搞定II：提升工作與生活效率的52項原則（簡體書）

《搞定2:提升工作與生活效率的52項原則》內容簡介:在戴維?艾倫的《搞定1：無壓工作的藝術》中，他推出了具有突破意義的GTD時間管理系統。他曾在美國各地以及微軟、L.L.Bean公司、美國海軍等頂級機構舉辦研討班傳授這些方法。現在，這位個人效率大師要了解讀者效率受阻的原因，為我們展示如何更輕松、高效、無壓力地做好各種工作和生活上的事情，如何集中精力、發揮創造力、讓目標更明晰；鼓勵我們去采取行動，在各方面的活動中實現更輕松的控制，以最佳狀態工作和生活。
《搞定2》以艾倫備受歡迎的電子通訊為基礎，為我們提出了52個原則：
●為發揮創造力清空大腦
●集中注意力
●創建有效果的結構
●采取行動讓工作運轉起來
整體而言，艾倫提出的簡單而高效的原則可以幫助我們精通效率這個心智游戲，即他所謂的“管理你的心智，而不是你的時間”。通過這本書，我們可以學會如何把武術家平靜的關注方式拿來，應對每天面對的選擇、決策、以及新情況。每一項原則——從“放慢速度以提升速度”到“未來目標的價值，在于它當前培育的變化”，都在鼓勵我們用新穎的方法去思考自己的行為、遇到的阻力和具備的優勢。

作者：(美國)戴維?艾倫 譯者：王勇

戴維?艾倫，全球管理咨詢公司戴維?艾倫有限公司的創始人及總裁。在開發個人和企業潛力方面，他被普遍認為是世界級權威。過去20多年來，他提出GTD這樣一套提高效率的方法，為成千上萬職場人士提供培訓，對一些全球企業提高工作效率起到推進的作用，亦被譽為提升工作效率方面世界上最具影響力的思想家之一。他曾在默克公司、福特基金會、世界銀行、紐約人壽等機構做主題宣講，推進效率提升項目。他開展的工作曾被《財富》、《快公司》、《華爾街日報》、《洛杉磯時報》等眾多媒體報道。他發布的《效率原則》電子通訊訂戶超過3萬人。

《搞定2:提升工作與生活效率的52項原則》為“戴維?艾倫GTD時間管理三部曲”的第二部，是時間管理大師戴維?艾倫關于GTD的新作。
GTD時間管理系統現已成為世界公認的最佳的時間管理工具。而這本書以人生中最重要的兩件事——工作和生活為主題，提出了效率至上的52項提升原則。
艾倫集結20多年的成功實踐經驗，從五個方面提出了52條經久耐用的有效原則：理清頭緒，發揮創造力；專注；建立有效的結構；放松自我，開始工作；注意基本要素。例如：理清承擔的任務可以更好地選擇新任務、一心二用帶來壓力與失敗、目標越明確，實現目標的途徑越多、資源越是有限，規劃越有必要、過度控制也就失去控制、目光越長遠，進展越順暢、放慢速度以提升速度、堅持做好小事就能產生重大影響、 最偉大的成功源自最慘重的失敗等。
《搞定2:提升工作與生活效率的52項原則》內容再度圍繞GTD思想展開，在基本思路上沒有變化，但是對很多問題進行了更為深入的探討，同時更多的提出問題，而非直接給出答案，可以引發我們的思考。在本書中，你會認識到良好的時間管理與工作清單、生活規律及嚴格的制度沒有太大的關系。相反，它要求學會怎樣樹立遠大的目標，同時堅持達到目標，并且在有限的時間內投入盡可能多的精力里和關注。這種與眾不同的分析生產力的視角把生產力所帶來的挑戰說得如此通俗易懂，使這本書成為你生活中不可缺少的助手，無論在生活中，還是在職業生涯中都能派上用場。
《搞定2:提升工作與生活效率的52項原則》是白領的必備心理自助讀物，也是公司管理人員的管理參考讀物，所以適讀人群廣泛，尤其是那些工作生活壓力巨大一族的理想讀物。借由GTD這一工具，可使我們結束終日忙碌、工作與生活顧此失彼的不良狀態，提升人生效率，享受無壓工作的樂趣。對即將踏上職場的青年學生以及營銷從業人員也同樣適用。

