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  • OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值(隨書附:OTPR操作手冊)

  • 系列名:BIG
  • ISBN13:9789571382746
  • 出版社:時報文化
  • 作者:游舒帆
  • 裝訂/頁數:平裝/208頁
  • 規格:23cm*17cm*1.5cm (高/寬/厚)
  • 版次:1
  • 出版日:2020/07/22
  • 中國圖書分類:企業管理
  • 促銷優惠:不當邊緣爸-2020父親節書展--66折起
定  價:NT$380元
優惠價: 79300
可得紅利積點:9 點

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商品簡介

作者簡介

目次

書摘/試閱

一套結合目標管理、時間管理、專案管理與敏捷思維的高績效工作法,
讓你從此不再只是無效努力!

隨書附:OTPR Hands-on Book操作手冊
規格:22*16,32頁
作用:以週為單位,有計畫地展開每一週的工作,每季一個大目標,每週一個小目標,確保自己在正確的軌道上前行。

本書適合:
1. 會總是開不完的職場工作者
2. 上班總是瞎忙,時間老是不夠用的職場工作者
3. 明明很努力卻仍然績效不彰的職場工作者
4. 想提升團隊現有績效的領導者
5. 想循序漸進完成階段性任務的人
6. 每年訂個人目標,卻每年都沒做到的人

漸進式的學習OTPR:
一、盤點手上的工作內容,設定個人目標
二、排定優先順序,妥善安排時間
三、有計畫性的安排每一週
四、回顧、復盤與自我提問,持續改善做事方法

O-OKR:目標管理,做最重要的事
T-Time Management:時間管理,控管與分配好時間
P-Project Management:專案管理,有效的計畫與執行
R-Retrospective:回顧活動,檢視過去的成果


有效運用OTPR,一個月後你就能感受到明顯的改變,三個月後你會發現自己有長足的進步,只要半年時間你在工作上的主控權會愈來愈大,能創造的價值也相對具體,此時,你就會真正進入高績效人士的行列中!

高績效人士專業推薦
李君婷(識博管理顧問(大人學)資深顧問)、林大涵(貝殼放大股份有限公司執行長)、林育聖(文案的美負責人)、黃國瑜(KKTV產品總監&元智大學資工系兼任教授)、鄭涵睿(綠藤生機共同創辦人暨執行長)、蔡伊芳(商業思維學院產品社導師)(以上按姓氏筆畫序排列)

在OTPR每一章節的管理方法中,Gipi點出許多迷思:像是績效不佳的三大誤區,總讓我在閱讀的過程裡拼命點頭如搗蒜。如果你正在尋找如何成為優秀主管的方法,那麼更不能錯過此書。--李君婷(識博管理顧問(大人學)資深顧問)

Gipi是我見過對OKR體悟最深的專業經理人,我認為他自己本身就是OKR成果最好的代表,聽著他分享OKR,你不只會想趕快運用到工作上,更想用在自己人生上,而這本書,就是你最好的指南。--林育聖(文案的美負責人)

書中 Gipi 的「高效工作法」不僅善用了 OKR 的精髓,更運用了專案管理的資源調控、時間管理,搭配著敏捷方法的「個人回顧」,以一週為一個「衝刺」快速迭代。透過 Gipi 的高效工作法,如果你每週迭代都進步 0.01,一年下來就會是一年以前實力的 168%。--黃國瑜(KKTV產品總監&元智大學資工系兼任教授)

相較於許多偏向理論的工作法,OTPR 與眾不同,一方面根基於 OKR、時間管理、敏捷管理等經過大量驗證的方法,一方面,經過 Gipi 過往 10 多年不斷地迭代升級與淬煉,也因此,OTPR 工作法擁有一個非常少見的特性:「簡單」。因為「簡單」,這工作法不只適用於個人,也是讓我相見恨晚的「團隊工作法」。--鄭涵睿(綠藤生機共同創辦人暨執行長)

Gipi融合了敏捷的觀念、本身的經驗,以及商業思維學院的實作課內容,做出了這套可以執行、已確認成效的做法,而且用非常實務的案例解說,好像他就在旁邊陪著你一起檢討、迭代,我相信如果能持續利用書中的做法,你也能抓回人生的主導權,將自己打造成滿意的好產品。--蔡伊芳(商業思維學院產品社導師)

 

