜，不工整」，別擔心，收件者會對你留下好印象。為什麼？

你覺得自己不被公司重用嗎？為了回覆如洪水般的郵件天天忙到要加班？
沒耐性看完一封郵件、報告不知如何下筆？
問題不出在你的專業能力，而是缺乏「溫暖表達」的寫作技術 :
先想你的讀者是誰。

作者沼田憲男之前是日本經濟新聞報社記者、編輯主管，
後來轉任管理顧問，專門一對一或是小組教學──教商業人士寫作。
他研發了杜絕抽象、不再乾冷硬的沼田式寫作技術，
幫助超過400位學員，用寫作改變職涯！

◎寫作，成了網路時代的人才死穴

．只在乎腦補資訊，忘了站在讀者角度
網路時代，多數人只在乎自己的意見是否被看見，卻忘了別人能否聽懂。
這種「相信你懂」的心態，致文章品質越來越低落。

．卡在「寫不出來」，人才馬上變庸才
覺得工作能力無法發揮？你得從書寫改進，掌握5W1H原則和SVO組成，
對方馬上能理解。這也是下指令、做決定所需要的主管關鍵訓練。

◎別人隨口說的內容，怎樣變成精彩文章？

．別相信記憶，你要留筆記
除了記下專有名詞、數字和事實外，還要分3大類：「何事」、「如何」、「為何」，
而且筆記過程不能光埋頭苦寫或敲打鍵盤，你還要看著講者的表情，用意是？

．這樣檢查別人和自己的文章，文筆會進步
使用「自我評量表」：有沒有無謂的內容、缺漏錯字、排版不易閱讀……。
以上都是你粗心大意的證據，注意！一句話超過50個字就扣分，為什麼？
還有，文章沒有結論，等於白寫了。

◎文章要有溫度，有些要點缺一不可

．提筆寫信要展現溫度，並逼自己長話短說
為什麼「承蒙關照」這種超有禮貌的開頭反讓對方想翻白眼？
到底要怎麼傳達自己的心意，才不失禮？就算說感謝也得有因果關係。

．電子郵件只能三、五行，切忌作文
寫電子郵件要參考英文報紙，看看人家一行多少字？
製作書面報告要有專屬的檔案，複製、貼上不是偷懶，這是獲得好評的密技。

◎丟掉起承轉合！給我觀點

．你會整理資料，但能整理出思緒嗎？
為何臉書、亞馬遜要下達禁令，禁止員工用PowerPoint改用文字編製提案資料？
因為絢麗的PowerPoint簡報會讓人不想用大腦。
成功簡報要從一篇文章開始，圈出關鍵字、加入案例，找出對方要的內容。

．利用俯瞰法彙整你的文章結構，有助思考
作者教你如何用一把剪刀刪減文字，精簡內容？
你要丟掉學生時代寫作文的起承轉合！只回答讀者最關心的，輕鬆解釋結論。

所謂體貼的文字不是寫場面話，
想想「讀者是誰」，你的文章才會有溫度。

推薦
自由作家╱洪震宇
澄意文創溝通表達培訓師╱張忘形
「我是文案」版主╱黃思齊

沼田憲男

1947年出生。1971年早稻田大學政治經濟系畢業後，進入日本經濟新聞社，擔任記者、編輯主管。歷任證券部、證券部次長兼金融部次長。1991年借調擔任第三次臨時行政改革推進審議會會長鈴木永二（當時的三菱化成會長）的祕書。1993年復職擔任證券部副主任。1994年辭職、創立沼田事務所，從事企管顧問和文章指導業務。

著有《在中國賺到錢的人絕對不會告訴你的真相》、《日本海帶來的希望》、《「Made in Fukushima戀愛電影」誕生物語》等書籍。

譯者
李貞慧
臺大工商管理學系畢業，日本國立九州大學經濟學碩士，取得中國生產力中心第10屆中日同步口譯人才培訓研習班結業證書，擅長中日對譯，目前專職從事醫學、核能、光電、機械設備、電機工程、金融商業、美容等口筆譯工作。