輕松實現輕松做事

效率最高的工作方法可以讓我們付出盡可能少的代價去做事，不管是制造家具、修建高速公路，還是享受生活。不過，我們需要付出“代價”這個現實情況還是說明：如果想要做什么事情，我們仍難免遇到阻力和障礙。要提升效率，我們必須高效地處理工作過程中出現的障礙和干擾因素—任何阻礙我們前進或削弱我們前進力量的因素。在完全無阻力的世界里，我們幾乎能夠心想事成，沒有多少必要去訓練更大的靈活性、更集中的精力，或者“安裝”更好的系統、采用更好的方法。然而，在你我所在的世界里，要想真正有效地實現自己的目標，我們必須作好一切準備。而有些事情則是我們大家隨時都能去做的，這樣就可以更輕松地完成各種工作。
我已經花了20多年的時間探索以更輕松、積極、可持續的方式生活和工作的最佳策略。作為一名管理顧問和效率培訓專家，我曾經幫助成千上萬的人掌握我發明的最佳方法，幫助他們更有效率地工作，并從工作中得到更多樂趣。無論從事什么工作，如果能夠學會一種在日常生活中保持這種平衡的方法，人們就可以更輕松、更頻繁地利用自己的直覺，發揮自己的創造力。他們會變得更善于處理信息、管理自己的思想和感情、關注結果，而且更加相信自己在下一步行動方面所作的判斷。他們有一套系統的方法來應對自我和工作中的問題，跟單純依靠心血來潮式的反應來擺脫自己世界中的壓力和危機相比，這套方法要有用得多。如果人們知道自己有一套流程可以應對任何情況，他們就會感覺更放松。放松之後，一切都會改善。更多的事情會得到處理，付出的努力卻更少，而且還會產生許許多多奇妙的邊際效應，從而增加他們努力所帶來的成果，提升生活質量。
我傳授的方法源自我研究出的行為和系統，這些方法在維持我們的最佳狀態方面效果最佳。從20世紀80年代早期開始，我們就在測試這些方法，結果發現相當有效—無論是對個人，還是對組織來說。在第一本書《搞定I：無壓工作的藝術》中，我曾經描述過這次發現的具體步驟和過程。該書在世界各地獲得的成功表明：各種文化背景、從事各種職業的人似乎都很喜歡書中的信息，渴望改變。他們厭倦了工作和生活的壓力。他們希望重新獲得已失去的創造性思維和游戲機會。他們在尋找一種新方法，希望有一套可以依賴的系統，無論自己是在從事什么工作、過什么樣的生活。他們希望有一個結構，一個與他們復雜的生活方式相匹配、創造更多自由而不是更多約束的自然結構。
在探索并貫徹組成我的方案核心內容的要素、來源以及方法細節的過程中，我開始做另外一件事：我開始撰寫關于這些步驟背後原因的文章。為什么它們的效果這么好？為什么它們始終能幫助人們更好地發揮作用，讓人有更好的感覺？這里是否有某種深層原因在發揮作用？這次成功的基礎是什么？似乎有一些根本原則支撐著整個方法，無論方法用于何時何地，或者跟誰一起使用，這些因素似乎都能成立。
一個人即使對重力一無所知，也可能成為出色的賽車手，盡管重力是影響賽車手一切所作所為的潛在力量。要想在比賽中獲勝，賽車手只需要熟悉駕駛要領，控制好直道的速度，掌握好彎道的行駛技巧，同時記住始終控制好賽車即可。你做好自己的工作，重力也會做好它的工作。管理好你自己，汽車就不會有問題。但如果一段時間之後僅僅速度快還不夠呢？如果你想更多地了解自己的駕車技巧何以如此有效，想知道這些技巧是如何避免撞車和起火的呢？如果你想更加清楚地了解成功背後的秘密呢？如果了解這些秘密可以讓你掌握更多提升效率的工具，做出更大的成績呢？
1997年的時候，我編輯了一套似乎是高效行為基礎的原則，開始探討這些問題，并開始撰寫隨筆，闡述這些原則的意義和在生活中的應用。我開始進一步闡述我的理論前提，那就是一個人提升效率的能力與他休息的能力成正比。我研究了高效行為的4個主要方面：
1. 把握我們所有內部和外部的“未竟之事”，恢復到目標明確、精力充沛的狀態。
2. 在承諾要完成的多個層面的結果和承擔的責任中，有意識地保持自己的關注重心。
3. 創建值得信賴的結構并持續使用，從而引發適當的關注和必要的行為提示。
4. 把一切建立在靈活機動的行動基礎之上。
我發現人們并不需要更多的約束，而是需要一種訓練有素的方法。他們不需要更努力地工作，而是需要更加詳細地明確自己在各個層面承擔的工作，同時集中注意力做好這些工作。
這一切的背後就是“心如止水”的理念，這一理念是我多年前練習空手道時想出來的。如果你向池塘中扔一塊石頭，水面會出現什么情況？它會極其自然地根據石塊的力量和重量作出反應，既不多也不少。既不會過度反應，也不會反應不夠。而從另一角度說，它其實自己根本不會作出反應，只是與石塊發生相互作用，然後恢復到自然狀態。水的這種做法只能是由于上天的刻意安排。人類要想作出這種反應，就必須具備一種有意識的系統，而且這種系統必須基于能夠抵御混亂和壓力的原則。這些原則必須跟我們本性中更深刻的某些東西相一致。
開始寫作隨筆兩年之後，我決定編寫一份電子簡訊，發送給開始熟悉我的方法的讀者。我的想法是聯系一批實踐者，建立一個交流社區，讓專心做好工作的人可以分享他們的最佳做法與生活體驗。每期電子簡訊的目的，都是為了強化、擴展輕松控制和優秀業績背後的理念。當時我拿不準人們是否會有回應。
