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麥肯錫時間分配好習慣:20張圖、8個原則,讓你每一分鐘都比別人有效率!
  • 麥肯錫時間分配好習慣:20張圖、8個原則,讓你每一分鐘都比別人有效率!

  • 系列名:Smart
  • ISBN13:9789865564131
  • 出版社:大樂文化
  • 作者:李志洪
  • 裝訂/頁數:平裝/224頁
  • 規格:21cm*14.8cm*1.5cm (高/寬/厚)
  • 版次:1
  • 出版日:2021/03/22
  • 中國圖書分類:企業管理
  • 促銷優惠:2021世界閱讀日
定  價:NT$260元
優惠價: 79205
可得紅利積點:6 點

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商品簡介

作者簡介

目次

書摘/試閱

面對大量事情,總是忙得焦頭爛額?
團隊成員多,卻無法如期完成任務?
學會最強顧問公司在用的兩分鐘原則、果斷決策……
你一次就把事情做好!


‧進公司就忙著回mail,預定進度做到加班才完成嗎?
‧主管交辦的多項任務,怎麼安排執行順序最有效率?
‧工作遇到突發狀況,應該由自己處理還是請同事幫忙?
‧跟其他團隊合作時,如何溝通協調可以更省時間?

★學麥肯錫分配時間,你每1分鐘都比別人有效率!
被工作追著跑的原因,說到底,就是沒有養成時間分配的好習慣。
本書提出麥肯錫的8個時間管理原則,像是5W2H原則、WBS結構、優先原則……,還有易懂易學的20張圖表,讓你一次就瞄準工作重點,擺脫手忙腳亂、不斷被干擾的困境,從此不再忙得團團轉,而且天天績效紅不讓!

★用8原則掌握關鍵,花最少時間完成最多事!
◎優先原則:「緊急且重要」的事都能做好
許多人都知道「緊急的事必須優先做」,於是忙著處理緊急的事,讓重要的事變得緊急才處理,導致欠缺規劃就草率執行,自然無法達成預期效果。那麼,麥肯錫顧問都優先處理什麼事呢?
【方法】
1. 用四象限分析法,找出「緊急且重要」的事項。
2. 將上述的事項從「待辦」調整為「必辦」。
3. 每天下班前,將第二天必辦的5件事列成清單,然後第二天確實執行。

◎一次原則:「該做」的事第一次就做好
很多人覺得自己做事時間緊迫,總想著先應付一下、再找時間處理,就匆促完成工作而不在乎品質,結果反而耗費更多時間和精力,來修正錯誤。因此,麥肯錫培訓顧問時,總是強調「第一次就要把事情做好」。
【方法】
1. 將工作分成幾個部分,一次好好完成一個部份。
2. 不要求做到完美才出手,可以詢問相關者的意見。
3. 吸取前人的實務經驗,以降低失誤率。

◎兩分鐘原則:「突發」的事不再疏漏或拖延
人們碰到規劃外的事,例如突然客戶要你回電,往往會先想想要何時及如何處理,並列為待辦事項,這就花費5分鐘以上。麥肯錫建議,應該依據「兩分鐘原則」來決定怎麼因應,以避免事情升級為緊急任務。
【方法】
 1. 以「能否2分鐘內完成」做為判斷標準。
 2. 若能2分鐘內完成,就馬上去做,然後重新專注在既定的工作。
 3. 若無法2分鐘內完成,便確認處理的優先順序,並列入工作清單。

★用20張圖快速理解,在工作與生活上實踐!
【圖表】運用WBS結構,分解專案任務
【圖表】根據每天的生理節奏,安排關鍵任務
【圖表】透過3步驟思考,果斷做出決策
【圖表】實行番茄工作法,在緊繃中鬆一口氣
【圖表】繼續拖延vs立刻行動,比較兩者的利益
【圖表】把握工作與日常生活的4個空檔
李志洪
畢業於武漢大學管理學院,現為某大型管理顧問公司專業經理人。身為麥肯錫理論研究與實踐者,深刻理解時間管理的重要性,並在探索實務方法的路上有豐富心得。
前言 成就的高低 ,取決於時間分配的效率!

