一聽就懂的重點表達術：不只秒懂，還能讓人自發行動的說明力

正反案例+圖示說明，讓你一看就懂！

表達力才是真正的競爭力！

以面對面最初的15秒、電子郵件的一行字，

彙整對方想知道的事，讓對方順利、迅速地理解！

 

專文推薦

廣播主持人/GAS口語魅力培訓®創辦人 王介安｜Vista小學堂創辦人、內容駭客網站創辦人 鄭緯筌

──依姓氏筆劃序

 

1,000名上班族當中，不擅長說明的人數占比竟高達81.4%！

著作累銷突破1,350,000冊的電視人氣時事評論員，一舉公開15秒內讓人一聽（看）就懂，並能驅動他人的說明表達技巧！

 

淺顯易懂的說明都具備「公式」。

不能只是「讓對方聽」，還必須「讓對方注意聽」！

 

將想表達的內容以最簡短的說法讓對方理解，並吸引對方對自己的發言產生興趣，才是真正的「淺顯易懂的說明」！

只要練就說明力，舉凡行銷話術、簡報、廣告、新聞稿、會議發言、指導下屬、合約書、公司內部文件、使用說明書、日常的商務書信等，所有用於商務場合的口頭或書面溝通能力，都能大幅提升。
說話欠缺條理、用字遣詞艱澀難懂、說明冗長的人，更能藉此強化溝通能力。

木暮太一

作家、一般社團法人教育交流協會代表理事。
慶應義塾大學經濟系畢業後，先後任職於富士軟片（Fujifilm）、賽博艾堅特（CyberAgent/日本網路公司）、瑞可利（Recruit/人力仲介公司），然後自立門戶。就讀大學時，自行撰寫經濟學解讀本，在校內引爆銷售熱潮，至今仍是經濟系必讀的長銷讀物。
目前專為企業・團體舉辦「說明力培訓講座」。曾擔任富士電視台《Tokudane！》常態列席的時事評論員，並上過富士電視台《NEP LEAGUE》、NHK教育頻道《日本的困境》及《考試的成功之道》等節目。在日本著作累積銷量計135萬冊。

譯者簡介 姓名：簡琪婷

輔仁大學食品營養系畢業，後赴日進修日文及空間設計課程，返國後長年從事日文應用相關工作，曾經手日劇節目及小說文學、生活實用等書籍之翻譯。作品包括弘兼憲史著作《課長島耕作成功方程式》系列、柳田邦男著作《犧牲》、相川秀希著作《一定做得到！超強藍筆記憶法》、南雲吉則著作《為什麼一流人才的專注力能持續一整天？》等，目前為專職自由譯者。

推薦序
推薦序
前言 淺顯易懂的說明都具備「公式」

序章 說明無法得心應手，必定事出有因
1當今講求的是「速度」
在最初的十五秒內緊扣對方心弦
2那個說明為何「難以理解」？ 1
沒完沒了的說明話術無法緊扣對方心弦
3那個說明為何「難以理解」？ 2
說話欠缺條理，將讓人聽得一頭霧水
4那個說明為何「難以理解」？ 3
只是列出一堆詞彙，根本無法讓對方理解
5淺顯易懂的說明務必具備的三大要素
「讓對方以當事人自居」、「條理分明」、「深入淺出」
〈練習A〉

第1章 說明以扣人心弦為要！
6對方所求為何？
沒有保證能讓對方理解的「魔法語言」
7讓對方豎耳傾聽的話術為何？
當下想聽的內容及有利可圖的內容
8扣人心弦的技巧1留意「對象是誰」
連對方的聆聽心態一併思考
9扣人心弦的技巧2濃縮「表達內容」
活用「十五秒原則」歸納結論
案例 濃縮「表達內容」：讓你的說明更加精闢
10扣人心弦的技巧3進行「換位思考」
一開口便收服對方的最強說詞
案例 進行「換位思考」：讓你的說明更加精闢
11扣人心弦的技巧4進入對方的世界
窩在會議室中，無法理解女高中生的需求
〈練習B〉

