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魅麗。花火原創小說66折起
所有老闆都看重!上班族必備的工作數字力:數字力是職場最強武器!文科生也能立即學會的數字思考
滿額折
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定  價:NT$ 350 元
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團購優惠券B
8本以上且滿1500元
再享89折,單本省下35元
庫存:1
可得紅利積點:9 點
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商品簡介
作者簡介
名人/編輯推薦
目次
書摘/試閱

商品簡介

無法被取代的最強職場工作力!
懂數字讓你上天堂,不懂數字只能窮忙!

■日本亞馬遜、BookLive讀者5顆星推薦!
■lifehacker、Share讀書、Bookmeter、flier等書評網好評推薦!

出了社會,就要懂數字!
6大主題,39個技巧,讓你在工作上善用數字,效率翻倍!

‧絕對用得到!收錄常用圖表Excel教學,讓你更專業!

專文推薦
「做最棒的自己」、「內容駭客」網站創辦人 鄭緯筌
實用推薦
連續創業家暨兩岸跨國企業爭相指名財報講師 林明樟|太毅國際 企業顧問暨講師 King Chen陳國欽

別怕!數字不會咬人!
培養敏銳的數字力,不僅能獲得更多工作成果,工作過程也會變得更輕鬆。

職場上常有許多機會需要做決策,在這個以數據、計算見常的年代,若沒有數字思維作為支撐,往往容易誤下判斷,給企業或個人帶來偌大的損失與影響。與其事後懊悔不已,不如從現在開始培養數字與邏輯的能力,透過本書,你將可以學會:

・工作中會用到的數字基本觀念
・有憑有據地說出自己的意見
・適度地報告.連繫.討論
・讀取‧運用數據資料的方法
・把複雜的數據資料轉換成圖表

不僅僅是社會新鮮人,同時推薦給正要轉職、剛到職、需要指導晚輩及下屬的中間幹部。透過本書,你可以培養比別人「多一點」的能力!

使用數字的兩大好處:
一、能夠做決定
‧有100元的預算決定午餐內容。
→不會把一客150元的義大利麵列入選項。
‧向廠商訂貨,判斷標準是「○元以下就下單」。
→能夠決定該金額(=數字)可下或不下。

二、有助溝通理解
‧「再等一會」和「我會盡快」因接收者而異。
→任何人都可以理解「再過1分鐘」和「將在3點鐘完成」。
‧2019年熱銷286萬個。
→每5秒就賣出一個的人氣商品。

讀者好評
◆從小到大都念文科的我,看了這本書後,不再害怕數字,也能將數字應用在工作實務上了!
◆看到數字就頭疼的我,這本書讓我有種得救的感覺!
◆我以一個中階主管該如何以數字訓練新進員工的角度拜讀了這本書,具體來說,我學到了幾件事:
•在談話中以「數量」「單價」等具體數字來表達「有多少」。
•如何區分報告精確數字和大略數字的場合。
•能在大略瀏覽數字後,找出趨勢和異常處。
•以「3-1-3」概念做簡報。
◆雖然是寫給社會新鮮人看的書,但我覺得也可以讓三、四十歲的職場工作者學會如何培養新員工的方法。
◆身為對數字不拿手的上班族,我不知因此受了多少教訓。這本書十分易懂,能讓我學得很快。
◆作者是「用數字說話的人」,本書十分有說服力,也很讓人信服。
◆會話型式多,很容易理解。圖表清楚,讓人一看就懂。不只是社會新鮮人要看,更是所有上班族都該看的一本書!