結果超出了我的預料。在兩年內，我們的讀者人數增長了10倍，訂戶從2 000人增長到了2萬人。第三年之後，人數增長到3萬人，而且還在迅速增長。人們通過自己的網絡通信工具把電子簡訊發送給自己的親朋好友。通過電子郵件，電子簡訊被發送到了全國各地、世界各地。有些人把我們的方法打印、裝訂起來分送給朋友和同事，還有些人把它們張貼在工作場所的電梯里，可謂隨處可見。有些文章更加傾向于務實的建議，還有一些文章探討了表層之下的東西。這一切都在幫助我增加對“原因”的了解，為此前的內容增加了價值。
反饋是壓倒性的正面反饋，人們似乎都渴求基本問題得到強化、細微之處得到探討，也期望獲得最簡單的技巧、工具和意識帶來的驚喜和冒險。這些人也根本不是參加“提升生活品質”這類課程的人，因為使用這種材料得到的最深刻的回報，都來自一些地球上工作效率最高的人，其中有許多人已經處于效率最高者的行列，無論你根據什么標準來評判。
是該把手頭的材料整理成一本著作了。
隨後的原則、評論以及短文組成了一個思想整體，我相信它能夠為你提供超越建議或訣竅的內容。無論人們是否完全貫徹實施我在《搞定I》中提出的最佳方法，仍然有許多事情他們可以做得更連貫一些，從而提升效率、改善生存狀況。你會發現，在這些原則和短文中，這些元素得到了驗證和強化。
我的文章已經按照它們支持的觀點被分成了高效行為的4個領域：完成、關注、結構和行動。這些原則和短文之所以如此分類，并不是要把內容限制在這些標題之下或詳盡地闡述這些話題，而是要激勵你的想法，驗證更好的處理問題的方式。
有時候個人（或群體）通過完成舊的項目或清空障礙就可以獲得最大收獲（第一部分）；有時候關注恰當的對象是最關鍵的部分（第二部分）；有時候在其他一些情況下結構和系統是發展最重要的因素（第三部分）；也有時候只需單純放棄追求完美，只要推進工作即可（第四部分）。所有這些方面都很重要，但通常情況下，一個具體的方面將會成為把效率提升到一個新層次的觸發點。第五部分則提供了核查清單供讀者參考，提醒讀者要掌控流程需要注意的主要環節。
你會注意到，每個章節并不是對某項原則的準確闡釋；?而每章末尾的“順便想想……”，也只是讓你“回過頭來”想想如何應用原則的催化劑。人類的行為和意識可能會同時具有真正簡單、真正復雜而又可以無限探索的特點，而我的做法是盡量避免過于牽強地下結論。但你至少會發現一些線索，可以了解工作如何在更高的層面起作用、我們如何起作用，以及世界如何運轉。在你消化吸收并將這些原則付諸實踐的過程中，很有可能你將對整體的工作和生活作出更大的貢獻。閱讀本書可能會強化你感官方面的某些細微變化，從而帶來行為的變化。行為的變化將會帶來行動的變化，自然也會帶來結果的變化。事物以螺旋狀向外發展，越變越大。變化出現，而積極的轉變也就發生了。最經常出現的情況是，些微小事，因為在戰略位置上堅持不懈地做，最後帶來了最大的變化。
正如我前面提到過的，你可能用不著更加努力地工作，你也可能感覺沒有必要執行《搞定I》中提供的按部就班的系統訓練內容。但有些時候，你可能還是需要更好地管理自己未完成的工作，更好地發揮創造力，更宏觀地考慮問題，思考的時候精力更集中，利用你的直覺，打造更好的結構，更靈活、更放松，或者就是一步步實施後續步驟。做到上述某個方面或所有方面都可以讓你提升效率。在所有這些領域，本書都為你提供了重要的視角，或許就是讓你開始進入獲益豐厚的新表達層面的鑰匙。
你可能會感覺本書的材料有點熟悉。這并不是說你在其他地方讀過，而是你會感覺書中的內容都是你憑直覺已經了解的。要從本書得到收獲，并不需要新的技巧，也不需要學習一套復雜的新系統。本書可能會證實很多已經了解的東西和正在采用的有效手段。但你也將面對是否能將這種意識以更清醒、更連貫的方式加以使用的挑戰—而這才是真正的力量所在。本書匯集了各種有效的視角和行為，可以隨時隨地派上用場。雖然每一部分都有自己的優點所在，但作為整體而言，它們也即將為讀者提供超過部分之和的豐富背景體驗。無論你是一時心血來潮地閱讀還是通篇讀完，我都建議你在閱讀的過程中讓動態、積極的為生活作好準備這種更宏大的場面呈現出來。
我仍然在為探討及感受個人效率原則的似乎無限的途徑感到驚訝。我們不同的旅程總是會回到一些同樣的基本真理，但我們的探索卻以更深刻的新方式引導我們再次去關注這些意識。本書闡述的思考方式無疑將會打開更多的通道、引發進一步的發現。一個層次的意義將會帶來另一個層次的意義，而且這個過程將循環往復下去，螺旋將進一步擴展。對我來說，考慮本書沒有涉獵的內容幾乎就像考慮書中已有的內容那樣感覺妙趣橫生、令人鼓舞。我希望你能像我這樣，把本書看做是一個途徑，而不是戲劇的最後一幕。
武術家的“就緒狀態”并不是被動的消極反應，也不是有限的反應，而是完全動態、充滿生機、極具創造力又非常膨脹的反應。但這種反應并非免費的午餐，它是通過工作和生活中一天天的精心訓練和體會而造就的。希望本書中總結的原則能夠成為你前進道路上的路標。