譯有《晨星定時投資法，最快存到100萬》、《蘋果、亞馬遜都在學的豐田進度管理》、《名畫裡的道具，才是主角》、《眼科醫師自己在用的視力回復法》（皆為大是文化出版）。

推薦序一
在全民寫作的時代，要如何提高文章品質？

自由作家╱洪震宇

這是一個全民寫作的時代。
網路科技的興盛，社群媒體的多元，造成傳統媒體的傾斜衰頹。以往我們都是靠記者、專家學者與作家的文章，來了解知識與想法，現在則是翻轉過來，人人都能成為自媒體（按：自媒體指私人化、平民化、普泛化、自主化的傳播者，以現代化、電子化的手段，向不特定的大多數或者特定的個人，傳遞規範性及非規範性訊息的新媒體的總稱，也叫「個人媒體」。），用書寫為自己發聲。
寫作在自媒體時代的門檻變低了，因為沒有過去的守門人（例如編輯、記者與出版社），不用投稿與審稿，想寫就寫、想貼就貼，只要文章有趣，自然就會有讀者按讚與追隨。
寫作門檻降低，品質也隨之下降。儘管臉書、推特（Twitter）與部落格眾聲喧嘩，卻造成資訊氾濫，文章參差不齊。如果沒有好的文字內容，引發讀者共鳴，最後仍會成為資訊洪流的泡沫。
在這個人人都能寫的時代，寫作還有價值嗎？表面來看，在講求迅速、輕薄短小的數位時代下，寫作這種古老的功夫應該會漸漸消失，視覺影像反而會大量興起。但是電影、電視劇等影像製作，要能打動人心，更需要縝密的劇本與企畫。
此外，由於臉書與推特、LINE等社群媒體的格式設定，會讓文章越寫越短，因此許多人誤以為寫作就是寫輕薄短小的文案，不擅長寫出結構嚴謹、立論清楚的文章。
曾有朋友邀請我開作文課，但當時的我不知道該如何教人寫作，所以婉謝了朋友的好意。不過，有一次我教小二女兒國語習作時，覺得課文內容與題目很填鴨、死板，無法讓孩子理解與聯想。於是我開始思考，如果是我來教國語，我會怎麼教？如果是教寫作，又該如何教起呢？
有了念頭，就開始行動。我先研究一般作文教學書籍，幾乎都是教「起承轉合」跟文字技巧，並大量引述名句，卻缺乏結構嚴謹、邏輯清楚的論述能力。論述才是寫作最重要的能力。因為我們能把想法、經驗統整聚焦，以簡潔有力、條理分明的方式表達，才能說服他人，有效溝通。
這種寫作能力剛好是我擔任記者、編輯、專業寫作者，甚至是企業顧問時，長期所累積下來的經驗；不僅能說故事，還能寫下清楚的論述，有效提升溝通與說服力。
經過反覆修正，我寫好教學課綱，發現不僅能教小孩，還能教大人，後來嘗試開了「深頁十堂寫作課」，沒想到竟然吸引不少上班族報名。原來不少人都有出書的目標，或是撰寫書信、部落格與寫論文的需求。因此，他們願意花10週的時間，下班之後來向我學習寫作，而且一連開了好多班。
透過教學互動與寫作練習，我發現學員們雖然各有專業，卻不擅長用文字表達，平常沒時間認真思考，導致文章寫得乾澀、破碎，不然就是填滿各種網路資訊，看似內容豐富，實際上無比空洞。
為了備課，我找了很多專業寫作書籍，雖然看起來頭頭是道，對入門者而言，實用性卻很有限。當我看到同為資深財經記者出身的作者沼田憲男，運用他過往的經驗寫下本書，就有知音相遇之感。
作者點出現代人寫作的最大通病──無法將自己的想法、心情，順利的傳達給他人。關於寫作，他主張要先有深度思考，而且要貫徹到想出結論才行。如果沒有導出論點，就等於沒有思想，因此邊寫、邊思考，就是下判斷、做決定所需的訓練。
他在書中還引述石油資源開發會長渡邊修的至理名言：「不做出結論跟從未思考是一樣的。」他強調，要寫出簡潔明瞭的文章，最好的方式就是將新聞報導當範本，因為新聞報導會從結論開始寫起，然後再依序說明，使讀者輕鬆理解。
這就是現代人最需要的摘要力，也是我在「深頁十堂寫作課」反覆讓學員練習的能力。作者表示新聞報導全是摘要，要做摘要必須先思考，整理腦中的資訊、懂得取捨，呈現讓讀者一目了然的重點。
在資訊大量、充斥訊息碎片化的時代，我們的思考容易淺薄，唯一的抵禦方式，不只是閱讀，還包括寫作。
從寫作者到教學者，甚至是寫作教練，更讓我體會到寫作與思考的關聯。透過書寫前的思考與創意、書寫過程的邏輯推理，以及書寫後的自我編輯整理，都是深度思考與換位思考的練習，才能化繁為簡，讓讀者理解並產生共鳴。
作者提到，為了寫出簡潔明瞭的文章，要先思考再下筆，一邊寫、一邊想，作文不過就是腳踏實地的反覆這個動作而已。
《寫出有溫度的文章》這本書，不只教寫作，更重視寫作前的思考。這讓我想到一位從事高科技業的寫作課學員，他在課程結束後寫信給我，提到學習的心得重點：「硬的是結構、易讀性、邏輯，軟的是情節、創意、想像力。」
學員的心得讓我更有信心，繼續朝寫作教學之路前進，期盼大家都能實現「寫出有溫度的文章」的旅程。