作者簡介

深澤真太郎
商務數學專家。人才教育顧問。得到日本國內第一個「商務數學檢定」(日本數學檢定協會)1級AAA的認定。曾擔任過補習班講師與外商公司管理職,二〇一一年以傳授「商務數學」的講師身分獨立創業,改造對數字不敏感的商務人士。透過其強而有力的指導實力,也獲得教育者深厚的信賴。
他是一位講授過的課程100%會再度受邀開課的人氣講師。活躍於各媒體,如擔任電台節目的主持人以及商業雜誌的報導主編等。
著有《為什麼計算機的C不要按?》(光現出版)、《數字力決定收入》(三采)、《超強數學力思考術》(時報出版)等。現為BM顧問公司負責人。


陳美瑛

畢業於輔仁大學國際貿易學系、(輔系)日本語文學系,輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。譯有《圖解七大關鍵工作力》、《一定做得到的絕妙發想術》、《一定做的到的效率工作法》、《睡得好,讓你更健康》(皆為商周出版)等書。

名人/編輯推薦

推薦 不懂數字,就無法理解市場
根據英國NPC組織的研究報告指出,很多人並不介意對外承認自己缺乏數理能力,也沒有什麼動機想要突破或改進。這儼然已經成為一種社會潮流,甚至可能引發許多潛在的問題,值得大家重視。
身為一位時常在企業與大學院校教授數位行銷與企業營運的講師,我除了時常跟大家分享最新的資訊科技與行銷趨勢,也不忘跟臺下的學員們灌輸數字觀念。但有趣的是,每次談到數字思維的相關議題時,大家不是一副退避三舍的模樣,就是一邊搖頭一邊跟我說:「救命啊,我的數學八百年前早就還給老師了!」
我相信這個場景大家都不陌生,其實許多朋友也都知道數字觀念的重要性,更有人會希望自己能夠擁有多一點運用邏輯思維的能力。無奈卻因為過往的刻板印象而糾結不已,這時或許可以參考本書作者深澤真太郎的建議──嗯,何妨暫時先忘掉學生時代的算術或數學呢?
其實,數學沒有大家想像得那麼難,而數字思考的能力也絕對是每個人都可以養成的。舉個我在網路上看到的例子好了,考驗一下您的數字能力如何?
還記得我們小時候在雜貨店買糖果的美好回憶嗎?每顆五彩繽紛的糖果外頭,都包著一張糖果紙,如果一顆糖果賣一元,而三張糖果紙可以換一顆糖果⋯⋯請問如果您目前手中有十五元,最多可以吃幾顆糖果?
我把這個問題分享在自己臉書的塗鴉牆上,很快就得到了很多有趣的迴響。有人用數學公式推導答案,還有朋友從家長的角度來思考該不該吃糖果⋯⋯甚至,也有朋友直接畫圖圖解,可說是一目瞭然!
言歸正傳,如果我們平常就可以培養敏銳的數字力,不僅能夠獲得更多的工作成果,在職場上的工作過程也會變得更輕鬆。而這本書,就是在這樣的場景之下應運而生。
換言之,大家不必把《寫給上班族的數字力思考法》這本書視為艱深的數學讀物,而只需要按照作者的方式,便可以輕鬆找到在工作中運用數字的方法!此外,作者也不忘提醒我們,在評估或分析任何事情的時候(甚至包括目標的設定),都應該試著數字化。
日本蔦屋書店創辦人增田宗昭,曾經說過一句讓人印象深刻的話。他說:「不懂數字的話,自然就無法理解市場。」
要知道,在職場上我們常有許多機會需要做決策,而在這個瞬息萬變的年代,倘若沒有數字思維作為支撐,往往很容易誤下判斷,給企業或個人帶來偌大的損失與影響。與其事後懊悔不已,我倒覺得大家不如從現在開始多培養一些數字與邏輯的能力。
所以,近年來我不但涉獵很多不同領域的商管書籍,也常自掏腰包四處去上課充電。嗯,如果您覺得下班之後還要四處奔波趕去上課,實在太累的話⋯⋯那麼我很樂意跟大家推薦一個簡單的方法,那就是可以把深澤真太郎這位商務數學專家的新書《寫給上班族的數字力思考法》買回家,有空就翻閱幾個單元,我相信會讓您有很不同的感受。
這本書中既沒有複雜難懂的數學公式,也不談深奧繁複的人生大道理,作者卻能從日常生活中的不同面向出發,帶給讀者朋友們多元的思考啟迪。這的確是一本難能可貴的好書,我很誠摯地向您推薦。
對了,關於前面提到的糖果問題,您是否已經算出答案了嗎?答案揭曉,可以換到二十二顆糖果噢!如果您有興趣研究正確的算法,或是想參考不同朋友們的互動與解答結果,來一探究竟吧!
「做最棒的自己」、「內容駭客」網站創辦人 鄭緯筌