第2章 強化說明技巧的訣竅──「整理力」
12何謂TNPREP法則？
任何內容都能讓人一聽就懂的黃金守則
13步驟1告知主題
務必從「究竟要談什麼」說起
案例 先告知主題：讓你的說明更加精闢
14進入步驟2之前
多一道工夫進行確認的「步驟確認法」
15步驟2告知表達要點的「個數」
重點有幾個？
案例 告知表達要點的「個數」：讓你的說明更加精闢
16步驟3告知要點．結論
即使說明不足也無妨的一句話
17步驟4．5．6告知「理由」、「具體事例」、「結論」
完成TNPREP法則
18嘗試以TNPREP法則整理表達內容
不再讓人質問：「究竟想說什麼？」
案例 活用TNPREP法則：讓你的說明更加精闢
〈練習C〉

第3章 靠說明讓對方心服口服的「咀嚼力」
19咀嚼力可大分為二
讓說明「淺顯易懂」，然後「轉換」成對方理解的說法
20咀嚼力第一階段1拆解言辭
變換感覺艱深的言辭
21咀嚼力第一階段2禁用英文．片假名語
不可採用自己無法說明的詞彙
22咀嚼力第一階段3禁用簡稱，必須正確完整
對方的解讀未必相同
23咀嚼力第一階段4統一說法
反覆使用相同說法，切勿更換
24無論如何都要使用艱深言辭的原因
自己的「一般用語」，真的一般嗎？
案例 補充解釋專業術語：讓你的說明更加精闢
25話說回來，人們如何理解說法？
了解「心像」和「基模」
26咀嚼力第二階段1鎖定對象
要向誰說明？
27咀嚼力第二階段2建立相同心像
使用正確說法，未必對方就能理解
28咀嚼力第二階段3讓基模一致
檢視與對方的認知偏差
〈練習D〉

第4章 以最簡短精練的說明，磨練「驅動他人的能力」
29說明到讓對方得以「完整重現」
明明已交代說明，為何對方毫無動靜？
30基於何故指正下屬？
難以理解目的的指示無法驅動他人
31抱持「希望對方自行察言觀色」的心態，將無法溝通
務必具體表達，而非單憑言外之意
案例 避免含糊曖昧的表達方式：讓你的說明更加精闢
32靠氛圍傳達有所極限
關於麥拉賓法則的誤解
33為了不讓對方反問：「所以呢？」
想要表達的內容，務必說明得十分徹底
34「請多多關照」的陷阱
「感覺隱約模糊」為一大禁忌
35避免採用容易混淆的說法
務必顧慮周全，避免解讀錯誤
36驅動他人的表達訣竅1選用能具體展開行動的動詞
光說「把事情辦妥」，無法驅動任何人
37驅動他人的表達訣竅2形容詞及副詞一律轉換為數據
讓自己與對方的想像一致
38不開口就能驅動對方
激出自發性的頂尖絕招
39拜託女性時，必須先表達感謝，再提出請求
多費點工夫進行表達，掌握予人的印象
40糾正他人時的要領
避免餘波盪漾，為提出糾正的鐵則
〈練習E〉

第5章 即使簡短，也要說明得精確無誤
41為什麼說明變得愈來愈長？
對於始料未及的客訴心生恐懼
42彌補「認知偏差」
預先防堵客訴和糾紛的重點為何？
43如何避免說明過多或不足
預先消除認知偏差
44電子郵件只寫一行也無妨
只要掌握事由，即使簡短，對方也能一看就懂
45未必寫得十分詳盡，對方就能理解
電子郵件嚴禁既「含糊」又「冗長」
〈練習F〉

結語 與其磨練察言觀色的能力，不如磨練說明力

1
當今講求的是「速度」
在最初的十五秒內緊扣對方心弦

我曾接受某間大型電子科技公司的邀請，擔任簡報研修活動的講師，學習的主題是當簡報對象為大企業的社長或董事時，究竟該如何報告，才能在開頭的「一分鐘」，就讓對方感到興致勃勃。
當今時代，一旦身兼要職，任誰都忙得不可開交。要是和這樣的人閒聊：「今天天氣不錯哦。」他們肯定當場起身離席。
只要在最初的十五秒內讓對方感到興致勃勃，他們將願意再聽五分鐘。
如果能在五分鐘內獲得對方的認同，便得以進行後續的討論。