推薦序二
文章要引起共鳴，不只分享觀點，還要有溫度！

澄意文創溝通表達培訓師╱張忘形

很多人說現在是數位時代，但我覺得現在也是寫文章的時代。以前你寫一篇文章，要刊登報紙、雜誌、電視、書等媒體，是一件困難的事情。你可能要通過層層關卡，像是有沒有符合編輯的喜好、讀者買不買單……種種因素，都有可能讓你的文采埋沒。
但現在人人都有社群媒體，你可以在上面發表各種你想說的事情，甚至很多人會因為一個議題而瞬間爆紅。例如我也是把我在高鐵上遇到的小插曲做成簡報，和大家分享臺灣的讓位文化，因此上了新聞，讓更多人知道我是誰。有趣的是，明明有很多人發表過同樣的議題，為什麼有些人的觀點會被看見、有些人則不會呢？我想這就跟本書書名的「溫度」有關。
舉例來說，如果我今天只在臉書發表幾個字，像是：「我今天遇到了一個人搶我的座位坐，我覺得很煩。」也許會得到一些讚、留言，也可能會引發一些人的共鳴，但因為細節和看法太少，無法進行後續討論。
我當時不只把我遇到的困境寫出來，也表達了有關讓座的看法。當然，這不是純然的攻擊，而是為了思考我可以怎麼做，使社會更加進步，並減少類似的衝突發生。
我認為所謂的表達，不是自顧自的把一件事情說出來，而是為了和人交流。就像本書作者過去在當記者時，常叮嚀部屬：「你到底想表達什麼？這篇報導的新聞價值在那裡？」每次發文前，我也會問自己：「我要傳達什麼觀點？讀者能從我分享的觀點中得到什麼價值？」
我常聽很多人的簡報，都是他們很認真分享自己具有的專業知識，卻忘了聽眾所處的領域與他們不同，於是事後還要多次來回詢問，那他剛剛的簡報不就白費了嗎？我認為這就是沒有溫度的表達方式，只傳達自己想說的事情，卻不考慮對方的處境，這樣不但沒達到交流的效果，還耗費時間成本，實在得不償失。
另外，本書讓我印象最深刻的在於，作者常收到冗長又艱澀難懂的電子郵件，讓人一看就想關掉。他說：「很多人以為說明資料就是在做簡報，其實卻讓聽的人覺得很痛苦。」的確，若我們適時轉換視角，設身處地的為對方著想，肯定能精準展現自己的專業給他人認識。
本書不只談到關於如何寫出有溫度的文章，更讓我們重新思考所有事情數位化後，要怎麼整理文字或口語所要表達的脈絡，也讓我們重新檢討自己，如何在生活和工作中更加精進。

