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  • IBM部長強力推薦的Excel 商用技巧:用大數據分析商品、達成預算、美化報告的70個絕招!(熱銷再版)

  • 系列名:Smart
  • ISBN13:9789578710757
  • 出版社:大樂文化
  • 作者:加藤昌生
  • 譯者:李貞慧
  • 裝訂/頁數:平裝/224頁
  • 規格:23cm*17cm*1.3cm (高/寬/厚)
  • 版次:2
  • 出版日:2020/06/10
  • 中國圖書分類:財務管理;經營財務
  • 促銷優惠:新書特惠
定  價:NT$300元
優惠價: 79237
可得紅利積點:7 點

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商品簡介

作者簡介

目次

書摘/試閱

全圖示╳全解說

無論是大數據、物聯網,
還是推特、臉書上沒秩序的發文,
你都能用超強的Excel技巧,
0.1秒內看穿獲利契機,做出最佳決策!


‧每次用Excel製作圖表總搞得頭昏眼花,難道沒有輕鬆有效的方法?
‧怎樣學會「商業分析」的專業技能,看透大量繁雜的資料與數據?
‧如何解讀Excel資料做出結論,讓簡報充滿說服力,導出好決策?

  AI時代來臨,商務情報、社群網站、電子郵件……全球資訊量暴增,唯有能掌握資訊,才可以在商戰中勝出。因此,不管大企業還是小公司,不論主管還是員工,都得學會Excel商用技巧,來活用大數據與資料,才能成為「數據智慧型」的公司和人才!
 
◎日本IBM部長,親自傳授Excel商用技巧
  本書作者加藤昌生曾擔任日本IBM商業分析部門的培訓部長,他精通企業管理系統、商業資料分析、AI與IoE/IoT,並時常幫助企業經營者或管理幹部解決疑難。過去在一次工作會面中,受到APPLE創辦人賈伯斯的鼓勵期許:「要成為全球認可的商務人士。」
  為了讓大家也成為全球認可的商務人士,加藤昌生特別傳授70個Excel絕招,教你做出易讀易懂的商業報告,並導出最佳決策。就算是初學者,也能迅速上手!本書特色是以全圖解的形式,逐步解說Excel的基礎知識、商業分析技巧、圖表製作訣竅、重要函數公式,更帶領你實戰演練如何解決問題。

◎超實用!Excel不只是做圖表的工具,更是商務分析的武器
不需要多花錢買特殊軟體,用Excel就能解析營收、顧客、存貨等資料。
・想透過分析找出解決方案,得會準備資料、加工資料以及……
・資料五花八門怎麼辦?要驗證是否合邏輯,再擬訂分析腳本。
・商業分析的目的是建立高精度假說,得思考相關關係與因果關係。

◎超圖解!想讓圖表自己會說話?用Excel就不再白搭沒人理
把資料視覺化,上司、客戶或同事0.1秒就能理解你要表達什麼。
・符合「3S原則」,表格和圖形要做得簡單、直接又聰明。
・懂得用「樞紐分析表」,處理大量資料也輕而易舉。
・想同時呈現資料的數量、變化與比重?製作「儀表板」便一覽無遺。

◎超簡單!Excel函數好多該怎麼用?只要學6組就搞定所有計算
與其慢慢KEY數字又累又易出錯,還不如學會利用函數提升工作效率。
・想學會Excel的計算公式,只要記住加減乘除「四則運算」就行。
・必備Excel函數有6大類:合計、計數、平均、搜尋……。
・冒出「#」好無奈?常見錯誤訊息有8種,按照處方就能排除。

◎超清楚!商業分析如何實戰應用?IBM部長一步步示範給你看
透過實際範例,教你解讀產品銷售、營收與獲利,並模擬如何增加業績。
・決定目的:分析產品和銷售地區,提出今後的對策。
・蒐集資料:針對所需求結果,考量分析腳本與必要資料。
・確認資料:驗證資料的正確性,處理成容易分析的型態。


【本書特色】
・教你分析獲利、存貨、銷售、社群網站……,做決策更精準。
・根據使用目的解說6類函數,讓你計算數字又快又準確。
・針對8種常見的錯誤訊息,提供解方幫你輕鬆排除問題。
加藤昌生
  1957年出生於日本東京。成城大學畢業後,曾任職大型日系電機、電子製造商,從事海外大型電腦公司的電腦周邊設備OEM業務。1999年以後,曾在外商IT公司的售後服務部門擔任主管,以及在日本IBM商業分析部擔任培訓部長。2012年9月離開公司,自行創業設立i-EdGE公司。
  在企業管理系統(ERP、CRM、SFO等)與資料庫領域造詣頗深,積極鑽研商業數據分析、人工智慧(AI)與IoE/IoT領域。從1980年代麥金塔版本開始,便持續使用Microsoft Excel軟體,以Excel進行商業資料分析的經驗極為豐富。