每天有二十四個小時,是人們廣泛認可的公理。在現實生活中,藝術大師達文西、音樂巨匠歌德、知名企業經營者經手的工作,在質和量方面,都遠遠超過其他同樣擁有二十四小時卻碌碌無為的人。這兩種不同的人雖然每天擁有相同的時間,取得的成果卻是天壤之別。
音樂家莫札特僅僅活了三十五歲,一生中創作超過六百首作品。與他相比,活了七、八十年卻沒有佳作流傳的音樂家顯得十分平庸。莫札特的一生看似簡短,其實每分每秒都比一般人長得多。從這方面來說,這兩種人擁有的時間是多麼不平等!
同樣地,歌德和達文西也都用有限的時間獲得卓越的成就。歌德不僅活躍在政界、成就斐然,而且有詩歌、戲劇、繪畫和小說等多種形式的作品廣為流傳,還在光學、植物學、地質學、礦物學和解剖學等方面貢獻良多。他的小說《少年維特的煩惱》、詩劇《浮士德》更是舉世聞名,自傳也備受歡迎。
達文西除了眾所周知的藝術成就之外,還廣泛研究天文、物理、地理、建築、兵器、機械、植物等,幾乎成為文藝復興的最終理想──萬能之人。達文西不僅有畫作《蒙娜麗莎的微笑》、《最後的晚餐》流傳於世,還有著作《繪畫論》。此外,他的空氣力學研究更啟發後世發明降落傘和直升機。
這些留下偉大事蹟的人們成功地運用與創造時間,邁向人生最高峰。其實,他們之所以可以功成名就,就在於科學地管理時間,使時間得到充分利用。那麼,我們該如何讓自己的每一分鐘都比別人有效率呢?
在這個資訊飛速發展的時代,人們面臨多樣的選擇,承受的壓力增大,而感到心神疲憊不堪。即便擁有最先進的工具和設備,又增加工作時間,每天依然有做不完的事情,被時間追著屁股跑。
這時,我們應該學習時間管理來籌畫和分配時間,以重新塑造人生目標,並有效利用時間,讓生活和工作不再搞得一團糟,進而實現每一分鐘比別人有效率的願望,讓你每天比別人多出一個小時。
多出來的這一個小時,讓我們擁有和朋友相聚的時間、自我充電的時間,促使自己在事業上有更多成功的機會,還可以參加有益身心的休閒活動。如此一來,我們將生活得更加充實,更有利於事業開拓和家庭和睦。
前言 成就的高低 ,取決於時間分配的效率!

第一章 任務來臨時,麥肯錫習慣盡早擬定計畫
?【5W2H原則】先問為什麼要做這件事?再問……
圖1 以家電商品為例,你得搞清楚這7個問題
?【WBS結構】將任務逐級分解,不再重複和遺漏
圖2 用WBS分解專案任務(以樹狀圖呈現)
圖3 用WBS分解「產品客服」(以清單呈現)
圖4 用WBS幫你解決「生活大小事」
?【PERT技術】建立網絡圖,管理計畫的進度與資源
圖5 將計畫的各項活動繪製成PERT網絡圖
? 突發狀況怎麼辦?釐清3件事就能迎刃而解

第二章 任務執行時,麥肯錫習慣先做最重要的事
?【優先原則】緊急且重要的事,排在第一順位
圖6 依照重要性與緊急程度,建構四象限圖
?【兩分鐘原則】立刻做兩分鐘可完成的事,以免事態升級
?【80/20法則】用80%的精力,處理最重要20%的事
圖7 如何根據自己的生理節奏,安排任務呢?
? 同類的瑣事要集中辦理,速度比別人快2倍
? 習慣做好「細節管理」,可避免留下隱患
? 如何養成「果斷決策」的習慣?
圖8 透過3步驟思考,快速做出決定
? 資料太多太雜時,該怎麼充分準備?
圖9 從蒐集到呈現資料,應有的態度與工具
? 如何分配任務?你得這樣授權部屬和同事
圖10 牢記3重點,成功獲得同事奧援