市場環境變化劇烈，新型商業模式接連問世的現代，除了簡報和跑業務之外，各種行業的各個部門都十分講求速度。
然而，這並不代表只要「簡短」表達即可。有個不容忘卻的重點，就是必須說明得「淺顯易懂」。所謂「淺顯易懂」，也能解釋為對方能「迅速」、「順暢」地理解自己想要說明的內容。

那麼，究竟該怎麼做，才能落實「淺顯易懂」呢？
其實，淺顯易懂具有三大要素。
針對他人的說明，大家往往隨口表示「淺顯易懂」、「艱澀難懂」。不過，各位是否曾經意識到「淺顯易懂」當中，包含著三種意涵：
一、與自己關係何在，一聽就懂。
二、說話有條有理，一聽就懂。
三、用字遣詞深入淺出，一聽就懂。

針對上述第二項和第三項，應該不難想像。在商務場合中，絕不能一開口就滔滔不絕、沒完沒了。尤其愈重要的場合，愈得在短時間內進行表達。因此，「以適當的順序傳達有助於理解的資訊」，就變得極為重要。
除此之外，還必須留意用字遣詞。就算說話有條有理，要是內含大量艱深言辭或專業術語，理解速度肯定大幅減緩。

一般來說，只要說話有條有理、用字遣詞深入淺出，對方就能理解自己所言。不過，本書所指的「淺顯易懂」，光這麼做還不夠。
「讓對方理解自己所言」與「讓對方聆聽自己所言」，屬於不同層次的問題。基於此故，做為說明的前提「一、與自己關係何在，一聽就懂」，將變得不可或缺。
人們通常只聽自身感興趣的事。為了「交際應酬」，有時會假裝豎耳傾聽，不過這樣的聆聽，往往立刻忘得一乾二淨。
如果是閒話家常，事後忘了內容也沒關係。不過，要是商務洽談的內容被對方忘到九霄雲外，最後將變得白忙一場，因為一切等同於沒說。

其實，不能只是「讓對方聆聽」，還必須「讓對方『傾身』聆聽」。
人們之所以「傾身」聆聽，是因為「內容和自己相關」。尤其就商務場合而言，絕對只聽攸關自身工作的事。說得更具體一些，大家只想聽到「有利於自己的內容」（免於吃虧的內容）。
如果無法在最初的十五秒內，讓對方感覺「啊！這是有利於我的內容耶」，所做的說明便不算成功。

把想要表達的內容，以最簡短的說法讓對方理解。
吸引對方對自己的發言產生興趣。
實現這兩個條件的說明，正是本書追求的終極目標——「淺顯易懂的說明」。
只要練就說明力，舉凡行銷話術、簡報、廣告、新聞稿、會議發言、指導下屬、合約書、公司內部文件、使用說明書、日常的商務書信等，所有用於商務場合的口頭或書面溝通能力，應該都能大幅提升。

2
那個說明為何「難以理解」？　1
沒完沒了的說明話術無法緊扣對方心弦

為了理解何謂「淺顯易懂」，先來參考一下「難以理解」的範例。
難以理解的原因中，最具代表性的就是「沒完沒了的說明」。如果不知對方所云，或是搞不懂對方為何這麼說，不僅會讓人覺得心浮氣躁，也無法理解對方究竟想要表達什麼。
月底正忙的時候，翻譯公司的業務人員（業）以只談三十分鐘為條件登門拜訪，並展開以下的行銷話術。負責接待的承辦人員（承）於洽談當時的內心獨白，也一併附註說明。

業：「貴公司附近的餐廳好多，真是不錯。我的嗜好就是到處品嚐拉麵，車站附近有間『丸福拉麵』，您有去過嗎？」
承：「有啊，偶而會去。」（內心獨白：我沒時間和你閒聊這些耶……）
業：「由於貴公司專門從事作業機器的出口，因此我今天來此之前，先針對業界做了研究調查。最近業界的趨勢是〜」
承：「是……」（這些我早就知道了啦！）