李貞慧
臺大工商管理學系畢業,日本國立九州大學經濟學碩士。取得中國生產力中心中日同步口譯人才培訓研習班結業證書,擅長中日對譯,目前專職從事醫學、核能、光電、機械設備、電機工程、金融商業、美容等的口筆譯工作。
譯作有《金牌律師教你誘導人心的66個回話藝術》、《選股的技術》、《工作一定要用到的統計》、《一人開公司也能搞定的財務管理實務》等。
先行智庫╱為你而讀執行長 蘇書平
惠譽會計師事務所會計師 鄭惠方

前言 AI時代來臨,你我都得學會Excel進行大數據分析

世界越來越像是地球村,現在各位的競爭對手是亞洲和世界各國的商務人士,跟我剛進社會時完全不同。我20多歲時,由於工作的關係,有幸和蘋果電腦創辦人賈伯斯閒聊。當時,他對我說的話影響了我往後的人生。他說:「你一定要當一位全球認可,而不是只有日本認可的商務人士。」
1980年代中期,我在美國加州的庫比蒂諾(Cupertino)接觸到微軟公司的Excel。當時,我接觸到的是蘋果公司的麥金塔(Macintosh,簡稱Mac)版Excel。Excel的前身,是名為「Multiplan」的試算表軟體,從那時候開始,Excel和試算表軟體陪伴我度過一段漫長、快樂的職涯。
Excel也是一種試算表軟體,最大特徵便是「沒有特徵」。換句話說,就是任何人都能輕鬆上手。
1980年代中期到今天的30年間,Excel的功能不斷擴充,現在已是眾所周知、商務上不可或缺的套裝軟體。特別是Windows版問市之後,相關的功能擴充更是令人瞠目結舌。目前最新的版本是Excel 2016,本書便是根據這個版本撰寫而成。
最近,越來越多的大企業高階主管或是中小企業經營者,向我諮詢IT相關問題,內容不外乎是「想把數據資料運用在經營上」、「想導入AI(人工智慧)」、「想開始投入IoT(物聯網)事業」。不過,卻不知從何下手。
這3種煩惱其實有一個共通點,那就是數據資料(而且是龐大的數據資料)。最近流行的AI,便是所謂的「大數據(Big Data)+機器學習(Machine Learning)」,因此沒有大數據就等於是空談。包含社群網站、電子郵件與網頁等在內,全球的數據量爆增,已是10年前無法想像的數量。如果說今天是「唯有能掌握數據資料,才可以在商戰中勝出」的時代,一點也不為過。
由此可見,從現在到未來,經營事業成功的關鍵就是處理商業資料的能力。我建議經營者與管理階層盡早教育員工,建立以數據資料導向的組織,成為數據智慧型公司。想成為數據智慧型公司,員工能力是最重要的課題。從員工的角度來看,具備處理商業資料的能力,可以讓自己更有優勢。
本書將說明如何「運用Excel進行商業資料分析」,這是學會處理商業資料的第一步。一開始從簡單地方著手是成功的祕訣。利用職場上不可缺少的工具,也就是唾手可得的Excel軟體來分析公司資料,有助於培育員工處理商業資料的能力。
希望本書能協助各位,跨出分析商業資料的第一步。請務必好好運用本書。
前言 AI時代來臨,你我都得學會Excel進行大數據分析