推薦序三
寫出有溫度的文字，讓你的溝通技能更上層樓

「我是文案」版主╱黃思齊

人與人之間的溝通管道，除了口語、肢體動作、表情之外，文字絕對是最廣泛被應用，而且最正式的溝通方式。無論你是否和我一樣從事廣告文案，或是經常接觸文書工作的上班族，對大部分的人來說，文字占了非常重要的角色。
當你進入職場後，或許能藉由過去所學的知識，或向公司前輩學習方法，讓專業技能更熟練，但很少有人會和你分享，怎麼透過文字在職場精簡溝通。因此，很多人對於「寫文章」的認識，都還停留在求學時期，國文老師教我們用起承轉合寫作的印象。然而，錯誤的認知反而會使自己難以下筆、不知如何撰寫商用溝通所需要的內容，便花費許多時間修整文字內容，降低工作效率。
本書藉由電子郵件的書信、企畫提案等在職場上常見的例子，告訴讀者要如何抓住重點、下筆成章，並且將枯燥無聊的內容，改成具有意義的文章。作者研發的「沼田式寫作技巧」，還能夠減少提案模糊、溝通措辭不當，以及內容缺乏吸引力所浪費的時間。
沼田式寫作技巧的重點在於，如何讓別人一看就知道你想說什麼，作者提到所謂的商業文章，是將主管最在意的結論提到文章的最前面，接著才把事情的來龍去脈以及佐證資料，以附件的方式放在提案的最後。若以中文的修辭學來說，這就是我們熟悉的破題法。
雖然每個人在求學時，都學過基礎的作文方式，但是我們卻不曾知道，相同的作文格式對應到讀者的閱讀情境中，會起到不同的作用。作者利用實例，引導讀者思考：讀者是誰？讀者在乎的是什麼？善用不同的角度撰寫文章，能夠滿足對方什麼需求？本書以「溫度」為題，所謂的溫度就是人與人溝通時，互相為對方著想的情感、了解對方的需求後，寫出體貼的文字。
要完美達成工作的目標，「洞悉人心」是每個行銷人、文案人員以及職場工作者，必須具備的專業素養。作者不斷強調思考邏輯與文字的重要性，且要用淺顯易懂的形式，表達你想傳遞的內容，因此我推薦讀者藉由本書活用商業文章的方法，成為職涯更上一層樓的墊腳石。

 

自序
想想「讀者是誰」，你的文章會有溫度
目前為止，我透過一對一與小班面對面的方式，訓練超過400位年輕人、中階幹部，教他們如何撰寫一篇好文章。在我眼裡看來，他們為了書寫文件，艱苦奮鬥、痛苦不已的樣子，就像現今社會的縮影，所以我一直希望能讓更多的社會人士、企業人員、學生們寫出更「簡潔易懂」的文章，也希望這樣的人越多越好。
現代人經常因為工作需要，天天使用電腦編製文件，卻不擅長作文，必須花費很多時間書寫，又迫於時間的限制，導致文章支離破碎，結果當然就是一篇看不懂、不知所云的作品。最後就算被主管要求重新來過，也不見得可以寫得更好。而要求部屬重寫的主管也很焦慮，認為此工作無法順利進展；重寫的人也疲累不堪，甚至只能加班處理，於是雙方都因此感到壓力，這就是典型的案例。
就我來看，這不過是徒勞而已，現代社會應該在某個地方脫節了。明明可以用國語進行日常對話，我們看得懂、也可以書寫，可是為何無法寫出簡潔易懂的文章？這是因為大家平常都太輕視言詞與寫作的重要性，甚至覺得這些不是珍貴的資產，怠慢文字的下場，就是一直重寫。
每次當我說：「其實語言具有魔力。」時，年輕人總會探身坐直，認真聆聽我的說明，因為他們平常一點也不關心這個話題，所以一旦聽到這類知識，就會特別感到新鮮。
我跑了23年的新聞，依然寫不出一篇好報導，因此一直感到自卑。每次寫稿時，就會頭痛不已，直到現在也一樣。正是因為自己也有這種困擾，於是每當遇到拙於言辭的年輕人，甚至讀了他們的文章後，我總能看出他們的缺點，也會協助他們解決這類問題。
一邊指出他們的缺點、一邊傳達作文的要點，之後只要讓他們站在讀者的立場思考即可。直到他們養成想到就記錄、寫了之後再思考的習慣，這麼一來，他們就會憑藉一己之力，越來越茁壯。
當他們充滿自信時，臉上自然會散發不一樣的光芒，看到這種表情，我會感到萬分高興，所以我才會下定決心，訓練一萬名年輕人寫作。不過按照目前的速度來看，我真的覺得日暮途遠，不知何時才能達成目標。
以現在來看，抵達1萬人的目標，還需要二十多年，到時候我已經九十多歲了，我真的能活那麼久嗎？即使終生無法完成此願望，我也要為自己找個藉口，將目前為止累積的作文經驗，彙整成一本可供年輕人參考的書籍，希望能夠幫助更多人。如果讀者能透過本書獲得一絲靈感，將自己的想法更簡潔的傳達給對方了解，並且創造出更美好的人生，那就是我夢寐以求的結果了。
好的，接下來我要認真敲鍵盤了。

