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精準取捨:避開90%時間陷阱的高效工作術
定  價:NT$360元
優惠價: 79284
可得紅利積點:8 點

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商品簡介

作者簡介

目次

書摘/試閱

時間,不用硬擠!
「取捨」才是時間管理的核心,
聰明運用「選擇性放棄」,
專注在真正重要、值得你去做的事!
★日本暢銷商戰系列書,企業、媒體強力推薦★

修正常見錯誤觀念,輕鬆建立效率的正向循環
效率加倍/思緒清晰/自我提升/化解壓力/溝通順暢

【用20%觀念,帶來80%改變!本書收錄】
● 顧問診斷,幫助萬人判讀「輕重緩急」的工作術
● 時間陷阱40題,讓你每天省1小時的實戰練習
● 頂尖企業愛用「PDCA循環」的重點:回顧法
● 管理大師杜拉克的「系統化捨棄」,打造效率環境
● 高績效人士的時間救星:資料整理6大守則
● 外商高層絕不會犯的40條時間管理謬誤

► 只靠意志力,無法完成所有的事

世界是公平的,每個人1天都有24小時,有人在工作之餘投資自己,有人卻始終離不開辦公室。杜拉克說:「不能衡量,就無法管理。」正確觀念是自我強化的基礎。本書跳脫行事曆、會議、To-do List待辦清單的思考框架,提供了頂尖人士的取捨準則,幫助你優雅工作、穩定生活節奏。

► 時間,就該用來創造自己的價值

工作效率高的人,個人生活幾乎也相當多彩──他們從工作省下時間,用來豐富思考與人生,而他們創造的價值,最終又會回饋到工作,形成一種積極的正向循環。
本書將工作分為兩種,一是占了多數的「作業」,二是創造長久價值的「價業」。為了建立起正向循環,我們如何區分,面對時又該如何權衡?最重要的是,我們如何實際運用到生活上?

► 掌握「精準取捨」法則,揪出時間小偷

● 桌面乾淨有什麼好處?就怕「找東西」打斷了專注力。
● 埋頭工作的成就感會騙人?或許有些努力根本沒必要。
● 多數人都寫錯了!高手的To-Do List還會加上期限/所需時間。
● 只做自己擅長/喜歡的事?這可能降低效率卻不自知。
● 為何大人物愛用E-mail?善用技巧幫助你避開溝通地雷!
● 原創、求完美?打破「製作資料」的可怕迷思。
● 建立良性循環,別讓「突發狀況」成為壓垮你的最後一根稻草。

「這個時代的生存之道,就在於思考多樣性。休個長假,到外面的世界獲得知識與豐富觀點,為人生帶來刺激──精於時間管理的人,都知道工作外的時間不僅能豐富人生,最終也會回饋到自己的工作上。」
里央 周/商戰顧問.暢銷作家
Marketing I's株式會社董事長、關西學院大學專門職研究所經營戰略研究科副教授。活躍於東京電視台、朝日新聞、日經MJ、PRESIDENT等各大媒體,也受邀至各機構演講,如日本經濟新聞社、日刊工業新聞社、各級行政機關、扶輪社、獅子會等。
1962年生,大學主修經濟,後於美國印第安納大學取得MBA學位。職場經歷豐富,曾任亞馬遜、萬事達卡等大企業的行銷經理。2010年創業,專門提供中型企業行銷諮詢與研修課程,並舉辦經營講座。
主要著作有《商學院MBA最熱門的行銷課:用3個問題,99%的產品都賣得掉》、《莫名暢銷 業務超思考》、《偷懶的時間術》、《最速交出成果的時間戰略》等。


謝濱安
台大經濟學系畢業,曾任出版社編輯。

|前言|「精準取捨」讓人生更精彩!