第三章 任務太多時,麥肯錫習慣採取的拒絕模式
? 怎麼搞定跨部門合作的門戶之見?
圖11 根據合作人數多寡,用不同的溝通方式
? 你是否一講電話就落落長?有這個狀況最好……
圖12 節約電話使用時間有3訣竅
? 怎麼拒絕額外的工作,還不會「變黑」?
圖13 把握5關鍵,巧妙推掉額外工作
? 主管是造成你時間分配問題的殺手嗎?
圖14 與主管討論工作分配,要注意8要點
? 主管千萬別做救火隊,因為……
圖15 高明的主管善用會議,處理部屬問題

第四章 任務卡住時,麥肯錫習慣運用的解套思維
? 下班前做2件事,就能改善拖延症候群
? 利用零碎時間,你一年多完成365件事!
圖16 把握工作與日常生活的4個空檔
?【一次原則】一次搞定可以節省重複做的時間
? 預留休閒時間,因為腦袋清楚能讓事情更快完成
圖17 番茄工作法幫你在緊繃中鬆一口氣
圖18 成功者都這樣平衡工作和生活
? 為何負面情緒是做事的頭號敵人?
圖19 繼續拖延vs立刻行動,差別在……
?【學無止境原則】充實技能是提升效率的王道
圖20 用5訣竅大幅激發你的學習力
第二章 任務執行時,麥肯錫習慣先做最重要的事

【80/20法則】用80%的精力,處理最重要20%的事
雖然按照優先原則應該優先處理緊急任務,但一定要妥善控制在這類事情上花費的時間,千萬不要時常讓自己被綁在緊急任務中。
義大利經濟學家帕雷托(Vilfredo Federico Damaso Pareto)提出的80/20法則(也稱作帕雷托法則、二八法則)告訴我們:想高效利用時間,應該將最多的精力花在重要事情上。
帕雷托從英國人整體財富佔有模式中,發現大部分的財富實際上只集中在少數人手中,比例約為80:20。這種不平衡的比例存在於各類社會現象中,甚至會不斷重複。比方說,80%的公司效益是由20%的客戶帶來,而80%的同類產品則是由20%的公司生產。
由此可知,人生中80%的成功也是由20%的重要事件所構成。因此,我們只要在最重要事情上集中最大精力,就已勝券在握。

◎掌握80/20法則,從列清單開始
許多人忙了一整天才發現,自己做的都是不值得一提的瑣碎事情,卻一直沒有時間處理真正重要的事,這就是缺乏工作效能。導致這種狀況發生,主要是因為沒有掌握80/20法則──用80%的精力處理最重要20%的事務。
這不是要求我們花最多的時間做最重要的事,而是利用最高效的時間專注完成每日規劃。因此,我們可以按照重要程度將隔天要做的五件事排序,並列出一份清單。
想運用這個方法,首先得確認以下兩個問題:

1. 對自己來說,哪些事情最重要?
2. 對自己來說,哪些時段做事最高效?

◎找出最重要的事,並專注於此
確定哪些事對自己來說最重要,才能有效制定每日計畫、中長期目標,甚至是人生規劃。因此,我們不妨依照以下五個關鍵,初步確定自己的人生要事:

1. 確認人生目標,規劃生活方向:想做出合理規劃,首先得根據人生目標來確定方向。唯有站在整體角度上思考,才不會被一時現象蒙蔽,做出短淺規劃,浪費寶貴時光。
2. 根據人生規劃,找出重要的事:找出對自己而言重要的事。在確立長遠的人生目標後,中期與短期的目標就會變得更清晰。例如:當我們意識到後半生想轉行投入自己喜歡的行業,就能得出結論──當前必須積極學習進入新行業所需的技能、取得證書、累積經驗等。於是,我們會積極爭取時間,並付諸行動。
3. 掌控時間,把握人生要事:越瞭解自己的人生規劃,越能合理安排各項任務,也越有動力和能力掌控自己的時間。我們必須打從一開始就掌握任務管理的主導權,並積極進行規劃與安排,以確保每項任務都符合進度,而不是一味拖延,最終只能被各種緊急事件追殺,導致人生要事被遙遙無期地擱置。
4. 排除干擾,專注於重要的事:還需要隨時排除干擾,過濾無用資訊,確保自己能專注在最重要事情上。在工作與日常生活中,我們經常被許多資訊干擾,例如:隨時跳出來的新聞、社群軟體的訊息、鋪天蓋地的電子郵件,以及各類突發事件等。當我們想專注於某項重要工作時,往往會被打斷,因此必須杜絕它們,集中注意力在重要事情上,而且必要時可以關閉網路、電子通訊設備。
5. 時刻記得要事第一:很多時候,你關注什麼,你就將成為什麼,因此在工作中要隨時提醒自己:將要事安排在大腦最專注的時段。以下將說明,如何找出自己最專注且高效的工作時段。

◎找出高效時間,在此時處理要事
生理系統的運行具有規律性週期,有時速度會加快,有時則會減慢,這通常被稱為「生理節奏」。
每個人都有獨特的生理節奏,假如能瞭解體內生物鐘的運行規律,就能透過主動調節,讓工作與生理節奏相互配合。具體來說,在生理狀態的低谷期,可以放鬆、休息,以便儲存能量、養精蓄銳,或者安排簡單的瑣事或有趣的工作,避免處理需要高度專注、難度較高的任務。相對地,在生理狀態的高峰期,可以放開手腳大幹一場,進行較棘手的工作。如此一來,我們才能順應自身節奏,有效提高個人時間的使用效率。
醫學及生物學實驗結果顯示,生理節奏並非依個人習慣或癖好而有所不同。透過測試可以發現,人體的血球數量不會固定不變,即使在同一天內,也會隨著時間的變化而改變。
幸運的是,這種變化有規律可循,每隔十二小時,這些血球數量會完成一次循環,也就是說,假如在早上八點,某人的血球數量達到最高峰,十二小時後,他的血球數量會達到較低值。不僅是血球數量的變化,包括體溫、新陳代謝率的變化也同樣遵循這個規律(見圖7)。
因此,當我們的血球數量達到最高峰時,新陳代謝率會隨之升高,體溫也處於最高峰,整個生理節奏會達到最佳狀態。一般情況下,這個高峰期會持續三至四個小時。我們將需要消耗體力的工作,安排在體溫最高的時段進行,會達到事半功倍的效果。腦力運作的時間則相對複雜,但總體而言,將最重要的腦力運作安排在體溫上升的時段進行,是最恰當的安排。
大部分的人在早上八點至九點間,體溫會開始上升,在下午兩點至四點間,體溫開始下降。為了找出自己的體溫高峰期,我們可以連續幾天,在每天起床後的一小時、白天每隔四小時、睡前這五個時間點,分別測量並記錄每個時間點的體溫,看看何時達到最高點、何時降到最低點。
  找到自己的生理節奏後,我們可以在提高工作效能的同時,調節健康狀況。必須注意之處是「作息規律」,唯有規律的作息,特別是早睡早起,才能讓生理節奏穩定。

◎一次處理一件事,反而更省時
另外,麥肯錫總是強調:在做重要的事情時,一定要確保一次只做一件事。麥肯錫顧問在實踐前述要點時發現,真正的高效人士一次只做一件事。因為只有這樣,他們才能確保專心致志地工作,而這正是省時的最大訣竅。
試著回想一下,當我們一邊回覆郵件、一邊和別人通話時,呈現怎樣的狀態?我們可以保持平靜和專注嗎?能保證不會出錯嗎?實際上,這麼做完全無法節省時間。因此,我們需要借助兩個方法使自己專注:

1. 降低干擾:把干擾降到最低,以便繼續專注地完成手邊工作。例如:講電話時不要回覆郵件;開視訊會議時不要瀏覽其他網站。
2. 制定時段:制定一個合理時段,強迫自己在此時段專注。舉例來說,像番茄工作法一樣,規定一個二十五分鐘的時段,在此時段只做一件事,二十五分鐘後才能休息或是切換另一個任務。

麥肯錫提倡,用最多的精力做最重要的事,並確保一次只做一件事。在工作和日常生活中,不管是誰,只要能在合適的時間內,專注地處理任何一件事,都可以保證事情完成得又快又有品質。



第三章 任務太多時,麥肯錫習慣採取的拒絕模式

怎麼拒絕額外的工作,還不會「變黑」?
當我們正在處理重要工作,計畫已排得很緊湊,卻突然被交辦額外工作時,該如何應對?
多數人都不希望既定計畫被打亂,但基於種種因素難以拒絕,最終答應承擔這份額外工作。於是,拚命加班、硬擠時間,想要同時完成手中所有工作。可是,時間和精力有限,最後連一件事情也沒做好。
麥肯錫建議:對於不是分內且不合理的額外工作,該拒絕時一定要果斷說「不」。無論我們多麼努力,永遠無法滿足所有要求,因此必須適度抉擇與拒絕。我們可以根據對方的重要程度,或是拒絕這份工作會帶來的負面影響,來決定是否拒絕。

◎如何拒絕額外工作?
時間寶貴,不能任由他人隨意干擾和支配。很多時候,人們面對額外工作時,都能分清是否應該拒絕,卻總是找不到合適的方式。對此,麥肯錫提供五個重點,幫助我們適當地拒絕(見圖13):

1. 思考是否拒絕:判斷額外工作對自己的影響
當同事或主管向我們提出額外的工作請求時,可以先問自己:「如果不做會對我有什麼影響?」「我想處理嗎?」「做這件事會花費我多少時間和精力?」「這件事對我現有的工作會產生什麼影響?」回答這四個問題後,我們會知道自己是否該拒絕。
如果我們認為這份額外工作會影響目前工作進度,而且拒絕不會產生負面影響,就應該果斷拒絕。畢竟,真正有原則的人懂得勇敢說「不」,反而可以獲得人們的尊重,也令人有安全感。

2. 先過心理關卡:做一個勇敢拒絕的人
有時候,我們不敢拒絕是因為擔心對方會不高興。這種來自別人的負面情緒,會讓自己產生極大的壓力。但我們應該瞭解,無論怎麼選擇或取悅,總會有人對我們的做法感到不高興。時間總是有限,但別人的期望永無止境,因此你身旁每個人都可能在他們需要幫助時,向你求助並希望佔用一些時間。
任何時候,人都會面臨各種選擇。我們必須知道,只要有選擇就意味著要取捨,被捨棄的人肯定不會高興,但這是我們必須面對的課題。舉例來說,當我們選擇承擔公司的臨時任務,而取消陪兒子去夏令營,他一定非常失望;當我們為了提升團隊整體能力,而辭退總是把工作搞得一團糟的員工時,他可能會心存怨恨;當我們處理突發任務而耽擱某位客戶時,他可能會覺得被冷落,從此不再合作。
而且,我們必須積極做出正確選擇,不要被動等待順其自然。所以,不要管別人的情緒,那是他們的事。如果他們夠用心,就能從被拒絕中學會待人處世的道理。

3. 該如何拒絕:需要一些必要的策略
以下提供七種拒絕分外工作的對策:
‧即使已決定要拒絕對方,也應該先專注、耐心地聽完對方的請求。
‧如果對方講完後,希望我們當下表態,但我們還無法回答,可以告知對方需要時間考慮,並給予明確的回覆時間。
‧如果當場拒絕,也要表現出不是不瞭解事情的重要性,而是慎重思考並權衡後才做出決定。
‧拒絕時的態度應溫和且堅定,最好能看著對方的眼睛。
‧為了不讓對方過分難堪,我們應該說出拒絕的理由,讓對方明白這不是在拒絕他個人,只是就事論事。
‧表明拒絕後,可以為對方提供意見和建議供他參考。
‧拒絕別人時,最好不要請他人轉達,而是由自己說,才會顯得有誠意。