 

推薦序一　在全民寫作的時代，要如何提高文章品質？
推薦序二　文章要引起共鳴，不只分享觀點，還要有溫度！
推薦序三　寫出有溫度的文字，讓你的溝通技能更上層樓
前言 想想「讀者是誰」，你的文章會有溫度

第一部 寫作，成了網路時代的人才死穴

第一章 看不懂意思的郵件，寫不出的報告
寫作成了數位時代的死角╱連魔法都無法阻擋的電郵洪水╱沒有邊寫邊想，是所有問題文章的癥結╱腦補資訊，忘了站在讀者角度╱「相信你懂」的心態，致文章品質低落╱沼田式寫作技巧：讓別人一看就知道你想說什麼╱卡在「寫不出來」，人才成庸才╱希望工作可以發揮能力？得從書寫做起

第二章 好文筆始於別人指正、我不惱怒
「沼田，你還好吧？」主管的關懷其實是考驗╱沒有好好思考過，筆下沒有好文章╱寫到要讓人思考才明白，這種文字沒溫度╱他人指正你的文章，要謝謝，不生氣╱沼田式寫作──邊整理思考、邊寫出好文╱優秀的決策，取於正確的理解╱寫作能力不增進，很難減少工作時數

第三章 職場書寫必須杜絕抽象，文章才有溫度
強化口頭陳述才能降低成本╱拒絕抽象（含糊籠統），不可怠慢數字╱縱橫天下需要的是……╱成為主管的人才，都會「有效率的表達」╱訂立寫作風格，工作時間縮短一半

第二部 沼田式寫作，助你出人頭地

第四章 隨口說的內容，怎樣變成精彩文章？
川普的文字，極有煽動力╱別相信記憶，要留筆記╱鍵盤打字飛快，無助於深度對談╱安靜的聽眾往往能挖掘頭條新聞╱文章沒有結論，等於沒寫╱重點多到來不及筆記？表示基礎知識不足╱這樣檢查別人和自己的文章，文筆會進步╱評價別人，提升自我

第五章 文章要有溫度，八要點缺一不可
寫信就是鍛鍊文章的開始╱提筆寫信展現溫度，並逼自己長話短說╱字越醜，越能傳遞溫度╱書信的敬語和稱謂，可能讓距離變疏遠╱按下傳送，表示完成聯絡了？╱看看英文報紙，人家一行多少字？╱電子郵件只能三、五行，切忌作文╱敏感的內容不可以用電郵溝通