游舒帆

「商業思維學院」院長,致力於將商業思維這種能提升認知思維的重要觀念與知識,推廣到所有需要的人身上,歡迎加入商業思維學院一塊學習。

曾任鼎新電腦總監與TutorABC協理,在14年的工作經驗裡,擔任主管的時間超過12年,期間帶領與指導過的部屬超過500位,同一時間最多同時管理300位左右同仁,直接指導超過50位以上的合格主管。

除商業思維學院外,亦兼任多家知名企業管理顧問與業界講師,同時也是哈佛商業評論、經理人、inside、專案經理雜誌等眾多電子媒體專欄作家。能運用簡單且通俗的架構來解釋複雜問題,並能根據對象的知識與能力水平因材施教,頗獲好評。除了在工作上跨越研發、產品、運營、維運、行銷與銷售範疇外,每年仍閱讀超過200本以上的書籍。

主講課程
專案管理、運算思維、資訊技術、時間管理、人際溝通技巧、人生策略、青創思維、團隊領導技巧、問題分析與解決技巧

著有《商業思維》(時報)、《其實,你正在做商業開發》(法意)

 

推薦序 對你足夠重要的事,得用盡方法讓它發生 李君婷
推薦序 讓人看不到車尾燈的祕密 黃國瑜
推薦序 如果你不主動管理時間,別人將會取代 鄭涵睿
推薦序 用OTPR工作法,抓回人生的主導權 蔡伊芳

自序 執行一個月就能看到成效的工作法
前言 讓工作做得更快、更好、更有價值的祕密

PART1.為何多數人無法為自己的績效負責?
˙價值誤區:以為有做事就有價值,錯把苦勞當功勞
˙目標誤區:錯把手段當目的,與老闆的目標出現嚴重分歧
˙分工誤區:將自己的績效寄託於老闆、同事身上
˙高能低效:能者多勞,無止盡的低價值循環

PART2.拿回自己績效主導權的OTPR敏捷工作法
˙什麼是OTPR工作法?目標(O)、優先順序(T)、專案管理(P)、回顧與復盤(R)

PART3.OTPR敏捷工作法的具體示範
˙先擬定週計畫,找到工作的優先順序
˙工作分類:緊急任務、插單工作、規劃或執行缺失、自發性任務變更
˙提早規劃協同性工作:了解他人的原則,同時讓對方理解你的原則
˙有效持續運用OTPR工作法

PART4.O - OKR,設定目標是高績效的源頭
˙目標設定的基本概念:SMART、OKR
˙釐清與設定個人目標:將工作目標與個人做結合
˙個人目標的規劃:八類目標×想追求的、想改善的

PART5.T – Time Management,用時間管理最難的那些事
˙實際盤點工作之外的目標:兩個目標產生衝突如何取捨?
˙生活是一個整體:先保障基本需求,再找出目標脈絡性
˙為目標設定行動方案:盤點資源、進行排序
˙重要性的排序是一個大學問:利用二維矩陣,建立自己的優先順序

PART6.P – Project Management,安排與管理每週的行程
˙排定計畫前的五個重要原則:定義交付產出、估算工作量、六小時原則、不開會原則、留時間給自己
˙將工作排進行事曆:主動安排行程拿回主導權
˙對行程進行模擬:提早選擇、排除不確定性
˙執行計畫:按表操課與應變管理

PART7.R – Retrospective,回顧與復盤
˙日回顧:對過去的事盤點、檢討與自我提問
˙週回顧:準備時間長,以週回單位的事
˙OTPR的下一步:延長週期與休耕期

PART8.漸進式的學習OTPR與運用在團隊
˙常見的OTPR學習方式:個別使用、從P與R切入、找學伴
˙OTPR使用經驗分享
˙OTPR運用在團隊四步驟:週計劃+日回顧、週回顧、打通向上與橫向關卡、完整落實OTPR

結語

讓工作做的更快、更好、更有價值的祕密

出社會這些年,我的職涯發展算是順遂的,剛開始幾年,有些人說我「運氣很好」,總能碰到賞識自己的老闆、有機會碰到很好的同伴,也有機會接下公司重要的產品線或職務。還有人說我的「運氣好」,是指身邊不會有很多怪同事給自己帶來種種麻煩。
我也覺得奇怪,明明我們都在同一間公司、面對同一群老闆,為什麼我會比較好運呢?
後來幾年,開始有人問我「為什麼」?