這時承辦人員漸漸感覺煩躁，經他不斷催促，才終於進入洽談的主題。

業：「本公司過去的翻譯服務，無法於櫃檯人員下班時段接單處理，因此損失半天以上的時間。因此，本公司於半年前架構了線上下單系統，關於這個系統〜」
承：「喔……」（感覺有點艱深耶……）
業：「請看這個畫面。先把想要翻譯的字句填入這個表格中，然後按下『我要估價』的按鍵……」
承：「……」（需要現在說明操作步驟嗎？）
業：「採用線上下單系統的話，隨時都能下單，因此得以縮短交件時間。」
承：「說的也是。」（原來他想說的是這件事啊，那麼，究竟能縮短多少時間呢？）
業：「請問貴公司哪方面的業務較常使用翻譯服務？」
承：「呃……那個……」（咦？不再說明一下交件時間的部分嗎？）
業：「其實本公司旗下的特約譯者很多，還有懂特殊外語的職員。如果是烏茲別克語、薩摩亞語之類的外語，就比較棘手一些（笑）。但只要是貴公司主要出口的亞洲地區，我想本公司都能應付。」
承：「是喔（乾笑）。」（誰需要烏茲別克語啊……）
業：「想必貴公司也需要專業技術的翻譯服務吧，歡迎向本公司洽詢相關業務。」
承：「好的。」（我比較擔心的是翻譯品質，不過似乎沒時間發問了……）
業：「或許您擔心費用的部分，如果需要報價，您可線上提出申請，我們也會盡快回覆。本公司應能提供符合貴公司需求的服務，請務必參考研究。」
承：「好的，我知道了，今後請多多關照。」（浪費我好多時間喔……）

以閒話家常開場，接著闡述業界分析，然後一邊打探對方需求，一邊推銷自家公司的服務。或許這是行銷話術的標準版本，但針對「賣點」的說明卻過於冗長，導致重點失焦。
難以理解與自己關係何在、說話欠缺條理、用字遣詞艱澀難懂……如果聽到這樣的說明話術，應該中途就完全不知對方所云了吧。
或許有人此刻突然心頭一驚，擔心自己的說明該不會也是如此。不過，針對該如何戒掉「沒完沒了的說明」，想必大家毫無頭緒。這時本書介紹的對策，便能派上用場。
第二章將為各位介紹可把要說的話，整理成淺顯易懂的「TNPREP法則」。第九十七頁以後，這套「難以消化吸收」的行銷話術將完全改觀。

8
扣人心弦的技巧1留意「對象是誰」
連對方的聆聽心態一併思考

一旦認清目標為說些「對方當下想聽的內容」或「有利於對方的內容」，接著不妨思考一下具體上該如何著手。
一聽我這麼說，有些人便連忙彙整談話的內容，不過在此之前，其實還有更重要的準備動作。
那就是先搞清楚「要向誰表達」。要是沒釐清這個部分，別說要在短時間內讓對方理解，甚至連想要表達的內容都無法整理清楚。
之所以遭人詬病說話無重點、不知所云，最主要的原因就是沒有事先釐清「要向誰表達」。
要是沒有確定這個部分，將連自己都不大清楚原本打算說些什麼。

就我的印象而言，沒把這道事前整理的步驟放在眼裡的人非常多。可能大家總是認為「要向誰表達」，原本就十分清晰明確，無須特地再次確認。
如果詢問：「對象是誰？」的確會被告知：「應該是○○先生（小姐）吧。」不過，針對表達的對象，我們要思考的問題並不只這些。
所謂「對象是誰」，應該要「包含對方的狀態（聆聽心態）」。換句話說，必須同步思考對方秉持什麼心態，在什麼狀態下豎耳傾聽。
即使為同一人，「聆聽心態」也會隨著興趣的濃淡、撥冗聆聽的時間、忙碌的程度等而有所出入。針對沒什麼興趣聆聽，或是目前無暇聆聽的對象，就算帶著厚厚一疊資料造訪，花了許多時間說明，對方也無意聆聽。
如果對著再過五分鐘就得外出洽公的主管說：「關於客戶A公司的問題，想和您深入討論一下……」結果將會如何呢？主管肯定會丟下一句：「待會兒再說！」
反之，針對滿心期待聽你所言的對象，如果告知：「那麼我簡單說明一下概要就好。」保證會惹惱對方。
換句話說，思考「要向誰表達」時，並非對象確認妥當即可，而是連同對方的「聆聽心態」都得列入考慮。
打個比方來說，如果無論如何都得讓「五分鐘後就要外出洽公的主管」點頭同意，就得費點心思調整說明的順序和表達方式，例如：「要是今天之內沒給予回應，恐怕會引發退貨的風險。請容我耽誤一分鐘說明概況，稍後再以手機簡訊向您報告其他細節。麻煩請在下午四點以前回覆指示。」