前言 輕松實現輕松做事 XI

第一部分 理清頭緒，發揮創造力
第1章 理清思路，確立新方向 3
第2章 知道哪些事情自己尚未做，你才會為之心安 8
第3章 理清承擔的任務，可以更好地選擇新任務 12
第4章 要實現未來的目標，首先明確當前的位置 17
第5章 以有限的可能，去利用無限的機遇 22
第6章 一心二用帶來壓力與失敗 26
第7章 有意識地權衡輕重緩急 31
第8章 完成未竟之事，釋放自身能量 35
第9章 如果你一直想著某件事，很可能是還沒有搞定 38
第10章 只要有空間，創造力就會展現 42
第11章 渠深流暢 46
第12章 擔憂無益 51
第13章 你不是你的工作 55

第二部分 高效關注
第14章 想看得更清楚，請從更高處著眼 61
第15章 只有身體力行，你才會知道如何去做 65
第16章 工作足夠努力是不可能的 69
第17章 精力隨心思而動 72
第18章 目標越明確，實現目標的途徑越多 76
第19章 精益求精 80
第20章 關注重心的變化等于結果的變化 84
第21章 視角是地球上最貴重的商品 88
第22章 多加思考 92
第23章 思考有度 96
第24章 效率是改善工作的唯一機會 100
第25章 關注一件事才能“全神貫注” 104
第26章 未來目標的價值，在于它當前培育的變化 108

第三部分 建立有效的制約機制
第27章 穩定帶來創造力 115
第28章 形式與功能必須符合效率最高的原則 119
第29章 優化系統，放飛思想 122
第30章 反應能力提升生存能力 126
第31章 系統的強弱取決于最薄弱的環節 130
第32章 系統的效率與你的感知度成反比 134
第33章 功能取決于形式 137
第34章 目標明確才能贏得勝利 140
第35章 多人負責等于無人負責 144
第36章 確定原則，而不是監管制度 148
第37章 利用大腦來思考工作，而不是單純關注工作 152
第38章 思考的價值超乎想象 155
第39章 資源越是有限，規劃越有必要 159

第四部分 放松自我，開始工作
第40章 對自己做的事情承擔起責任 165
第41章 過度控制等于失去控制 169
第42章 進展越好，狀態越好 173
第43章 相信自己的行動選擇，需要多層面的自我管理 176
第44章 你的力量取決于你的放松能力 180
第45章 預料之內的意外算不上意外 184
第46章 目光越長遠，進展越順暢 188
第47章 放慢速度以提升速度 193
第48章 你沒有時間做任何項目 196
第49章 堅持做好小事，就能產生重大影響 200
第50章 親力親為才能了解事物 203
第51章 動中求變更容易 208
第52章 最偉大的成功源自最慘重的失敗 211

第五部分 注意基本要素
工作流程的5個階段 217
處理與組織整理流程圖 221
自然式計劃模式 222
每周回顧指南 225

後記 229
致謝 231

第一部分
理清頭緒，發揮創造力
情況糟透了。因為手頭有太多的工作，我們根本沒有時間去逐項完成。如果不是要做這么多的工作，我們在細節方面會處理得更好。小小的蚊子可能會讓你捕殺大型獵物的努力落空。成功固然在望，道路卻充滿艱辛。有時候，提高效率最有效的途徑就是摒棄陳腐觀念，處理好未完成的事務，以及清除各種障礙—影響前行的種種瑣碎事務。

第1章
理清思路，確立新方向
無論是重大項目還是一堆有待清理整理的舊任務，只要能夠及時完成，都可以為將來的工作在精力方面打下更扎實、更可靠、更全面的基礎。我們經常拿不準隨後會出現什么情況或要解決什么問題。在這種情況下，你只要毫不拖延地清理或完成某件事—你面臨的最顯而易見的事務—就可以了。很快，你就能夠搞清楚隨後將要發生什么事情，而且你也已經作好準備，在各個方面都能作出更有效的反應。請整理一下辦公室的工作籃，清理一下電子郵件，或者整理一下辦公桌的抽屜。不管怎樣，你一定要抽時間去做。
為未知情況作好準備了嗎？
有件事情，很可能在幾天之內將要改變你的世界。現在你對這件事一無所知，也不知道它跟什么東西有關，但它是注定要發生的，注定要讓你遭遇意料之外的突變。這件事可能很快就會發生，也可能在一段時間之後發生，但一定會發生。請相信我。
在你的日歷上，在從今天開始四周之後的那一天所在的位置，請一字不差地寫下這句話：';戴維•艾倫一個月前曾說過，有一件無法預料的事情將會對我產生重大影響。';看你能不能證明我說錯了。
你準備好了嗎？因為感覺局面更加難以控制，這一意外事件是否同時會讓你有雪上加霜的感受？或者，你是否要將其視為發揮創意從而達到表現自我、奉獻自我新境界的良好契機？新的經歷總是會讓你在前進的道路上遭遇突發事件，你是如何準備的？
我認為，大致說來，無法預見的機遇要在兩個層面加以應對。
1. 精神層面：假如上帝代表著萬物，而你只是萬物之一，那么只要放松身心即可。
2. 所有其他層面：這一層面你必須有條有理地籌劃好，以便可以根據需要作出調整。
亞洲有句諺語說得好：';平時多流汗，戰時少流血。';軍隊的這一模式有一定道理。在軍隊里，你要么是在作戰狀態，要么是在訓練狀態。大部分人只是在下面的情況下才作好改變的準備：開始漫長假期的幾天前，離婚後不得不變賣全部家當搬離居住地的時候，或者生活中的某個重大事件迫使他們重新反思一切、想清楚他們的承諾和';材料';（stuff）的時候。在這種情況下，他們開始整理、廢棄或重新制定與自己和別人有過的';協議';。
我建議你每周都這樣做。你要把自己的事情安排得有條不紊，這樣一來，如果員工會議未能及時召開，你也可以整理一下工作籃，或閱讀那些堆積如山的資料。要么在等待配偶的時候，你可以看看自己是否可以用這段時間打個電話，完成某項事務。據我了解，在這個星球上，沒有幾個人高度重視自己的時間和手頭的工作，努力讓分分秒秒發揮最大效果。如果你沒有這樣利用自己的時間，我就要問了：為什么不這樣做？
你上一次更新自己的項目清單（僅靠一項行動無法完成的那些工作），使其符合最新的進展、把各項工作安排得井井有條是在什么時間？這項工作的擱置程度也就是你承受不必要壓力的程度。
即使目前還不具備，你也一定要準備一下隨時可派上用場的捕捉思想的這種工具。無論何時何地，只要有新的想法產生，你就應該及時加以記錄。你需要的是能隨身攜帶的一種工具—不管你是在海灘上、健身俱樂部里、辦公桌旁，還是準備外出用餐。如果你把它跟錢包放在一起，那將很有幫助。隨著年齡的增長，無論是在個人生活中還是在事業上，你都會變得越發明智、更加老練，而你對某件事情最出色的創意，也就越有可能在不可能實現的時候誕生。
你或許也明白，你應該把頭腦中具有潛在價值或代表與自己及其他人潛在一致性的一切都充分加以利用。但要實踐這一點，你首先要在它出現時能及時將其用文字記錄下來。閱讀這部分內容之後，如果想到任何';要做的事情';，你會把它記錄在哪里？袖珍筆記本、3×5英寸卡片、微型錄音機，隨便什么都行。
把這種隨時可以應用的思想捕捉工具準備妥當，讓它像生活必需品一樣發揮作用。外出時如果不帶這種工具，你應該感覺就像赤腳外出一樣怪異。這樣它就會引領你進入創造性思考和工作的全新境界。
順便想想......;
● 你那些潛在的可清理區在哪里？
● 拿不準還有什么事情要處理時，你接下來會如何去做？
● 今天你能諒解哪些事情？