第1章 想超越別人?首先要學會活用Excel
Excel是必備基本功
1. 企業與個人擁有「數據智慧」,才能創造驚人績效
2. Excel不只可以製作表格,更是解讀資訊的利器
Excel讓資料更有價值
3. 資料不論是少量、海量還是雜亂,通通可以處理
4. 連推特、臉書上沒秩序的發文,也能進行分析
5. 解讀營收、顧客、存貨、促銷等資料,做決策更精準
6. 不必研讀艱難的統計學,只要會用Excel做分析就行
掌握商業數據分析的精髓
7. 製作Excel資料,能同時達成個人與團隊的目標
8. 分析不能脫離現實!得考量實際工作流程
9. 想用分析找出解決方案,必須具備3種能力
10. 從提見解、訂假設到做驗證,多操作流程才可熟練
11. 如何提升分析效率?先確認目標再動手
12. 五花八門的資料得驗證是否合邏輯,再擬訂分析腳本
13. 資料會不斷變動,商業分析需要建立良好循環
14. 用「鳥眼」俯瞰全局,用「蟻眼」檢視細節
學會商業分析思考法
15. 擬定假設,要同時思考「相關關係」與「因果關係」
16. 【案例】用Excel分析都市氣溫與月份的相關關係
17. 【案例】開學、書包與書桌的熱賣,三者有何關係?
18. 從分析資料到擬定假設的過程,共有7個步驟

第2章 Excel高手都知道的5個技巧,你怎麼能不會!
只有10%的人做得出的完美表格,一次教給你
1. 資料大家都看得懂才有用!符合「3S原則」是王道
2. 易懂易讀的表格,都是在行列、字型、數字下工夫
3. 活用色彩能讓資料更有看頭,該注意哪些重點?
4. 【練習】針對4項產品,製作3個月的營收表
5. 共享資料最怕無法讀取,這樣做就萬無一失!

第3章 製作會說故事的Excel圖表,最有說服力
資料必須視覺化
1. 資料不僅要方便閱讀,更要容易理解
資料製作成表格
2. 確認資料檔案的格式,再轉入Excel
3. 將資料轉入Excel,有2種方法
4. 取得CSV檔的資料時,該如何匯入Excel?
5. 懂得運用「樞紐分析表」,處理大量資料也不怕
6. 樞紐分析表的準備(1)讀取資料有3原則
7. 樞紐分析表的準備(2)製作表格有3步驟
8. 樞紐分析表的製作(1)3步驟將表格轉化為資料
9. 樞紐分析表的製作(2)6步驟統計商品的營收
10. 樞紐分析表化為圖形更一目暸然,該怎麼做?
資料轉化為圖表
11. 檢視與繪製圖表,必須留意4件事
12. 交叉分析表是製作圖表的基礎,出錯就不能轉換
13. 繪製圖表時操作細節,可以誘導閱讀者的印象
14. 直條圖、折線圖或圓餅圖,各有何特色?
15. 根據分析目的,可繪製2種圖表再加以組合
16. 想同時呈現變化與比重?做儀表板便一覽無遺

第4章 只要學會6組商用函數,工作效率就加速
搞懂基礎知識,不必恐懼函數
1. 想學會使用Excel公式,記住四則運算就妥當
2. 只要事先設定公式,系統就會自動計算
3. 函數一點也不難,還能避免出錯、縮短時間
4. 活用函數,是提升工作效率與生產力的手段
5. 要加快操作速度,用鍵盤輸入取代滑鼠即可
6. 商務常用函數有6大類,根據目的來搭配
7. 函數有2個部份,就是「函數名稱」與「引數」
8. 記住最基本的SUM函數,加總工作一鍵搞定
6組不可不知的運算函數
9. 加總功能與應用:SUM、SUMIFS……
10. 計算數目功能與應用:COUNT、COUNTIF……
11. 平均功能與應用:AVERAGE、AVERAGEIF……
12. 分岐功能與應用:IF
13. 搜尋功能與應用:VLOOKUP
14. 數值加工功能與應用:ROUND
熟練問題解決對策,再也不困擾
15. 以YEAR、MONTH函數,區分年度與月份
16. 使用DAY函數,可以擷取出某個日期的資料
17. 用ABS函數顯示存貨數量的絕對值,庫存管理不費力
18. 冒出「#」好無奈?常見錯誤有8種,這樣因應就對了
19. 想正確顯示數值或文字,可用撇號或定義儲存格格式
20. 出現「指示錯誤」圖示,點選就能獲得修正建議
21. 看到「循環參照」警告,遵循5步驟即排除計算錯誤