「為什麼老闆特別容易買單你的提案?」
「為什麼你工作起來總是游刃有餘?」
「為什麼你敢一直嘗試各種新事物?」
「為什麼我們溝通無效的事,你很容易就搞定了?」

短短幾年的時間,大家問我的問題不再圍繞著運氣,而是想要了解背後的「為什麼」。因為大家也知道運氣沒道理總是降臨在同一個人身上,這些好運的背後,一定有些原因在。
其實,我也曾過問自己:「我真的特別好運嗎?」
是的,我認為我特別好運,我的老闆願意給我機會,願意信任我、願意挺我,我部門的同仁們願意跟我一起奮鬥、跟我一起努力,橫向部門的同事們願意跟我合作、跟我一同面對客戶。我碰到許多人、許多事,讓我學習跟成長,我覺得自己運氣真的很好。

「為什麼我會這麼好運呢?」這是我曾經問過自己的一個問題。

有段時間有本暢銷書在談吸引力法則,講的是思維產生結局,你總是往好的方向去想,最後會導致好的結果;總是往負面的角度想,壞的結果就會找上你。我試著問自己:「是什麼東西吸引了這些人,讓他們願意給我這些機會?」
我是個擅長歸納問題的人,我花了一點時間去歸納自己與那些說我運氣好的人之間的差異,接著我也去找了我當時的Mentor請教,問他:「為什麼您會願意一次又一次的給我機會?」。
他給我的答案我永遠都記得,他說:「最主要的原因,你是一個內部歸因的人,內部歸因的人會從自己身上找答案,外部歸因的人則會認為一切都是別人的問題,他無法控制;次要的原因是,你有一套自己的工作方法,很高效,而且調整速度很快。」。
我聽完之後恍然大悟,我在思考事情時確實會從自己出發。我出社會第二年,有一次我被業務部門的主管邀請進會議室,他劈頭就說我們的產品問題很多,挖苦我說:「好厲害耶,怎麼做到的。」
我點點頭,然後回覆他:「嗯,這個問題我今天會搞定它,剛剛你說問題很多,能讓我看一下有哪些嗎?我盡快處理掉。」
對方可能覺得我的反應不如他的預期,隨口說:「問題都反應在系統上了,你可以自己去看。」
我說了聲謝謝後離開會議室,前後我待不到5分鐘的時間,也沒有太多的情緒起伏。
所謂「內部歸因」是,我知道對方講的是事實,我們系統確實不穩定,然後那個問題也是真實存在的,他要用那種口氣說話是我阻止不了的,所以忽略是相對簡單的方法。
所謂「內部歸因」是,我針對我的職責提出了問題,並給了時程,然後我也真的會如期搞定這些事,先把自己該做的做到。
所謂「內部歸因」是,思考自己可以如何解決問題,從自己身上找答案,而不是試圖推給其他人。
如果覺得對方說話不客氣,想想自己可以怎麼處理,如果你想反嗆回去,那也可以思考一下怎麼做更為恰當。以我自己來說,當我把自己該做的事情做得很好,別人來瞎扯我也不會跟他客氣,如果對方做得很糟還來踩線,那我也有方法讓他承擔他應該承擔的責任,差別只在用或不用。

內部歸因不是軟弱或避談他人的責任,而是一種從自身出發找答案的態度。

所以我很少去談我主管怎樣,也很少講橫向部門如何,我就是專注於解決問題,持續調整自己的做法直到問題被解決,我對自己要達成的事永遠都是全力以赴;如果目標沒達到,那是我的問題,如果別人不願意配合我,那也是我要解決的問題。
改變自己容易,改變別人是困難的,但當我改變,別人有時也會發生改變。
我反過來看看那些說我運氣好的同仁,我發現他們在面對問題時很容易把原因歸咎於外力,例如「老闆這樣說我也沒辦法」、「橫向部門不配合我又能怎麼樣」、「碰到一些怪員工真是倒楣」,他們認為這些事情的發生都是因為自己「運氣不好」。

