文書與檔案管理基礎知識 第二版（簡體書）

《全國中等職業技術學校文秘與辦公自動化專業教材：文書與檔案管理基礎知識（第2版）》為國家級職業教育規劃教材，主要內容包括文書概述、文書的處理和整理歸檔，檔案概述、檔案收集、檔案鑒定、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案利用、檔案編研、檔案統計，以及專門檔案管理等。
本教材內容翔實，與文書與檔案管理工作實際緊密結合，力求全面、系統、準確地闡述文書與檔案管理的基本原理，並著重體現文書與檔案管理工作實踐技能。

《國家級職業教育規劃教材?全國中等職業技術學校文秘與辦公自動化專業教材:文書與檔案管理基礎知識(第2版)》內容翔實，與文書與檔案管理工作實際緊密結合，力求全面、系統、準確地闡述文書與檔案管理的基本原理，并著重體現文書與檔案管理工作實踐技能。

第一章文書基礎
第一節文書概述
第二節公務文書

第二章文書工作
第一節文書工作概述
第二節收文處理
第三節發文處理
第四節文書整理與歸檔

第三章檔案與檔案工作
第一節檔案
第二節檔案工作

第四章檔案收集
第一節機關檔案室的檔案收集
第二節企業的檔案收集
第三節檔案館的檔案收集

第五章檔案整理
第一節檔案的分類
第二節檔案的排列、編目與裝盒

第六章檔案鑒定
第一節檔案鑒定的方法
第二節檔案鑒定保管期限的劃定方法
第三節檔案銷毀

第七章檔案保管與保護
第一節檔案保管
第二節檔案保護

第八章檔案檢索
第一節檔案著錄
第二節檔案檢索工具的編制

第九章檔案利用
第一節檔案利用的途徑和方式
第二節檔案的開放

第十章檔案編研
第一節大事記
第二節組織沿革
第三節基礎數字彙編
第四節其他幾種檔案編研形式簡介

第十一章檔案登記與統計
第一節檔案登記工作
第二節檔案統計工作

第十二章專門檔案管理
第一節科技檔案管理
第二節人事檔案管理
第三節會計檔案管理
第四節聲像檔案管理
第五節電子檔案管理

二、檔案工作的內容
檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用和編研八項工作，通常稱為檔案工作的八個業務環節。
1.檔案的收集
檔案收集是指檔案部門接收和征集檔案的工作，包括對本單位或本地區歸檔材料的接收，也包括對社會人士捐贈檔案的接收和對流散檔案的收集。檔案收集的目的是將分散的需要歸檔的材料收歸到專業部門進行有效的保管，解決的是檔案材料的來源問題。
2.檔案的整理
檔案整理是將收集而來的零散文件根據分類方案組成檔案有機整體的工作，主要包括分類、排列、編號、編目等工作環節。檔案經過整理之后就由零散、無序的狀態轉化為相互關系明確的檔案系統。
3.檔案的鑒定
檔案鑒定是指對檔案的真偽、保存價值進行判斷，區別不同檔案材料的價值大小、保管期限。檔案經過鑒定后可以有效淘汰無用的材料，使具有價值的材料得到合理的保管。
4.檔案的保管
檔案保管是指對檔案進行日常保護和管理，確保檔案的安全，延長檔案的壽命。檔案經過科學、合理的保管，能夠在較長時間內存放，從而為社會的利用提供更持久的服務。
5.檔案的統計
檔案統計是指以數字、數據等形式全面反映檔案、檔案工作和檔案事業狀況的手段，包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等各方面的統計結果，同時也可以對檔案機構、人員、經費、設備等情況進行登記和統計。檔案統計能夠準確、集中地反映檔案以及檔案工作的客觀情況，便于總結經驗、科學決策和有效管理。
6.檔案的檢索
檔案檢索就是有選擇地查找已存儲的檔案或檔案信息的過程。檢索檔案需要借助相應的工具來實現，這些工具主要是檔案目錄，因此，檔案檢索一方面是對目錄工具的使用，另一方面從檔案管理角度而言，也是編制目錄（簡稱“編目”）的過程。檔案編目就是對檔案內容和形式特征進行分析、選擇、濃縮和記錄，并按照一定次序編排成為目錄。檔案目錄主要有檢索性目錄（如分類目錄、專題目錄等）和介紹性目錄（如全宗指南等）。檔案的編目與檢索工作為檔案的利用創造了條件。