「每天都加班,常常搞到要搭計程車回家。我也想跟別人一樣早點回家啊!」
「被工作追著跑,完全沒有自己的時間。」
「我的工時比其他人更長,成果卻似乎不如預期。」
我撰寫本書的動機,就是為了這些想改變現狀的人。
「時間有限」這個事實是每一個人共有的,因此,在短時間內創造驚人成果的「高效工作者」,比耗費長時間卻成果不如預期的「低效工作者」能完成更多事。
我曾在TOYOTA體系的企業任職,在第三年首次跳槽到瑞士商菲利普莫里斯國際,之後先後進入亞馬遜與萬事達卡等十間公司。
在這些職場上,我與眾多優秀人才共事,學習到工作分為兩種:一是旨在完成工作的「作業」,二是旨在創造價值的「價業」。而必須重視的當然是「價業」。
低效工作者被「作業」追著跑,他們通常認為自己工作很認真。而另一方面,高效工作者不斷追求「作業」效率,因此能有效運用時間,充實自己在「價業」方面的成果。
時間一去不復返。
時間正如人力、物資、金錢與資訊,同樣都是經營上寶貴的資源。今日市場趨勢的變化劇烈而快速,擬定策略、投入經營資源的方式,將大幅改變企業的業績。
這個道理也能套用在人生。生命一去不復返,寶貴的「人生經營資源」(也就是時間)的流向將會有截然不同的人生成果。或許只要改變「運用時間的方式」,人生就會變得更有意義。
擬定時間運用策略時,最大的重點在於「取捨」。換句話說,就是決定「該捨之物、該做之事」。
大多數人如果想改變現況,通常會開始做一些新嘗試。但任何一位知名的經營者,都無法改變「時間有限」這一項事實。
想要改變現狀,思考「該捨之物、該做何事」並加以實行,正是最短途徑。也因此,如果你想要有效運用時間,就必須從「確定該做的事」開始。
關於工作上高效的「思考方式與實踐方式」,本書將以正確(✓)與錯誤(×)的對照來呈現「該捨之物、該做之事」,提醒可能落入時間陷阱的讀者。書中的文章架構也經過筆者精心設計,能讓各位立即實踐。
願拿起本書的你,能有效運用「人生經營資源」中最寶貴的時間,進而完成你專屬的「價業」,享受豐沛的成果。而不只工作,若你能從本書中學得豐富人生的時間管理方式,將會是我無上的喜悅。
來吧,讓我們一起看看《精準取捨》。

 

|前言| 「精準取捨」讓人生更精彩!

|第1章|破除常見迷思,杜絕時間小偷
01 加班不代表「認真工作」
02 行事曆上永遠該有「空檔」
03 多數人的「待辦清單」都寫錯了!
04 不以「擅長與否」決定工作的順序
05 上班前5分鐘的價值=1小時
06 「零碎時間」只能看手機嗎?
07 通勤時不看社群網站
08 零亂的桌面是「專注力殺手」
09 及早準備出差,多排幾項行程
高效專欄/體貼別人運用時間的方式

|第2章|建立效率超群的「程序」
10 你掌握整體情況了沒?
11 交接工作時,先思考「後續作業」
12 「自己摸索」可能是浪費時間
13 總是「提前」的簡單訣竅
14 處理「突發狀況」要靠遠見
15 不「回顧」,永遠不會進步
16 別被「成就感」迷惑
17 「處理客訴」的方式能看出工作效率
高效專欄/善用時間的最大祕訣:與高手共識

|第3章|聰明人的省時「郵件寫法」
18 「寄出」不代表完成工作
19 好的「主旨」帶你上天堂
20 寫一封好懂得郵件
21 「請確認附件」還不夠
22 巧妙使用「複製、貼上」
23 週末、半夜時寄信要特別小心
24 別寄信給「負責人」
25 「難以啟齒」就該打電話
高效專欄/參考給大人物看的「執行摘要」

|第4章|這樣「開會、商談」提高生產力
26 參加會議要有「目標意識」
27 調整日程一次解決
28 開會前先公布議題
29 提早進會議室有甚麼好處?
30 「回顧」後再進入正題
31 90%人都做錯的「會議記錄」
32 說「我再回去研究」就慢了
33 決定好的事項立刻執行!
34 別踩到「視訊會議」的地雷
高效專欄/消除分歧的好工具:白板

|第5章|時間救星:正確製作資料
35 必須站在閱讀者的角度
36 放棄原創的堅持吧!
37 一開始別用Excel做資料
38 文字不能說明一切
39 「追求完美」是之後的事
40 最強資料不是一天造成的
高效專欄/時間管理並非「省時主義」

|結語|不只工作,也要拿出人生的成果

■ 02 行事曆上永遠該有「 空檔」

要知道自己是否有足夠時間從事「價業」(會帶來價值的工作),只要確認行事曆便可得知。行事曆被行程塞滿的人可得注意。
工作的最終目的是拿出成果。雖然必須重視用來創造價值的「價業」時間,但行事塞滿的人很可能排不出空檔。請注意,不能滿足於「塞滿行事曆」。