目次

推薦 不懂數字,就無法理解市場
前言 只要知道訣竅,任何人都能在職場上「善用數字」

序章 社會新鮮人請先做到這幾點
1 先忘掉學生時代的「算術.數學」
2 把數字當成「文字」使用
3 計算是以「組合文字」來思考

第一章 社會人士日常工作中應具備的基本數字概念
◎「淨收益三億日圓」很厲害嗎?
1 工作中使用的數字只有兩種
2 多數人都搞錯!「與去年同期比」以及「成長率」
3 只有「%」並不構成正確資訊
4 配合對方的標準改變數字
5 把「非數字的資訊」改成「數字」
專欄① 社會人士的必備工具──「計算機」

第二章 邏輯思考法讓你確信自己「已經思考周全」
◎確實思考,確實說明
1 先確認「前提」,再站在工作的起跑線上
2 使用「數學語言」就能夠以邏輯思考並確實說明
3 自問「為何會這樣」與「因此」
4 養成「一分鐘摘要」與「一行摘要」的習慣
5 任何人都能簡單決定的「加權計分評量」
6 有能力的人才會!把「價值」轉換成數值的技術
7以「假設」與「乘法」掌握大略數字
專欄② 任何人都認可的決定方法

第三章 利用數字報告.提出意見,讓他人另眼相看
◎該如何配合TPO才好?
1 以「資訊→數字→資訊」的順序報告
2 靈活區分「傳遞數字」與「以數字表達」的差別
3 以「平均數」與「比率」表達意見與依據
4 報告進度所需的數字
5 區分使用「精確數字」與「約略數字」
6 選擇可傳達的數字與無法傳達的數字
7讓對方能夠瞬間瞭解狀況的傳達方式
8 文件要使用「逗號」與「單位」
專欄③ 不使用「一點」

第四章 靈活運用資料,輕鬆讀取數字的七項基本規則
◎任何人都能夠讀懂資料
1 先找出「傾向」與「異常」
2 不要就原始資料直接閱讀
3 透過「平均數、中位數、眾數」顯示資料的特性
4 以「平均數±標準差」的數值呈現資料的分布樣貌
5 把標準差當成目標值以提高品質
6 利用「標準差÷平均數」做相對評量
7 任何人都能使用的解讀數據資料「五步驟」
專欄④ 柴比雪夫不等式

第五章 連前輩也不見得會!使用數字與圖表製作資料的訣竅
◎這份資料感受不到你的「工作熱忱」
1 以「想表達什麼?」為根據選擇圖表
2 一個圖表只附加一個訊息
3 利用散佈圖可一眼看出相關性
4 建立可瞬間傳遞多項訊息的圖表
5 以一條直線傳達訊息的製圖訣竅
6 利用瀑布圖一眼看出「進」與「出」的狀況
專欄⑤ 身邊可取得的商業資料範本

第六章 「沒有傳達」等於零!使用數字做簡報的技術
◎做簡報真的好難啊!
1 以「3-1-3」架構準備簡報
2 重視標準而非印象深刻
3 區分「呈報資料」與「補充資料」
4 只有「數字」就能夠慢慢地說明
5 填入資料的「表格」要施以自然妝容
6 目標是「七十五%的認同」而非「百分百的理解」