第5章 實戰演練:用Excel分析導出結論、做出決策
實作營收與獲利分析
1. 掌握獲利現況,管理不再糊里糊塗!
2. 了解營收、成本與獲利的概念與關係
3. 決定目的:分析產品和銷售地區,提出今後的對策
4. 蒐集資料:針對需求結果,考量分析腳本與必要資料
5. 確認資料:驗證資料的正確性,處理成容易分析的型態
6. 分析現狀:思考比較前提,分析達成率和營收比重
7. 模擬營收:樹立今後的目標,研擬達標計畫
8. 繪製報表:製作報告與儀表板,分享預測結果
9. 制訂方案:決定行動內容、負責人與執行期限
實作產品銷售分析
10. 用ABC分析將商品分為3等級,提升精確度
11. 以累計結構比,發掘具備暢銷潛力的商品
12. 透過帕雷托圖,看出80%營收來自哪些商品
13. 【練習】以ABC分析,找出蛋糕店的主力商品
14. 帕雷托圖有標準、集中與分散3類,各有商品策略 
15. 【練習】依據ABC分析結果,繪製帕雷托圖
16. 【案例】用貝式分析,調整消費者性別辨識的模型

結語  從知識、技巧到智慧,讓Excel成為你的工作武器
第1章 想超越別人?首先要學會活用Excel
9. 想用分析找出解決方案,必須具備3種能力
在進入公司或組織後,你周遭存在各式各樣的數據資料。分析資料、找出問題點,並摸索解決方案,這不只是管理階層或資深員工的工作。
現今,人人都可以輕鬆運用Excel或數位資料分析工具,因此新進員工也被要求善用資料讓工作順利進行。
想在工作場合中活用商業資料,必須以下3種能力:準備資料的能力、加工資料的能力、分析資料的能力。只要具備這3者,就可以進行商業資料分析。
準備資料是指,準備分析銷售趨勢或獲利率等時需要的資料;加工資料是指,將資料加工成視覺化的形式;分析資料則是指,分析製作的表格,導出結論,並依此做出決策。
如果你的目標是成為資料分析師或資料科學家,必須具備統計、IT、業務洞察力和現場力,門檻更高。不過,這些都是努力便能學會的技巧。


10. 從提見解、訂假設到做驗證,多操作流程才可熟練
商業資料分析最主要的目的,是充分運用統計知識、IT技術、業務洞察力,甚至是現場力,發現任何有助於公司成長或組織發展的見解。請各位務必牢記在心這一點。
此外,根據資料分析獲得的見解來建立假設,也很重要。若只停留在發現見解的階段,等於什麼都沒做。最後,還要在現場驗證假設。
這一連串流程的第一步,便是用Excel進行商業資料分析,請各位努力學習使用這項工具。只要多練習商業資料分析,就會越來越順手。資料加工或分析的方向正確,分析的次數越多,就越能掌握箇中訣竅,熟能生巧。


11. 如何提升分析效率?先確認目標再動手
想根據資料分析獲得的見解來建立假設,在進入分析作業前必須確認一件事。這件事跟前文提到的工作流程有關,那就是要弄清楚:「為什麼要進行商業資料分析?」
就算是因為主管的命令,也請養成習慣向主管請教做這件事的目的。比方說,分析營收相關資料,可能是要檢視銷售金額變化、獲利率或銷售數量等,目的都不一樣,要準備的資料、要編製的Excel資料或圖表等,都會隨著目的而有差異。
我們之所以浪費時間,多半是因為目的不明確。所以,只要弄清楚目的,效率自然提升。


12. 五花八門的資料得驗證是否合邏輯,再擬訂分析腳本
確認分析目的之後,要蒐集必要資料,等蒐集到一定程度,必須設計「將哪些資料或計算結果視覺化」,或是「什麼是適當的分析產出」等。若資料不足,要思考使用哪種推論方法。這便是所謂的「設計分析腳本」。
蒐集資料時,也必須針對取得的資料型態、取得時間、取得方法、數值等,逐一驗證。換句話說,要驗證這些資訊是否真的適合分析。
有些資料不能用相同的標準來比較,因此在執行這個流程時要特別留意。另外,進行商業資料分析的內容,也得經得起邏輯驗證。



第5章 實戰演練:用Excel分析導出結論、做出決策
3. 決定目的:分析產品和銷售地區,提出今後的對策
假設2016年12月26日,你在電腦周邊設備製造商上班,手邊有一張紙條,上面寫著部門負責的3項產品在今年度的銷售狀況。然後,你收到主管的來信,要求你根據產品和銷售地區進行分析,並且針對「為了達成年度營收目標,接下來的3個月(1至3月)該怎麼做」提出報告。

?紙條手寫內容
‧A產品:4月1200、5月1600、6月2100、7月1800、8月1200、9月1300、10月2400、11月2200
‧B產品……
‧C產品……

你會怎麼做呢?
你要思考「分析腳本和需要的資料是否齊全」、「需要什麼樣的分析結果」等等。那麼,我們一起分析看看吧!