第2章
知道哪些事情自己尚未做，你才會為之心安
壓力的根源在于自己沒能履行協議。要緩解壓力，只有通過解除協議、履行協議或重新商定協議。但是，如果與自己達成的某些協議已經忘記，你就無法與自己重新協商。由于人類的心理內存沒有過去與未來感，那里存儲的東西會一直敦促你去將其完成。要減輕壓力，你必須把這些事情變成要自覺完成的任務，而且要始終如此。
';井然有序';為何經常失效
幾天前，一件平淡無奇的事情再次讓我很受震撼。很多人對';井然有序';很敏感，因為他們雖然在工作中使用了項目清單，但卻一次次與成功擦肩而過。這些清單之所以沒有奏效，主要是因為它們試圖將截然不同、相對獨立的功能融入一個事件、一個背景之下。如果你盡量把某件事情搞得過于簡單，就會讓所有其他事情顯得更復雜、更困難。是的，我們大家都曾面臨諸事臨頭的困窘局面，而且通過';列出清單';確實也可以獲得暫時的平靜，但這些治標不治本的手段作為長期戰略并沒有效果。
坐下來列清單時，大多數人實際上是在竭力融合我們為掌握工作流程所確定的5個階段：收集、處理、組織整理、回顧和執行。同時他們也在努力理清思緒，確定各項工作的內在含義，以某種符合邏輯或富有意義的方式加以安排，匆匆忙忙地權衡輕重，然後決定要完成的';最重要的';工作。這樣做的人得到的回報通常是混亂局面暫時得以消除，但令人痛苦的是，他們可能要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理以及未加重視的事情帶來的不良影響。
在多年的研究及培訓過程中我們發現，工作流程管理劃分的不同階段，工作最好單獨完成。首先你要收集自己頭腦中的大大小小的各種想法；然後你需要評估清單中的每個項目，考慮一下，';這事可行嗎？';如果可行，結果會如何？下一步該如何行動？隨後，你要把這次思考的全部結果進行整理歸類。在這個時候，參考決策的各種標準（時間、精力、背景、輕重緩急等），清楚地審視一下自己面臨的種種選擇後，你就可以作出最佳選擇。
自我管理十分簡單，但不能簡單管理。
找一支書寫流暢的筆，花上5分鐘時間，把頭腦中出現的各種想法都';傾倒';在紙上。不要馬上分析或整理。如果你寫下的內容有意義，過一段時間之後你會明白的。現在需要做的，就是';傾倒';。要讓自己有專心做一件事情的自由。充分發揮你的創造力，做一個夢想者，表達并記錄下你的全部想法，不要考慮將其付諸實施的任何責任問題！然後，等你準備成為管理人員時，你可以回頭思考一下這些事情，確定它們的意義以及你要采取的行動。之後，你就可以以管理者的身份出現，在所有這些選擇項中，作出符合時間和地點的戰略選擇。每件事都是一項艱巨的任務，需要全力以赴，還需要具備優秀的洞察力。不要把它們混為一談。
順便想想......;
● 你上次毫無保留地';傾倒';內心的想法是在什么時候？
● 你有自己不愿意看到的待辦事項清單嗎？
● 假設不必擔心自己沒完成的事情，你將會怎樣呢？