第六章 資料詳盡、避談結論：這樣簡報，不如睡覺
演講的要訣：傳達人格、情感、邏輯╱先寫一篇文章，然後摘成簡報╱會整理資料，能整理出思緒嗎？

第七章 丟掉起承轉合！給我觀點
先回答讀者最關心的，然後解釋你如何得到上述結論╱最重要的擺前面，句子不可過長╱新人的文章通病：知識不足、邏輯跳躍、5W1H不足

第八章 恰到好處的篇幅
技術不是教出來的，是偷來的╱先決定文章標題，否則你動不了筆╱鉅細靡遺等於雜亂無章──如何扼要報告？╱讓主管自己看所有資料，等於找死╱腦海中先想像出文章篇幅，下筆才好截長補短╱利用俯瞰法彙整你的文章結構，有助思考

第九章 多多檢視他人文章，你文筆大進
多看別人的文章，拿第四章九標準評分╱改別人稿子要尊重原文，多問5W1H╱改部屬文章是主管的最沉重負擔╱閒話家常當中就能有效下指令

重點多到來不及筆記？表示基礎知識不足

訓練學生時我一定會講些有趣的主題，譬如：「你的興趣是什麼？」、「如果請你寫下自己的喜好，應該很輕鬆愉快吧？」、「我想你一定可以把文章寫得更簡單明瞭。」聽到這些，大家都會稍微點頭同意。
我接著問：「聽到和興趣有關的內容，要寫的筆記是不是很少？」大家都會回答：「那當然。」這就是知識量和筆記量成反比的證明。
當我還是菜鳥記者時，參加記者會都很緊張。我全身僵硬的坐在會場，打開筆記本，手裡緊握著筆，深怕漏聽了什麼內容。如果有發表的資料，我會拚命的在上頭標記，然而看看同公司的採訪主任和其他公司的資深記者們，他們大都蹺著腳，偶爾抄一下筆記而已，看起來十分從容不迫。後來我越來越老練的同時，也跟他們一樣了。
透過日常採訪，累積一定程度的知識，就算去聽記者會，也只要把焦點放在新聞價值就好，筆記內容也僅限於相關部分的重要說辭和事實關係。發表會的資料也只要大致掃過一遍，決定它的價值在哪裡後，就能斟酌報導所需的必要資訊了。標出必要的部分，思考還有哪些不足的資訊，缺少的訊息就透過發問來補足。習慣這個流程後，抄筆記就更有效率，筆記量也會逐漸減少。
所有工作應該都會經歷這種過程，只要熟悉自己的工作，隨著知識增加，腦中自然就累積大量筆記，隨時可以活用。就算是新知識，也不過是在原有的記憶上再加上一筆而已。
以電腦用語來表示，就等於改寫數據。資料庫越豐富，需要修改儲存的量也會越少。行有餘力時，人類的思考也比較有效率，這實在是很不可思議。當你收集好資訊，也有充分的筆記，就可以開始動筆作文。已經寫得很順手的人，在這個階段應該可以寫出流暢又簡潔的文章。
而尚未熟悉作文流程的人，只要加上一項準備工作，就可以輕鬆寫作，也就是「用一句話，表達自己想說什麼、想傳達什麼」。接下來要思考說明的順序，此時要將筆記分成三類。
把文字紀錄分類成何事、如何、為何三類，將這些資訊排列在一眼即可全看到的位置，再加注串聯，便可藉此做出草稿。這也是推敲的一種做法，最後必然可以完成一篇文章。
剛開始，這一連串的作業可能有些困難，不過持續練習後，自然會知道如何寫筆記，有助於文章彙整的方法，且直覺性挑出真正派得上用場的重點。最後就可以看著記事本，輕易的寫出一篇文章。
最初只要用簡短的文章來練習即可。說穿了，長篇大論不過是短文的累積，僅要創作好的短文，長文自然也可信手拈來。