檢視月行事曆,騰出「空白」
能創造新價值的工作,並非只花5分鐘、10分鐘就能完成。
比方說,我在擬定客戶下一期行銷策略,或我新書的主題時,需要一段完整的時間。只要我埋首在這些「價業」之中,就必須集中精神,絕不會外出辦事。不過,如果行事曆充滿了與客戶的預定行程,或是與出版社的商洽,我就不可能有時間創造有價值的工作。
盡量每週留兩天,至少也得每週留一天的空檔,才能確保自己專注於「價業」的時間,而不是只被「作業」追著跑。
不只當日的行程,養成習慣檢視一週、一個月的行事曆也是非常重要的事。一次檢視一個月,問自己「是否排得太滿?」這個確認習慣至關重要。另外,到了週末或月底,也可以再次檢視下一週(下個月)的行程,如此一來能及早、有效地發現哪些行程忘了,或哪些行程重複了,可謂一舉兩得。

外出行程盡量集中,以確保時間
如果想要有完全沒有行程、能靜下心來面對「價業」的一天,必然是將行程集中在某些有安排的日子裡。
比方說,假如客戶希望調整會議的預定日,那通常會有幾個時段能選擇。這時不應挑選沒有排行程的日子,而應該排在原本就有計畫的日子裡的其他時段。行事曆上的空檔盡量不排行程,更能抽出時間經營「價業」。
假如你總是以「與別人」的行程為優先,而時常忘了留給自己靜下心思考,或創造價值的時間,那就安排「與自己」的行程。
像我會在行事曆上寫下「思考行銷策略」、「擬定下一本書的企畫」等,安排與自己的計畫。只要在行事曆排定這些時間,就能防止之後插入預定。排定之後,除非情況萬不得已,否則不要改動已經排定的行程。
定期確認每一天的預定,確保從事自己「價業」的時間吧。

(節錄)

■ 04 不以「 擅長與否」決定工作順序

待辦清單寫好之後,還要安排優先順序,決定每項工作的順位,以及何時開始。

比起「喜歡的事」,更應該先著手「該做的事」
我還是公司職員時,時常觀察成效低落的人,分析他們問題出在何處,我發現他們習慣先進行自己「擅長(喜歡)的事」。
有些人總是煩惱自己毫無成果,我會建議他們不要先做自己「擅長的事」,而是應從「該做的事」開始。
請見參考圖片,「擅長(喜歡)的事/不擅長(討厭)的事」 ×「立即該做的事/可以延後的事」以這兩條軸線進行分類,大多數人會先從「擅長、該做的事」(A)開始著手。
如果接著選擇「不擅長、立即該做的事」(B)倒是還好,但許多人會開始做「擅長、可以延後的事」(C)。
以「擅長與否」決定優先順序的人,時常猛然發現自己累積了不少B。直到期限逼近,最後心不甘情不願地動手時,剛好有突發工作來攪局,於是手忙腳亂、完全無法趕上。
高效工作者會從B著手。雖然A與B都是「該做的事」,不過因為自己擅長的A工作能心情愉悅地進行,通常也會一如預期在短時間內有效率地完成。一開始先處理不擅長的B,確保之後也能從容不迫。

(節錄)

■ 08 凌亂零亂的桌面是「 專注力殺手」

毫無例外,高效工作者的辦公桌都是整整齊齊。時常整理辦公桌上物品的人,腦袋也會思緒清晰。

找東西會中斷「專注力」
辦公桌零亂的人總是在找東西,不只浪費寶貴時間,手忙腳亂的模樣看起來也很失禮。當主管要求提出資料時,嘴上嚷著:「請等一下。」結果找了老半天還是找不到立刻需要的東西,也會讓人失去信任。
除此之外,不整理辦公桌會引起更大的問題,就是專注力中斷。
例如,你在看參考文件時卻找不到書籤,於是開始在辦公桌上尋找。這個行為不過幾分鐘,卻會使專注力一下子中斷,好不容易浮現的點子也有可能消失。
不只是損失找東西的時間,當你在找東西的時候,原本火力全開的工作效率會降速,而必須重新加速才是最大的損失。