第3章
理清承擔的任務，可以更好地選擇新任務
不了解自己目前工作的整體情況，你就無法充分認識到哪些工作是你不能承擔的。由于品性正直，你不忍拒絕無窮無盡的新任務。如果你有意識地去了解一下自己承擔的全部任務，你的正直品性將迫使你去區別對待甚至拒絕接受新的任務，因為你對自己的能力有了更清楚的把握。例如，假設你把要閱讀的材料放得隨處都是，那么你恐怕很難從頭到尾讀完其中一部分。把它們都集中在一個地方，只需花兩分鐘瀏覽一下，你就可以讀完許多材料。
如果中心成為邊緣
我所在的工作技巧培訓界有個貫穿始終的話題：自由與控制的理想結合點在哪里？在什么情況下，組織會過于死板？控制會過于嚴格從而成為限制？另一方面，在什么情況下，寬松的環境會失去效果?開放思維會讓人精疲力竭？無憂無慮會變成漠不關心？
我們習慣于認為界限會限制我們的行動，例如有人會說：';不要阻攔我。';但我們也接受過這樣的教導：要完成某項工作，我們要被施加壓力、拼命努力才有成效—';要埋頭苦干';。到底哪種方法最好呢？
這并不僅僅是一種理論或哲學層面的探討。如果每天收到400封電子郵件和100封語音郵件、每天遭受50次意外干擾，那么你就必須面對自由與控制的選擇問題。因為上述因素的存在，熱衷于自由的人會感到沮喪，認為受到了干擾，所以選擇漠視這些影響（那些輕松有趣、確實';熱門';的問題除外）。或許是由于擔心各種因素之中會誕生更寬泛的工作重心，控制狂則是通過各種規則、媒介以及涉及細微環節的層層文件夾來限制生活的范圍。
每個人都可能跟這兩方面發生關聯。我們希望有能力控制，但卻不希望受到約束。問題源自通常與';控制';觀念相伴的一些消極內涵（以及實際經歷），因為';控制';具有約束性和限制性，就如同被囚禁在監獄中一樣。有一種方法可以從這兩個方面同時獲益。具體做法就是通過兩種基本手段開展工作：專注與合作。
把這兩種手段結合在一起，我們就可以擁有我們渴望的自由和需要的控制，從而充分提升效率。無論是從物理學的角度看，還是在日常生活中，專注都是獲得力量的關鍵，合作則是促進能量有效流動的潤滑劑。這一點可以在優秀運動員的身上得到完美的體現。他們極其專注，高度注意比賽現場的情況，能充分利用自身力量去取得最佳成績。
要處理好電子郵件，你也必須專心致志。當前你正在做什么？每次郵件交流與你所做的工作有何關聯？而且你一定要具備合作精神。電子郵件就在那里—都是你寫的或至少是經過你允許的，因此你必須制定某種策略、創建某種流程來處理電子郵件。兩種方法可以相互促進。為了超越阻力、避免干擾，你必須與自己以及周圍的世界合作，這樣你才能夠做到專注。為了把握事物的本質更好地與人合作，你也必須集中自己的精力。
要想妥善處理生活和工作中的種種事情，你需要密切關注當前所做的事情，需要高度的自覺意識，還要主動接受自身世界的種種細枝末節。這種境界聽起來可能很容易達到，但是，要始終明確自己當前的作為和前進的方向，要明確自己承擔的任務并以積極合作的態度應對未知的因素，可是需要高明的手段。如果能做到這些，你也就可以集中全部精力去完成當前的任務了。
順便想想......;
● 你真正希望擺脫的是什么？要達到這個目的，在哪些方面需要哪些規則限制？
● 在哪些方面你可以更加放松？
● 在哪些方面你可以加強管理？