「老闆這樣說我也沒辦法!」
我會去理解老闆背後的考量,試著平衡期待與現實之間的差距,有時沒辦法做得很好,但我會不斷想方法。

「橫向部門不配合我又能怎麼樣?」
我會去找一個彼此能溝通的方法,如果需要讓利給對方,那就評估一下自己是否願意,我不會放著這件事就這樣不處理。

「碰到一些怪員工真是倒楣!」
我會試著理解這個員工的狀況,如果真的性格古怪或不適任,那我會檢討招募或管理過程是否出了什麼問題,放著不處理,永遠不會是我會採取的方法。
至於老闆提到我有一套好的工作法,我當時覺得我的工作方式並不特別,我只是做得比較認真。例如我認為學了就要用上,用了之後才知道哪邊有問題,然後我為了解決這些問題會去找方法,把方法愈調愈順。
我學了專案管理,我就用得很深入;學了時間管理,我就認真的去思考時間,接觸敏捷;我就試著調整自己的做事方式,這種工作習慣久而久之就成了我個人的工作法。又快、又好、又有價值在短期內可能是難以達到的,但更快、更好、更有價值則是我工作中不變的追求。
凡事找方法,這是我一直以來奉為圭臬的工作守則,當你想要解決問題,你就會更容易找到解法,心態上先調整好,再輔以好的工作法,我們就可以將運氣成分降到最低了。

拿回自己績效主導權的OTPR敏捷工作法
這套工作方法我稱之為OTPR工作法,OTPR是四個工具的縮寫,分別是:

O:OKR, Object and Key Results,這是一套發展自Intel的目標管理工具,確保我們總是在做最重要的事。
T:Time Management,時間管理,妥善的做好時間分配與控管,讓我們不窮忙。
P:Project Management,專案管理,有效的計畫與執行,確保事情能如期、如質、如預算交付。
R:Retrospective,回顧活動,檢視過去這段時間做的好與做不好的地方。

OTPR是一套結合了目標管理、時間管理、專案管理與敏捷思維的工作法。這套工作法將協助我們定義出有價值的目標,並讓自己有效的做好時間規劃與安排,並透過專案管理的技巧來執行與修正我們的計畫,並在每個計畫交付後做好完善的回顧與檢討,確保我們可以愈來愈進步,持續改善。
過往要學習OKR,總是苦於自己並非公司經營管理層,必須由上層決定好目標後才交辦到自己手裡,無法為工作設定目標;想學習時間管理,又覺得自己的時間都由老闆排妥,工作計畫也時常在改變,有做時間管理與沒做之間似乎沒有很明顯的差異。學了專案管理,手上也不見得有案子可以馬上演練,但沒有歷練足夠多的案子,實在也很難成為一個非常稱職的PM。
而當我們日常工作中遭遇到上述三種困境,回顧活動就會流於形式。不信的話請你回顧一下自己過去三個月哪些地方做得好?哪些地方做不好?再拿近半年的回顧兩相對照,你會發現自己這半年來的進步幅度非常有限。

觀察一下你身邊那些進步神速的人,試想,你跟他在同樣的環境下,做著類似的工作內容,為什麼有人半年就能進步很多,而自己半年卻只有些微成長呢?
我認為核心的差異在思維與工作法,關於工作思維,請參考我上一本著作《商業思維 BUSINESS THINKING》。而工作法則是本書所要跟大家探討的OTPR工作法。

˙什麼是OTPR工作法?目標(O)、優先順序(T)、專案管理(P)、回顧與復盤(R)
在深入談OTPR工作法之前,我想先請問大家一個問題,請問「你的行事曆更接近哪一種?」

□A.行事曆上有滿滿的行程
□B.只排了會議行程

回答A的朋友,首先我要稱讚你,因為你應該是一個很有計畫性的人。但請緊接著思考我下一個問題:「請問在這麼有計畫性之下,每週的行程有多少比例是按著你的計畫發生的呢?」
回答B的朋友,我要稱讚你的勇氣,因為你竟然可以在沒有計畫的情況下開始每一天,這高度仰賴你的隨機應變能力。但也請你回答我下一個問題:「請問每週、每月,你是否清楚自己完成了些什麼?然後創造了什麼價值?或者簡單的回答我,你還記得你上個月做了什麼嗎?」
我相信你大概只能憑感覺來回答這個問題。