結語 這是協助縮短「你」與「數字」距離的一本書
〈附錄〉Excel操作法

書摘/試閱

把「非數字的資訊」改成「數字」
■以數字表達意義模糊的文字
在「轉換」這個關鍵字上,還有一點要先說明。前一單元的內容是說明以其他數字取代原來的數字。不過,在工作中也需要以數字取代非數字的資訊。
舉例來說,營業額、工作人員數量、薪水、通勤時間等,從一開始就是以數字呈現。但是,在職場上還有許多事情是無法像這樣直接以數字表達的。
例如以下幾個案例。

「這件事要盡快處理。」
「稍微打個折扣就可以大賣特賣了。」
「我會努力的!」

以上都是正向且積極的說法。但是應該不是只有我一個人質疑「具體來說到底指什麼?」
所謂「盡快」是指到什麼時候為止?「稍微」是指可以折扣多少?「大賣特賣」的程度有多少?另外,具體來說,什麼事做到什麼樣的程度才算「已經努力過」?
假如你的主管是優秀的商務人士,你一定會受到主管如此指摘。
把非數字的文字轉換為數字──只要是身為商務人士,就應該具備這樣的工作技能。

■自問「是多少?」
真要實踐起來一點也不困難。在對方質問你「具體來說是多少?」之前,就先自問「具體來說是多少?」然後轉換為大概的數字,就是如此而已。

「這件事從現在起兩小時內會處理完畢。」
「最多降十%,以每天五十個的速度銷售。」
「這個月有前輩陪同接的訂單比上個月多十筆,其中有兩筆由我主導洽談。我會努力加油,目標是簽下其中的一筆訂單!」

與上一頁的文字敘述相比,哪邊的職場對話比較精準,不言可喻。
把非數字的敘述轉換成數字,就是這麼一回事。

■如果被問到「是多少?」你就出局了
我有許多機會在企業研習課程或公開講座中,聽取學員的說明或簡報。但是,針對他們發表的內容,我總會再三地詢問:「具體來說到底有多少?」
有人會詞窮,偶爾也有人會明顯露出厭惡的表情。因為這是我的工作,所以我也會有意地一再詢問。
我一再詢問的另一個理由,是當他們回到工作岡位時,主管也會問他們相同的問題,為了預防他們得到負面印象或評價,所以我不得不在現場一再詢問。

「在職場上,如果被問到『是多少?』你就出局了。」

如果抱持著這樣的警戒心態面對工作,基本上就不會犯錯。
因為一旦被問「是多少?」,就證明你沒有轉換應該轉換為數字的資訊。
所謂基本工作絕非困難工作,也不是你做不到的工作。而是去留意很容易就不小心犯錯的地方。
還有,避免那些只要肯動手就可以,卻不願去做的「怠惰」,僅此而已。

■有意識地把數字加入對話之中
我個人非常推薦在商業對話中多多運用數字,我稱這種對話是「數字會話」。
利用數字說話,所以稱為「數字會話」。這樣的會話內容,從小朋友到大人都能夠理解,而且數字也是全世界流通的共通語言。特別是在商場上,數字可以說是極重要的要素。
現代雖號稱為全球化時代,但大部分的人卻只注重英語力而忽略數字力。事實上,後者才是為你與他人帶來差異的工具。將在未來時代活躍的社會新鮮人們,請務必學好「數字會話」。


以「資訊→數字→資訊」的順序報告
■報告要盡量使用數字
第三章的主題是「報告.連繫.討論」。
在工作中,「報告.連繫.討論」是非常重要的溝通手段。因此,也希望各位要注意「報告.連繫.討論」的正確做法。
舉例來說,當主管要求「簡單報告一下上週的業務狀況吧。」你就不能說:「目前正往目標前進,感覺很好。就跟我預測的一樣!」
雖然這只是一個例子,不過如果報告內容如下面舉的例子,就很理想了。