第4章
要實現未來的目標，首先明確當前的位置
除非你清楚自己所在的位置，否則地圖根本沒有任何價值。確定自己的時空位置可以為你的行動提供參照點：還要付出多少努力？要朝哪個方向前進？客觀地評估自己當前的現實情況有助于減少混亂，避免出現偏差。無論是在你的公司里、你的項目方面，還是在你的生活中，要想取得明確進展，關鍵的一點就是與他人就當前的真實情況達成一致的觀點。
忘記未來—首先把握現在
關于個人成長有句老話：';有些東西，你越是抵制越難以擺脫。';最近我一直都在體會這句話對許多人和他們的工作來說是多么正確。如果你不清楚自己當前的工作究竟是什么，而且也不愿意去整理一份全面客觀的清單，那么要想讓自己的工作與眾不同或更為出色，將很有難度。
經常有人問我：';該如何確定各種工作的輕重緩急呢？';我總會反過來問一個相同的問題：';你從事什么工作？';要弄清哪些工作比其他工作更重要，你必須對自己希望保持的狀態、實現的目標或經歷的情況有一個參照點，因此你務必清楚自己的工作是什么。但是，當前你的';工作';的整體狀況如何？這一點很少會像大部分人想象的那樣一目了然。
你可以通過回答另外6個問題來回答這個問題。問題如下：
1.當前你承擔了哪些任務？這里指的是你承擔的工作和責任方面需要立刻采取的具體行動，包括電話、電子郵件、交談、雜事、集思廣益產生的創意等等。一般來說，每個人每天總會有大約一兩百件此類事情要做。
2.目前你正在做的項目有哪些？這里指的是你自己愿意去實現的目標，通常不是簡單的一舉一動就可以完成的，比如為汽車更換輪胎、安排孩子參加夏令營、收購一家企業等等。多數人每天大約有30~100件這樣的事情需要完成。
3.你當前的職責范圍包括哪些？多數人都有10~15項職責，包括工作的主要領域(員工培訓、資產管理、規劃、客戶服務等)以及生活中的主要方面(理財、健康、家庭、家務、職業、娛樂等)。
4.你的工作和個人事務明年會如何變化？這里指的是一個人在未來幾個月里決心實現的目標，包括行動目的、變革的意圖、大型項目等等。
5.你的組織、職業和個人生活將會如何變化？這里指的是更宏觀的愿景，是對未來幾年發展的長遠規劃。
6.你為什么生活在這個星球上？這里指的是你的生活目標—作為人類的一員你要承擔的';工作';。
如果你能全面地整理出這6個層面涉及的所有與你相關的工作、事務和項目，那么你就對自己的工作有了準確的把握。然而，據我所知，就連接近完成這方方面面的問題那種境界，也沒有幾個人能達到。
我經常會花10~15分鐘的時間，去幫助一個人了解所從事工作的兩個最平凡、最實際的層面：當前的行動和承擔的項目。如果不把這份清單具體化，從而在這些層面清除心理障礙，那么人們就很難跟老板、商業伙伴或配偶探討調整工作說明問題，也難以應對婚姻關系中需要作出的變化。未能解決當前最實用層面工作中基本問題的那些人，往往不愿去認真思考需要作出何種變革，以適應公司、世界和生活中始終在發生的變化。
好多人對將來從事的工作或自己的發展方向感到迷惘。但是，如果沒有基于現實的參照點，他們就無從理解自己在生活各個層面所處的位置。他們就像';飛翔的荷蘭人';鬼船，注定漂泊不定。不過，只要搞清楚并統籌好當前需要處理的諸多事務，哪怕只是完成很小一部分，也會激發你的天賦靈感和創造力，以更好地應對未來—而且你無須再投入任何精力。
如果不清楚自己在地圖上的位置，那么不管目標多么明確，你出門後也不知道自己究竟該左轉還是右轉。認清自己目前工作和生活的整體狀況是一項真正的挑戰。但是，接受現狀將幫助你改變這一切，而且是以極其積極的方式改變。
順便想想......;
● 你當前的狀況如何？讓別人進入你的生活幫助你了解現狀會有幫助嗎？
● 對于目前你認為是問題的某件事情，導致你認為它存在
問題的實際數據是什么？你能換個角度看這些信息嗎？

第5章
以有限的可能，去利用無限的機遇
如果你總想完成一切、擁有一切、成就一切，那么遲早會精疲力竭。努力奮斗的過程中，你總是想要實現';更多更好';的目標。想要搏擊潮頭而不是溺水而亡，你必須將眾多';期望目標';限制在切實可行的范圍之內。宏大的構想需要聰明才智和有意識的約束，才能持續發展。
有效管理工作流程
我參加過多次廣播與電視訪談節目，就是那種給你大約53秒的時間，讓你來講解健康、財富、幸福等方面秘訣的節目。由于時間的限制，我只能把所講的內容凝練概括為最關鍵的部分。他們經常提到的一個典型問題是：';戴維，我們做的哪件事影響工作效率呢？';我給出的回答是：
';并不是一件事，而是5件事結合在一起影響了工作效率。大家都有自己的想法；對于自己知道需要采取行動的事情，他們并沒有下定決心去做；他們不按照功能分類安排行動提示和支撐材料；他們不注意保持并及時審查全面客觀記載各項工作的清單；最後一點，他們浪費精力，最終精疲力竭，被迫在眉睫需要處理的事情逼得手忙腳亂，一心希望那就是最該做的事情，但卻從沒體會過做對了事情的那種放松感覺。';
我如何去做呢？
我只是簡單地列舉了工作流程管理各環節（收集、處理、組織整理、檢查回顧和執行）中最糟糕的一些做法。我不能對采訪者說其中任何一項是問題所在。在整個工作流程管理過程中，你可能會將其中4個環節做得非常出色，可一旦某個環節有所差池，那么整個流程就會前功盡棄。整個流程的完美程度取決于鏈條上最薄弱的那個環節。
多數人只是把事情記在腦子里，這樣做原本就會導致流程短路。也有很多人寫下很多內容，但卻沒有決定隨後要采取什么樣的行動。即使有人確實考慮要采取行動（在陷入危機模式之前），他們也沒有安排行動提示，結果原本應該采取行動的時候卻得不到提醒。即使有些人真正受到鼓舞，效率猛增并確實整理出了清單，其中的大多數也會放任他們的系統迅速過時、不再協調一致。發展到最後，離開了思考工具的關愛和支持，生活與工作就成了被動的反應，而不是有明確指導的行動選擇。
';那么，戴維，我們該怎么做呢？';（有些采訪者居然會再給我53秒去回答這個後續問題。）
';要把5個環節的最佳行為方式融為一體，';我告訴他們，';把頭腦中的一切用紙筆記錄下來。出現情況及時決策，不要等到于事無補的時候。安排項目各個環節的行動提示，按照適當的類別安排隨後的行動。確保系統全面并能得到及時更新，認真審查系統的合理性，確保根據直覺作出的行動（以及不行動）決策是正確的。';
我感覺原本可以說得更簡潔一些：';關注積極的結果，最重要的工作要不斷采取後續行動。';但是，誰不明白這個道理呢？堅持不懈地貫徹這條原則，將其徹底融入生活的方方面面，這才是我們面臨的最大挑戰，要做到這一點可不那么容易。
順便想想......;
● 近期你仔細閱讀過自己的工作職責（4~7個關注層面及責任）清單嗎？
● 為了保證你已經明確了所有必要的項目并使它們完整無缺、符合標準，你分析過個人生活中5~10個關注層面（健康狀況、財務情況、事業發展、婚姻關系等）嗎？