管理大師彼得.杜拉克的「系統化捨棄」是什麼?
假設有一個辦公桌零亂的人想整理東西。這種狀況下,單純「必須整理」的想法是錯的,因為其實是無謂的東西太多才顯得零亂。若不根治這一點,問題永遠不會解決。
極端來說,如果桌上全都是必要的物品,零亂一點也沒關係。
需要的不是整理收拾,而是丟棄──杜拉克稱之為「系統化捨棄」。杜拉克為了激發讓組織活性化的創新,提倡削掉多餘的贅肉以適應環境。不只物理上的「東西」,就連服務、商品與營業手法等也是捨棄的對象,但本章將簡單聚焦在物品的丟棄方式。
杜拉克所說的系統化捨棄,有下列三個過程:

  ①先假設現在沒有這個東西。
  ②思考現在是否會再嘗試取得這個東西?
  ③如果判斷「不會」,這個東西就必須立即捨棄。

按照上述過程,辦公桌上的物品不是要「整理」,而是要選擇性「捨棄」。
高效工作者下班回家時,通常辦公桌上不會有任何物品。就算每天整理有點困難,至少週末前也要收拾整齊,養成物品歸位的習慣。

找到一套自己的「丟棄標準」
有一位經營清潔公司的朋友告訴我,衣服的保存期限是三年,書本則是一年。他認為三年沒穿過的衣服和一年沒翻過的書,就表示這個物品對這個人來說已經是過去式。像這樣找到一套自己丟棄物品的標準,判斷時就不會猶豫。
我如果留有文件的電子檔,基本上都會丟掉紙本,等到真正需要時再印出來。「日後可能會用到的重要文件」也是,因為通常一定有人持有,且日常工作幾乎也不會重看,建議大家過了一定的時間便可丟掉。
放置不管的話,工作相關物品就會不斷增加。定下自己的規則,有意識地「丟棄,而非整理」。
整理資料時,順手標上「檔案名稱」不只物理上的桌面,電腦的桌面也是一樣。找檔案時,是否有人總是會花上好幾分鐘呢?這也是阻礙工作速度的原因。
我的電腦桌面幾乎沒有任何東西。所需資料都加密保存在雲端上。桌面上太多檔案也可能加大電腦的負荷,操作時須花費時間。桌面保持乾淨,就結果而言也能縮短時間。
為了容易找到檔案與資料夾,也得在檔案名稱做標記。而且標上「○○資料」之外,也要搭配日期,之後查找便很容易。

例如2019年1月30日所用的會議資料,檔案名稱若是「190130_ ○○資料」,就能從會議日程與資料名稱查找。不僅如此,製作資料的時間序列只從檔案名稱便一目了然,可以防止新舊資料混淆的錯誤。如果檔案在同一天反覆修改或更新,除了時間序列,可以再載明「ver1.0」等版本。
檔案名稱加上★標記成「★○○資料」,在依檔案名稱順序重新排列時會排到最上面。將日常使用的檔案前加上★,也能省去檢索的工夫與時間。
系統化的捨棄不只限於辦公桌,電腦與網路上的資料夾與子目錄如果不再使用,就刪除吧。藉由整頓環境,讓自己專注於該做的工作上。

(節錄)

|高效專欄5|時間管理並非「省時主義」

高效工作者總是能有效率地進行工作,但從某些角度看來,他有時運用時間的方式似乎繞遠路。如同本書多次重複提及,這是因為工作的本質在於「獲得成果」。而效率化則未必與工作成果呈正比。
完成工作的「作業」愈早結束愈好,至於提高工作價值的「價業」經常能帶來重大成果──如乍看繞遠路的事前準備與事前研究,和關鍵人物協商(交涉)。
比方說,工作效率愈高的人愈常寫手寫謝函,或經常邀後輩去喝一杯。這些時間或許看似沒效率,但與工作對象建立圓滿的人際關係,將大幅影響工作成果。
凡事都以「省時主義」純粹追求效率,便無法獲得對方信任,或許對方也不會想再和你共事。
此外,高效工作者最大的特點是私生活很充實。可以好好休假,把時間用在興趣與旅行的人,一定是高效工作者。
從公司外面的世界獲得的知識與豐富觀點,也會為工作帶來刺激。在這個時代,無法對應多樣性將讓自己置身於險境。真正「能幹」的人,他們知道工作以外的時間,不僅能豐富人生,最終也會回饋到自己的工作上。

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