「正朝著目標前進。我們的目標是六百萬日圓,目前實績已經有六百五十萬日圓。看起來消費者對於新產品的反應還不錯。」

或者主管向你確認「昨天交辦的事情,進行得如何?」你也應該以下面的方式回覆。

「真的很抱歉,我這禮拜底交件可以嗎?目前大概只完成五十%。我會以最優先的順位盡快處理。」

這兩個報告案例的共通點:一個是使用數字,另一個是使用「三明治模式」。

■使用三明治模式的理由?
三明治模式是什麼?還有為什麼這種傳遞訊息的方法比較好?以下讓我詳細說明。
請觀察前者的回答內容。
一開始說出「朝著目標前進」這樣的正面訊息。如果你這麼說,對方當然會覺得「真的是這樣嗎?」
因此,接下來就要提出具體且正確的數字來回應對方的疑問。接著,為了回應對方最後一定會產生的疑問:「那麼對於那樣的情況,你的想法為何?」你就要主動補充自己的想法或意見等資訊。
總之,三明治模式就是針對對方內心會產生的疑問依序回答的模式。如果採取這樣的傳遞方式,所要傳遞的訊息就會迅速進入對方腦中。
特別是面對主管等上級人物,若以這種模式傳遞,對方不用東問西問就能夠獲得所需資訊,是一個很有用的方法。

■就如「數學公式」般地運用
當主管或前輩要求你報告時,如果判斷應該使用數字說明,請務必像套用數學公式般地使用「資訊→數字→資訊」模式說明。
先回答對方的提問,再以數字這種極為具體的語言說明,最後再提出自己的想法或意見。在職場上,採取對於主管而言有用的傳達方式是很重要的。還有,讓主管簡單易懂地瞭解你的狀況,這對於社會新鮮人而言,也是非常重要的工作之一。


讓對方能夠瞬間瞭解狀況的傳達方式
■主管的上面還有主管
請想像你的直屬主管部長與社長的情況。
假設社長想知道第一線的工作狀況,會先要求部長報告吧。但是部長並沒有時時掌握部下的詳細工作狀況,所以就會詢問最瞭解現場狀況的部下,也就是你。
假如部下的報告內容非常模糊:「是的,一切都非常順利!」則部長就無法對他的主管,也就是社長報告確實情況。
社長工作繁忙,總是希望對方的報告能夠幫助他在最短的時間內瞭解整體狀況。若是這樣的情況,部下就需要具體且重點式地提供資訊。
如果提供那樣的資訊給主管,主管就能夠原封不動地直接把接收到的訊息提供給社長。
若想做到這點,請掌握以下兩個重點使用數字。

①使用對方習慣的標準。
②意識著傳達訊息時的「一&二原則」。

■使用對方習慣的標準
首先是①,換言之就是使用對方一聽就懂的數字。例如「不良率是零點零四%」,或是說明「一萬個產品中會出現四個不良品」,選擇哪種說法要依對方的習慣而定。「一年營業額是七點三億日圓」,這對經營者而言一聽就懂,但是如果面對第一線員工,就可能要說「一天的營業額是二百萬日圓」。報告使用的資訊就是「簡報內容」,所以當然要選擇對方習慣的標準。
還有,事先掌握對方習慣的標準,訣竅只有一個,那就是平常就要注意對方的說話內容。
例如隨時都會說「與去年同期比」、「與上月同期比」的人,任何事都會希望對方可以用跟去年(上個月)「比較」的標準來說明。
嘴巴說出口的話可直接顯示出那個人的價值觀。請務必從平常的相處中,留意主管或居上位的經營者的說話習慣。如此一來,就可以瞭解應該以什麼樣的標準傳遞訊息。

■傳達時的「一&二原則」
其次是②的「一&二原則」。傳遞資訊時,建議「一句話中放兩個數字」,我稱之為「一&二原則」。
舉例來說,如果只講「營業額五百萬日圓」,不知道這個數字是好是壞。不過,如果說「營業額五百萬日圓,占預算八十%」,這個數字就屬於值得讚賞的數字。一般來說,職場上只靠一個數字難以掌握情況,包含兩個數字的資訊較能夠正確掌握真實狀況。
你所提供的數字會直接傳送給主管的主管,有時候甚至會直接傳給公司高層。也就是說,就算是間接傳送,你也有機會將數字傳達給公司高層。
數字是職場上的共通語言。數字之所以被視為重要,理由就在於此。