提筆寫信展現溫度，並逼自己長話短說

當時參加的學員總共15位，來自10家知名連鎖企業的中階幹部。其中有一半是女性，這可能也反映出時代的趨勢吧。
第一階段請某鐵路公司的會長演講，主題是理想的公關活動。他自行將說明資料彙整在三張A4紙上，分發給學員。演說內容十分充實，不愧是豐富經驗堆積而成的智慧，談話技巧也很好，是一場很棒的演講，表定的一個半小時一下子就過去了。
接著，輪到我講解如何寫出簡潔明瞭的文章後，我就問大家：「我覺得剛剛會長發表的演講實在很棒，大家覺得呢？」每個人都露出贊同的表情。「那麼現在就來寫一封感謝函給會長吧，」我一邊說、一邊將事先準備好的信紙發給每一位學員，每人三張：「我也幫大家準備好信紙了。請大家寫兩張紙的內容，剩下的紙以備不時之需。大家有15分鐘的時間，請用原子筆書寫。」
「大家都是公司代表，所以請用心下筆。」我又給大家一些壓力，每一個人都面露難色。我站在他們的身後偷看了一下，暗自覺得這樣下去大概過一個小時，他們也寫不出東西來。
「時間到！」15分鐘後我就讓大家停筆，並問：「有自信把手邊的信紙放入信封寄出去的人請舉手。」沒人舉手。我請大家把信交出來，稍微看了一下。寫不出來早在我的意料之中，不過我還發現一個共通點就是，大家對於信件的格式，都沒有明確的知識，好像都一知半解，在這種狀況下寫不出內容，一點也不奇怪。
首先每個人都以「敬啟者」開頭，這沒什麼問題，可是大家卻不知道接下來該怎麼寫才好，就此卡住。即便有人勉強寫出文字，也沒有自信，不知這樣是否合宜，所以抱頭呻吟。沒有能力跳脫信紙規格，又不能善用敬語寫出不失禮的文章，因此只能照本宣科的套用既有格式，使自己更加心虛。
這種程度根本無法應付必須和外部協調的工作，例如業務或公關等。我認識的業務高手們都很會寫感謝函，只是他們不因此自豪。當然他們也很會寫道歉信，這些都是上班族重視人際關係應有的基本功。
接著，我的助手就把筆記型電腦拿到我身邊，我請她啟動文書處理軟體，同時召集所有學員一起看電腦螢幕。
「首先工作就是要活用這些範例。」我一邊說明、一邊點選該軟體附有的招呼語範本。「我不知道有這種功能。」、「我知道此範本，可是沒用過。」學員們異口同聲的表達佩服。
「先寫敬啟者，換行寫該季節的招呼語，再換行感謝對方一直以來的照顧，接著一樣換新的一行用『那麼』開頭，寫幾句表示謝意的內容。這次應該用不到10分鐘吧。」大家用力點頭同意。
不過各位一定要記住，用電腦打好草稿，一定要列印出來，用紅筆推敲文章。然後再把斟酌後的文章，用鋼筆謄寫在信紙上寄出（也可以掃描或手機拍照後用圖檔寄出）。絕對不要直接列印寄出，因為電腦列印出來的字體，只會讓對方以為這是一般的公文書信，削弱文字的影響力。