舉凡「要向○○經理表達」、「對象是客戶的△△先生」等，就算腦中浮現表達對象的臉龐，依然有所不足。不妨連同對方究竟秉持何種心態期待你的表達內容，也一併列入考慮。
唯有設想至此，才可謂真正搞清楚「對象是誰」。

9
扣人心弦的技巧2濃縮「表達內容」
活用「十五秒原則」歸納結論

連表達對象的「心態」都確實掌握之後，接下來要讓「表達內容」清晰明確。
針對「要表達什麼」，想必自以為清楚明確的人不在少數。然而，事實並非如他們所想。
如果問這些人：「接下來要談些什麼呢？」他們可能答覆「關於新商品」、「關於市場變化」，大部分的人都覺得如此回答已相當明確，不過，其實這樣還不夠清楚。
就算話題為「關於新商品」，究竟要談新商品的哪個部分呢？價格嗎？款式嗎？還是性能的改良？主旨並不明確。
所謂「關於〜」，其實是相當含糊的說法。如果翻譯成英文，就是「about〜」吧。about的字義為「約略」、「大概」，代表不甚明確，換句話說，就是「差不多」。
「來談談關於新商品的話題吧。」想必這句話任誰都懂，不過，到底具體內容為何，其實並不明確。如果就此聊了起來，對方將漸漸無法理解你究竟想說什麼。這樣的話術，真的能引起對方的關注嗎？

那麼該怎麼做才好呢？
請先決定「總結的一句話」。只能表達一句話的時候，到底要說什麼？所謂「決定要表達什麼」，就是要決定這句話。
換句話說，如果必須捨棄所有鋪陳及說服對方的數據、補充資訊，只能以「一句話」進行表達，應該說什麼好呢？務必事先備妥這句話。
例如向客戶表達：「請購買這項商品。」或是向主管表達：「請允許我超過預算。」、「這份工作該如何進行較好，請提供建議。」
先決定這樣的「一句話」，再展開話題，為十分重要的事。要是沒這麼做，恐怕最後只提到一些周邊資訊，真正想要表達的重要內容反而隻字未提。
想要言簡意賅地表達自己的訴求重點，必須「濃縮」資訊。
這時，不妨試想一句你想要表達的結論。

搞不好有些人在思考「要表達什麼」的階段，就已經遇挫了。
像這樣自覺無法彙整自身意見，或是無法淺顯易懂地進行表達的人，要是聆聽他們所言，將發現「無法篩選取捨表達重點」的人不在少數。
「雖然個人的意見是A，不過有時也會變成B，甚至有C的可能性。」有些人會像這樣列出過多的補充資訊，最後變得搞不清楚自身立場為何。另外還有一些人總是擔心遭人反駁，於是先把他人可能提出的吐槽觀點一一列出，然後先發制人地宣稱：「基於這些原因，這些觀點有誤。」
無論是哪一種人，他們往往扯東扯西，結果連自己也不知道究竟想說些什麼。

針對這類「怎麼樣都無法濃縮成一句話」、「總是追加鋪陳或補充資訊」的人，建議活用「十五秒原則」。
換句話說，就是自問自答：「如果只有十五秒，那麼該說些什麼？」
打個比方來說，電車即將關門之際，無法向前來送行的對象說太多話。這時，要向對方說些什麼呢？
又比如以前的人氣電視節目《超級主持人》（SUPER JOCKEY，日本搞笑綜藝節目）知名單元〈泡湯廣告〉，如果擁有十五秒向全國進行宣傳的機會，你會說些什麼呢？
按理來說，這時應該只會說出「最想表達的事」。
首先不妨集中精神來表達這件事吧。為了預防他人反駁而追加資訊，或是為了避免誤會而補充資訊，都等以後再說。

那麼再問各位一次。如果要以一句話代表你最想表達的事，你會說些什麼呢？