不要就原始資料直接閱讀
■沒有人會想看數據多的資料
看著填滿數據的表格讓人倍感壓力。
例如,前一單元所舉的加班時間案例,應該也需要縱橫移動視線觀看數字、比較數字吧。看著表格,你的內心會產生什麼感覺?是否會覺得煩躁不安?
在工作場合中,必須面對比這個表格塞滿更多數據的資料,實在很難讓人對於「解讀數字」產生正面心態。
不過,針對那樣的心態,還是有讀取數字的簡單方法,讓任何人都能夠瞬間解讀數字。

■花功夫把數據轉換成圖表
在這裡要不厭其煩地再次強調,「解讀數字」的訣竅是找出「傾向」與「異常」。也就是說,如果找到「傾向」與「異常」,表示「解讀數字」的作業已經完成九成。
因此,把數據轉換成容易找到「傾向」與「異常」的狀態,再來解讀就可以。若想把數據轉換成容易發現「傾向」與「異常」的狀態,只有一個方法。
那就是把數據轉變成圖表。

× 就原始資料閱讀。
〇 先把數據轉變成圖表。

將前一單元提到的加班時間的數據資料轉變成圖表後,就容易看出「傾向」與「異常」。光是這麼做,數據的狀況就可一目瞭然(一二七頁圖)。
我在民間企業工作時,如果屬下製作寫滿數據的資料,我一定會要求他們把數據「做成圖表」。身為主管的我必須正確讀取屬下呈給我的數字,若想做到這點,就得利用圖表掌握,而不是一個數字一個數字地核對解讀。

■擅長分析者的工作術
另外,在指導企業研習課程時我也發現,平常在工作中被視為擅長解讀數字的人,就算無須指示,也有很高比率的人會「先製成圖表再解讀」。
而愈是對數字不敏銳的人,就愈是會放任數字排列得密密麻麻,然後以痛苦的表情努力觀看數字。看到他們的模樣,我總覺得非常遺憾。

■「把數據轉換成圖表」是專家也在使用的技巧
各位一定要做到的,就是先把大量的數據資料整理成一目瞭然的狀態,然後再來解讀。
某位數據分析專家也曾經說過「分析時先使用眼睛」。總之,這是專家也會使用的基本技能。
初學者如果能夠學會專家使用的基本技能,其實就已經足夠了。
我再強調一次,把數據轉換成圖表,是任何人在短時間之內都能夠簡單辦到的。請從明天起就開始身體力行吧!


以「想表達什麼?」為根據選擇圖表
■三個基本圖表:直條圖.折線圖.圓形圖
本書前面已經出現過好幾種圖表。在此之前,許多人製作資料時,可能已經用過多種不同圖表了吧。不過,正因為大家都把製作圖表視為理所當然,所以如果不瞭解基本做法,就會在無意中出糗。
因此,本章將介紹製作資料時使用的「圖表」之製作方式與步驟。切莫因為「自己已經會用」就覺得放心,一定要練好基本功才行。
首先,我整理了職場上頻繁使用的三種圖表及其用途。當然,情況各有不同,不過可以先依照此基本原則使用。

直條圖:比較大小時使用。
折線圖:呈現變化時使用。
圓形圖:顯示比率時使用。

■選擇標準是「你想表達什麼?」
舉例來說,某事業一週的每日營業額分別以三種圖表呈現(一六五頁圖)。〈圖表A〉容易傳達週末營業額比平日低的訊息,〈圖表B〉容易傳達從週一到週日營業額逐漸降低的訊息,〈圖表C〉則清楚看出每日營業額占總營業額的比率。
總之,想呈現「〇〇較大(小)」等比較資料大小時,使用「直條圖」;想顯示「逐漸增加(減少)」等變化時使用「折線圖」;想一目瞭然看清楚比率時,使用「圓形圖」。
重點是,得先決定想透過資料表達什麼訊息,自然就可選定圖表,不可隨意想著「來用哪個圖表好呢?」,基本原則一定要確實掌握才行。