第6章
一心二用帶來壓力與失敗
在你的潛意識里，你很清楚自己承擔的所有事情，無論是大事小事、個人事務還是職業問題。這些事情都存儲在你的';心理內存';中，除非你有意識地進行客觀的檢查回顧。不過，你的心智的這一部分并沒有過去與未來感，因此一旦需要容納兩件未完成的事情，你就會感到沮喪和焦慮。你的創造機能努力想要去一心二用，可這是不可能的。盡管如此，它卻不肯放棄，一直在不斷嘗試、嘗試、再嘗試......;
搞定：消極反應還是積極應對？
最近有人評論說，跟一開始就強調輕重緩急和';宏觀情況';的其他一些方法相比，我的GTD系統相對更';消極';。這種批評也可以理解。我們做的多數工作中，首先關注的就是你辦公桌上堆積的文件、你頭腦中精神方面的便利貼（';應該做的事';以及';需要做的事';等等），以及郵箱中堆積的成百上千的電子郵件。著手工作時，我們并沒有重點分析你為何會有堆積如山的文件或如何按照重要程度安排順序。然而，我們看似瘋狂的做法卻體現出了某種條理性。
把時間和精力耗費在身邊細枝末節的問題上可能會被視做消極之舉，但事實果真如此嗎？無論是從生理角度還是從心理角度，你都讓這些情況影響到了自己的世界，而你作出的反應（或缺乏反應）也直接影響到你控制自己全部心理資源的精力和能力。我們的流程會（以溫和的方式）迫使你對這些情況作出反應。情況究竟怎樣？你作出了何種承諾？要兌現這種承諾，你隨後要如何行動呢？要想把每件事情都處理得非常妥當，你要考慮哪些問題？該如何加以安排？
難道我們不該首先考慮目的、價值觀、戰略目標這類輕重緩急因素嗎？放棄關注過去細節的做法，采取更積極主動、更富有創造力、更具前瞻性的做法豈不更好？
確實如此。但是我們之所以通常不這樣開局，一個重要的原因就是，如果大部分潛意識精力都集中在心理方面那些';懸而未決的問題';上，你就無法將精力集中于更宏觀的問題。為了能夠最輕松有效地啟動并進入現實性新思維所必需的那種創造性流程，心理內存必須得到釋放。
此外，我們之所以做大量的實踐工作幫助人們處理種種細節問題，還有另外一個同樣重要的原因：我們是在訓練一種強有力、高效而又積極的反應行為。很多宣稱只有';最重要的事情';才會促使他們采取行動的人，只是到了迫在眉睫的地步才著手去解決問題。實際上，忽視那些雖然未處于緊急時刻但卻仍然必須采取行動的問題更是';消極之舉';，而不是積極的表現。如果你以為，有了清晰明確而又積極的新方向之後身邊的細節問題就會自行消失，那么請重新考慮一下。現在你必須從自己的新視角去安排那些瑣事。要么放手，要么存檔，要么立即行動，要么委托他人，要么繼續進行，要么暫且擱置等待時機成熟。
要學會對引起你注意的各類事情作出行之有效的反應，這是一種大師級的行為方式。事情總是有輕重緩急，而且隨著你的成熟，輕重緩急也會發生變化。能夠決定輕重緩急或許可以幫你更輕松地決定，自己究竟想讀哪本雜志或首先處理哪封電子郵件。盡管如此，能夠處理輕重緩急情況的人，卻未必就能干凈利索地處理各項事務、應對各種新情況。
即使你認識到自己的某個目標或愿景并努力去實現的時候，為了表述清楚并及時實現，你仍然需要對其作出';反應';。在感應能力逐漸敏銳的過程中，你也把自己鍛煉得具備了妥當評估、處理各種事情的能力，在開展工作時也會進一步成熟，從而取得更突出的成績。
毫無疑問，我們將引領你探討調整自我、項目、職位描述、主要關注層面、短期目標、愿景規劃，以及存在的終極原因等方面的話題。但是，只有當你妥善處理好當前生活與工作中的所有瑣事，而且今後都能嚴格按照這種方法的約束去做各種事情時，我們才會和你一起去探討這些話題。如果你還沒有處理好辦公桌上凌亂的文件和計算機中的電子郵件，那么你仍然缺少做好工作的一項關鍵要素。
順便想想......;
● 你頭腦中仍然有什么念頭不時浮現出來，提醒你曾承諾作出哪方面的改變？
● 你今天回避了什么問題？你有什么理由認為明天這個問題會不再存在？現在就將其拋在腦後對你會有多大益處？