相較於B的狀況,A在回顧自己過往這段時間所做的事情時一定更加清晰,因為他有較多的「數據」可供參考。
曾有一位創業多年的老闆告訴我:「顧問,我挑選產品的經驗很多,基本上我選中的商品都會大賣。」
我問他:「真厲害,請教一下一般來說每10個商品你會選中幾個爆品(大賣的商品)呢?」
他說:「10個裡面沒有中9個也有8個。」
我說:「如果是這樣子,那你們業績出了什麼狀況,怎麼會持續往下坡走?」
他說是因為廣告難投,削價競爭激烈,我告訴他:「不論你過去選品有多準,產品銷量下滑是個不爭的事實,而產品銷量下滑也意味著爆品的比例正在降低,你知道原因嗎?」
他搖搖頭表示不知道,我請工程師幫忙拉出這兩年來的爆品比例,發現從去年開始,平均每10件就只出現5至6件爆品,而今年更降到4至5件左右,最慘的時候10件裡甚至只有2至3件是賣得不錯的。
這位老闆看完數據後,不好意思的說:「原來數據早就知道,我的感覺欺騙了我。」
感覺是一個「概約的數據」,是未經整理,更新頻率也不一的數據。在環境變化不大的情況下,按過去經驗來假設現況,命中率可能還挺高的,然而當外部環境在變,過去經驗將與現況有較大的脫節,我們必須透過其他方法來更新我們對事實的認知。

在商業環境中,我們可以依賴數據做出較精準的判斷,進而優化流程或做法,而在個人工作的優化上,我們除了仰賴商業數據來調整大方向外,還可以透過每週的行事曆計畫來持續優化我們的工作產出價值。行事曆上的計畫就是一種數據,這些數據記錄了我們「做些什麼」、「工作量如何」、「最常在什麼時段做什麼事」等等。
如果想知道自己過去一個月花了多少時間開會,統計發現有40%的上班時間都在開會。
你試著想減少自己的會議時間占比到30%,所以每個禮拜排行程時減少了2個會議,一個月後你再統計一次會議所花的時間,發現終於減少到30%的時間,這就是時間的優化,工作價值的優化,也是生活品質的優化。

OTPR工作法將運用每週的行事曆做為優化標的,當我們能將每一週活得更有價值,且一週一週的進步,時間拉長來看我們一定會愈來愈好。
OTPR的R指的是Retrospective,也就是回顧與復盤的意思,透過檢視過去這段時間哪些地方做的好與待改進的地方,讓我們可以調整作法。而週行事曆的統計與檢視,讓我們可以在具有「數據」的情況下客觀看待自己每週的行程。
不過,在安排週行程時也很容易遭遇到兩個比較大的問題。第一個問題是排計畫好困難,因為有時候根本不知道自己這週要做哪些事情,要完成哪些任務,以及交付哪些成果,所以就只能等待主管來安排;第二個問題是變化性太大,老闆時常插單,同事常常delay他的工作影響到自己,計畫有排跟沒排一樣,因為會一直受他人影響。
而這正是OTPR工作法中的P要告訴大家的,P代表的是Project Management,我想跟大家談論的是做計畫與控計畫的能力。當我們能做出妥善的計畫,而且扎扎實實的執行,並妥善處理過程中每個變更(意指與計畫不同的地方),如期如質將工作任務完成將不再困難。
然而,完成計畫不是意味著創造價值,也不是意味著我們完成了當下最重要的事情,我們需要進一步優化時間的運用,將更重要且更有價值的事排進計畫中優先處理,而非總是著眼於緊急的任務。重要而不緊急的任務在時間寬裕的狀況下,我們的不予理會並不會帶來太嚴重的危害,然而隨著時間的逼近,團隊所承受的壓力會愈來愈大,而這些漸大的壓力往往就是打亂工作節奏的罪魁禍首之一。
積極面對,往往是較正確的做法。所以OTPR工作法的T代表的是Time Management,也就是時間管理,我將帶大家用科學化的方法去判別工作的優先順序。而優先順序很大一部分取決於公司與團隊的目標,這就是OTPR中的O所要跟大家談的。我們將以OKR做為工具來協助大家掌握目標設定的方法。
有了具體的目標(O),也掌握了事情的優先順序(T),並運用專案管理的觀念來排妥計畫與掌控進度,讓有價值的事情一件件被交付(P),最後透過回顧與復盤經常自我檢視(R),我相信一個月後你就能感受到明顯的改變,三個月後你會發現自己有長足的進步,半年時間你在工作上的主控權愈來愈大,能創造的價值也相對具體,此時,你就真正邁入高績效人士的行列中了。

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