〈BAD〉
「這個資料要做成什麼圖表好呢?」
→「折線圖簡單易懂。不,還是用直條圖吧?」
→「感覺直條圖看起來比較醒目……」

〈GOOD〉
「我想透過這份資料表達什麼呢?」
→「下降趨勢的這個事實。」
→「那麼就選折線圖吧。」


以「3-1-3」架構準備簡報
■所有工作都是針對「簡報」進行
第六章的主題是簡報。我把這個主題擺最後,理由是一般工作的最終階段可能都是以簡報作為結束。
就算是進公司第一年的新人,一定也有機會對主管說明某些事情以獲得主管同意。例如在公司尾牙請主管領頭乾杯,這也是重要的簡報。
使用數字或邏輯等語言、提高「報告.連繫.討論」的品質、讀取數據資料或是反過來製作資料等,本書前面介紹的這些作業,應該都是為了最後對主管或客戶做簡報,以獲得「我懂了」或是「OK」等肯定的答覆。而簡報這麼重要的工作也一樣會因為使用數字而驟然提高品質。

■簡報到底是什麼?
說明做簡報的方法之前,讓我先以一句話定義簡報。不過請記得這始終是本書下的定義。

「傳達自己的主張給對方,並在短時間之內獲得對方同意的行為。」

此定義中有三個重要的關鍵字,分別是「主張」、「短時間」、「同意」。首先,每個簡報一定都有主張。如果只是陳述某件事實,那只是單純的說明而已。更進一步地,簡報對象可能業務繁忙,如何在短時間內結束簡報就成為關鍵重點。還有,目標一定是獲得對方的同意。我再強調一次,單純的說明稱不上是簡報。
根據上述的定義,以下將介紹準備簡報時應該依循的架構。

■以「3-1-3」架構建立簡報
我因為工作的關係,經常有機會做簡報。我在準備簡報時,一定會利用「3-1-3」架構設計簡報。

3:三分鐘結束 (短時間)
1:鎖定一個主張傳遞 (主張明確)
3:該主張的依據不超過三個(對方能夠理解)

各位是否察覺這個「3-1-3」架構連結了前面的定義?這個「3-1-3」架構是從公司新人到經營者,所有商務人士都應該掌握的簡報基本原則。
舉例來說,假設為了加強業務能力,想參加外面舉辦的一日研討會。為了獲得主管同意,你必須向主管做簡報。

3:「部長,現在可以給我三分鐘的時間嗎?」
1:「其實,我想參加外面舉辦的一日研討會。」
3:「研討會可以彌補我不足的知識。透過知識的運用,可以更加熟練製作會議資料的技巧。研討會的日期我剛好比較有空,不會給其他同事帶來麻煩。」

特別是剛進公司不久,比起在數人面前操作投影片做簡報,像這樣以主管為對象的「小簡報」機會應該占絕大多數吧。因此,請把這個「3-1-3」當成公式確實準備,挑戰三分鐘結束的小簡報吧。

■要用「3-1-3」×2而非「6-2-6」
順便提一下想傳遞的事情有兩件時的做法。如果因為有兩個主張,所以架構設計成「6-2-6」,這樣極可能會模糊簡報的焦點。
所以不應該採用「6-2-6」的架構,請以兩個「3-1-3」的架構準備簡報。始終都要把「三分鐘-一個主張-三個依據」當成一個基本架構思考。
例如本書有兩百多頁的內容,分散在數章之中,每章就是一個主張。各章之下再區分為更詳細的項目,這樣讀者容易閱讀,我的主張也容易傳遞。
另外,瞭解了簡報是由各細項組成一整個區塊的概念,就算主管提出意料之外的評論,你也能夠回到原項目,重新再以「3-1-3」的架構說明。
對做簡報感到不安的商務人士,請務必從準備階段開始就要用心思考。

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