4. 不輕易許諾:有時會吃力不討好
不要輕易承諾,特別是面對他人的額外請求時。如果我們總是不假思索就一股腦兒答應,會讓自己忙得像顆陀螺,而且成果未必盡如人意,於是對方反而心生不滿。因此,謹慎承諾比較好,即使拒絕對方,也應該相信他可以想到其他辦法,或許會比我們處理得更好。

5. 讓拒絕聽起來更溫和
使我們感到壓力的不是說「不」,而是對方被拒絕後的不愉快情緒。因此,如果能找到溫和的拒絕方式,既可以表明態度,又不會讓對方難以接受,於是壓力變小很多,拒絕也變得更容易。按照以下兩個步驟拒絕,可以避免使對方受傷:

‧先做正面回應:比方說,「我認真聽完你的請求,瞭解這件事情對你很重要……」、「我很榮幸,你在需要幫助時想到我……」、「謝謝你告訴我這些,不是每個人都有勇氣在需要時尋求他人幫助……」、「我知道你現在陷入困境,也真的很想幫助你……」。
‧接下來,不要說「但是」:如果對方夠聰明,或許已經預期我們接著會說「但是」。這個經常表示轉折語氣的詞會讓他感到不舒服,所以我們應該選用其他詞彙和句子,例如:「然而」或「我不得不跟你說實際的情況」等。

有些人認為,既然打算拒絕別人,就不應該繞圈子,而要果斷地跟對方說「沒辦法幫忙」,因為先給予正面回應,再讓對方失望,會被視為「虛偽」。但坦白講,這些人的情商有待提升。
很多時候,透過語言表達實際內容是基本禮貌,而同時傳遞態度是更高的層次。運用上述兩步驟拒絕,是為了將我們的理解、想幫忙的善意、無法給予幫助的歉意,傳遞給對方。這麼做會比簡單的一句拒絕讓對方心情舒服很多。
為了讓對方感受到我們的誠意,還可以在最後加上一句:「希望你的事情能儘快得到解決」,但不要說:「你可以過一陣子再來找我」,這很可能給自己和對方留下後患。

以下是麥肯錫顧問史密斯巧妙拒絕對方請求時採用的說法。我們可以從中發現,這樣的拒絕方式比較容易讓人接受。

史密斯和客戶公司的部門經理約翰曾有一次密切合作,所以彼此熟悉。合作結束後,兩家公司一直保持長期合作,他們也時常碰面。某天,約翰致電史密斯。
「嗨,史密斯,最近如何?」約翰用輕快的語氣問道。
「約翰你好,我最近還不錯,多謝你的關心。你呢?」史密斯說。
「我也不錯,今天找你是因為有一個有趣的活動想推薦給你。這個活動是……,它要求主持人具備……。我立刻想到你,希望你能幫忙主持。你會發現它真的很棒。」約翰問。
「這聽起來確實是不錯的活動。而且我很榮幸你給我這麼高的評價,不過應該沒機會參與。我最近要同時處理好幾件工作,每一件都很花時間和心思。要是我再去接其他工作,肯定無法完成這些事。若我勉強答應你,肯定會因為無法充分準備,而耽誤你的事,所以我決定不去了。不過,有好消息要及時通知我喔。」史密斯語氣溫和地拒絕。

然而,對於額外的工作,並非一概以拒絕來應對。假如這件事對我們來說很重要,就不應該拒絕。即使這件事會打亂我們的計畫,需要平衡各項工作進度,而且花費額外的時間和精力才能處理好,但這也是值得的。
另一種情況是這件事對我們來說不重要,但對於對方來說非常重要,我們應該勇於接受,畢竟「贈人玫瑰、手留餘香」。若不需要花太多精力就能帶給別人重大意義,可以藉此累積人生中最重要的存款。

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