4. 蒐集資料:針對需求結果,考量分析腳本與必要資料
首先,針對想獲得的分析結果,思考分析腳本和需要的資料。請先試著列出重點:主管想知道的是,為了達成年度營收目標,2017年1至3月必須達到的產品別、地區別的銷售金額。簡單地說,就是要知道在哪個地區、哪個產品得賣出幾個才行。
  ‧想獲得的分析結果。
‧產品別必須達到的銷售金額。
‧地區別必須達到的銷售金額。

?必須有的資料
1、從2016年會計年度的4月到目前12月為止,產品別實際銷售金額。
2、從2016年會計年度的4月到目前12月為止,地區別實際銷售金額。
3、2016年會計年度的營收目標金額。

?最好有的資料
4、從2013至2015年這3年間,產品別、地區別的實際銷售金額。

紙條上已經有第1項資料,不過似乎不太精確,要確認一下。還沒有第2、3項資料,必須取得。第4項是為了參考1至3月的銷售趨勢,而需要的過去資料,因此也要蒐集。


5. 確認資料:驗證資料的正確性,處理成容易分析的型態
我們向幾個部門取得需要的資料,有些是Excel檔,有些是CSV檔。經過個別確認後,必須將資料加工成容易分析的形式。再確認資料內容,發現上司給的紙條有幾個錯誤。雖然這些錯誤不是很離譜,我們還是決定使用正確的資料。
最後,將產品別、地區別的銷售資料彙整成Excel表(如下圖所示)。至於單價,在編製產品主檔之後,用VLOOKUP函數代入。此外,計算合計值則運用SUM函數。
於是,目前的狀況如下頁圖所示。這是4至12月的資料,顯示過去9個月的狀況。下一節就分析這份資料。


6. 分析現狀:思考比較前提,分析達成率和營收比重
在根據銷售資料分析現狀之前,要先思考比較的前提。
1年過了9個月,也就是過了75%,因此現在的營收達成率至少必須有75%才行。
事實上,許多公司常依據過去的銷售成績來分析銷售趨勢,然後決定每個月的營收目標金額。在此,我們只考慮在1年的12個月中已過了9個月的狀況。
此外,檢視過去3年的銷售成績。確認在達成營收目標金額的年度裡,12月底的達成率是多少。根據資料來看,達成營收目標金額的年度為2013年和2014年,而2015年則未達標。
‧2013年:年間達成率109%,至12月底的達成率是101%。
‧2014年:年間達成率113%,至12月底的達成率是81%。
‧2013年:年間達成率84%,至12月底的達成率是59%。

再看看每個地區的狀況。因為是每個地區的達成率,所以和整體達成率不同。即便東京和沖繩的達成率相同,對整體達成率的貢獻度也不同。

?比較的前提
1. 檢視整體表現時,發現在達成營收目標金額的年度裡,至12月底的達成率超過80%。
2. 本案例不針對產品別進行銷售分析。

到目前為止,我們知道在達成營收目標金額的年度裡,至12月31日的達成率是75%以上。
接著,看看每個地區的銷售比率。只要有2013至2015年的銷售資料,便可以製作出下圖。從這張表可以看出,東京的營收約佔整體營收的50%。因此,要達成整體的營收目標金額,東京具有舉足輕重的地位。
現在,整理一下目前的狀況:
1. 至12月31日的營收達成率是67%。
2. 東京的營收達成率是66%。

依此看來,2016年度要達成營收目標金額應該有困難。若這樣順其自然,最後年度達成率會是多少?根據過去的銷售成績來預估,並以折線圖來表示銷售趨勢,會發現過去3年的3月業績都很好。所以,只要計算過去3年的1至3月的營收佔全年營收的比率,就能做出2016年度的預測(請見下表)。
1至3月的營收佔全年營收的18至32%,這其實是4至12月的營收達成率與100%之間的差額。2016年4至12月的達成率是67%,因此為了達成營收目標金額,1至3月必須銷售33%才行。
為了力求精確,應該盡可能取得過去5年的1至3月的平均營收達成率。比方說,假設過去5年的平均營收達成率是25%。
理論上會變成這樣:距離營收目標金額還少了98,450,000日圓。如果就此什麼都不做,最後的結果會很接近這個數字,所以必須思考因應對策。只要金額夠明確,更容易擬定對策。

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