書信的敬語和稱謂，可能讓距離變疏遠

「承蒙關照」（感謝您撥冗閱讀我的來信）──這是目前電子商業書信的標準格式。為什麼大家都這麼用？一問之下，我得到這些回答：「因為不知道該如何開場。」、「大家都這樣寫，我就學大家的做法。」只因為這樣寫最不會出錯，就照著做了。
建議各位千萬不要以這句話當文章的開頭，必須想一套自己的表達方式。日本有句諺語：「愚人學得乖，得意又炫耀。」（按：指愚蠢的人只要學會一件事情，不論到什麼場合都能沾沾自喜。）這句話正適合用來形容這種千篇一律的起手式。
如果是第一次聯絡的陌生人，一開口就說：「承蒙關照（或敬覆、敬稟）。」我一定會翻白眼──「我什麼時候關照過你？你在說什麼鬼話？」就算是略有交情的人，這句話也一定會影響我對他的評價，例如：「又來了，敬稟？根本就不是這麼想的，只會說場面話，實在有夠陳腐。」、「學識素養真的很差。」、「不要寫還比較好。」、「不會用自己的話表達心情嗎？有夠丟臉。」等。
大家可能會覺得上了年紀的人發牢騷令人討厭，「承蒙關照」只不過是向對方表達感謝之意而已，有必要大驚小怪嗎？但我仍然要強烈提醒各位別這麼做。
你到底是為了什麼感謝收件人？完全沒提到這點，光是陳述一件事實，也就是我受到你的照顧了，這根本說不上是表達感謝，甚至是一種不禮貌的表現。
以英語為例，當你要很客氣的表達Thank You時，後面一定會接上for，指出你要感謝的是哪件事。真的想表達承蒙關照的謝意，至少要寫：「因為如此這般，所以受到您的照顧，真的很感謝您。」否則無法傳達謝意。不能表達自己真正的心意，就沒有意義，甚至失禮。省略因果關係將導致距離變得疏遠。
如果你說忙碌的工作比較重要，打招呼不需要特別花費心思，那我還真不知道該說什麼。N式作文訓練法之所以不厭其煩的向年輕學員強調溝通的要點，是因為收信者其實可以從一句招呼語，評價寄信者的「人格」。這真的只是細微末節的小事，可是長久來看，它卻會發揮重要的力量。接著，我要跟大家說一個親身經驗的故事：

我有一位很要好的朋友是某大公司的顧問。這是一家優良的上市子公司，而且它的母公司已有百年以上的歷史。該公司的營業部協理想和某大型機構做生意，就去問我的好朋友有沒有什麼門路，所以他就來找我了。
我聽說該機構的有力人士，和我長年交好的總經理是朋友，所以我就安排那位總經理居間介紹，陪同他們一起見面。之後我就收到一封電子郵件，內容是感謝那位總經理的接洽。寄信者問我：「這樣寫可以嗎？」
這正是一封「承蒙關照」的郵件，而且收信者只填上總經理的姓、沒有大名。我立刻打電話責罵寄信者，質問他怎麼可以做這麼失禮的事。如果內容是說自己已經寫了一封正式感謝函，並放入信封內，想找時間向總經理報告進度，並當面表達謝意，我還可以理解這種做法。我生氣的是，怎麼會連這種常識都沒有。
這讓居間介紹的我也很丟臉，雖然對方不會明說，可是一定會不高興的覺得：「沼田這傢伙，認識的都是什麼人啊？」下次就算該公司有事請求，總經理必定不會再幫他們了，而我也不會協助他們。
那位協理大概也立刻發現自己錯了，就跑來跟我道歉：「我想和總經理約時間見面，報告後續進度，同時當面致謝。真的很抱歉，也謝謝您的指正。連續幾天都忙得團團轉，寄發許多郵件，一時不察寄錯了。因為忙得太投入，忘記重要的禮節，我實在太不用心了。」他不停的自我反省，還說會注意其他主管們是否有犯相同的錯誤，然後就轉身離去了。
我不禁思考，現代人是不是已經忘記有親自登門致謝的方法了？

因為有這種親身經驗，所以我才會不厭其煩的告訴年輕人，不要再寫「承蒙關照」這種不含任何感謝之意的開場白。我希望想做好工作、想建立人脈的人，好好思考這一點。
我再說一次，如果你以為寫句「承蒙關照」，寄出電子郵件，對方就可以理解你的感謝之意，那就大錯特錯了。請各位務必謹記：就算自己以為利用網路聯絡感情很方便，對方也不見得有一樣的想法。
電子郵件真的很好用，但比起親筆寫的信，卻少了溫度。前面也提過電腦的字型雖然美麗，卻統一、無特色，看不出寄信人的個性，不過是一般公文，而且也無法知道對方是否看了內容。它僅是單方面傳送的資訊，所以收到的人也不會特別注意。
說到底，網路信件只是一種方便的聯絡形式，有其極限，使用時必須知道這一點。那怎麼做才好？
應該用其他的溝通方式，隨機應變、補其不足，打電話就是其中一種方法。透過電話向對方確認工作細節，或向對方表達感謝之意。若工作上出錯，必須向對方道歉時，用實際的聲音傳達感情也比較好。