【推薦序】抓出工作背後的結構，就能成為高效達人
──敦南新生活版跟讀思寫文字溝通表達力講師 Zen大
剛出社會的時候，我在大型連鎖書店總公司擔任採購。採購工作是由許多細碎而繁雜的庶務組成，菜鳥時期的我，經常出狀況，像是商品分類錯誤、下採購單時採購量不小心多了一個零( 供應商當然會很開心)、給門市的工聯單總是會忘了幾個小地方沒填⋯⋯
另外，採購工作的日常充斥著大量的會議，部門內部會議、跨部門會議、和供應商的會議等，會議經常冗長而無效率，耽擱處理自己手上工作進度的時間，只好延遲下班。
面對我工作上的困局，主管給了我一個建議，讓我每天寫下自己的工作日誌。一開始，我是每天下班時回想一整天的工作事項，逐一記錄，慢慢寫一陣子之後，逐漸能夠以比較宏觀角度鳥瞰自己的工作，摸索出自己的工作輪廓與流程，理解採購工作在公司組織中的定位、與其他部門的分工⋯⋯掌握了隱藏在大量而細碎日常庶務工作背後，本書所傳授的「結構化流程」，以此套方法來安排、管理與執行自己的工作，慢慢的工作出錯狀況減少，也不太需要加班。
日後我更將其應用在自己的Soho工作中，將工作區分成核心與非核心工作，每天早上跟自己開工作會議，寫下當天所有待辦事項、安排出最佳的執行順序，並製作每日與每月工作進度管理簿，隨時檢核自己的工作進度，讓我每個月可以持續大量產出近百篇文章，從事課程教學工作，還能游刃有餘的閱讀數十本書。
讀本書時，我發現原來自己無意間做對了一些事情，做到了史迪宏在書中提及的不少讓工作更有結構化的祕訣，得以輕鬆處理貌似一盤散沙的大量工作( 碎片)。
本書將這套結構化的工作流程分成組織、聚焦與自動化三大部分，根據架構設計一套為期31天，協助商務人士改造工作流程的「結構化」模組，每天花30分鐘鍛鍊一個小技巧，利用書中的結構思維和檢核表的使用，將工作組織化，聚焦在關鍵處，讓非核心部分自動化，減少消耗在此類工作上的力氣，最後得以更輕鬆的方式創造出更高的工作績效。
【推薦序】做好時間管理，找回優雅自己
──胤響筆記創辦人 趙胤丞
知名籃球教練約翰．伍登（John Wooden）曾說：「你要是沒時間把它一次做對，又怎麼會有時間重做呢？」看到這句話，腦中馬上出現很多想法與對於生活的反思。對我而言，時間管理是要讓自己每天有效率地推進任務，而要能一次就把任務完成，需要心態、技術、經驗、能力等眾多因素的相互輔佐，其中專注能力跟時間管理能力更是影響成果品質高低的重要指標。
不知道你過去是否有跟我一樣的經驗，下定決心想要完成任務，但總因突發事件插隊，需要分散心力處理而感到焦頭爛額，成果品質與效率也相對降低。我心想這樣的情況若能減少或是避免發生，那該有多好！因此總是期盼有個結構或系統，當有突發事件時，可以有所依循，效率產出也會相對較佳，這正是當初學習時間管理大師大衛‧艾倫（David Allen）發展的GTD（Get ¬Things Done，搞定）的初心。
當我拿到這本書時，便會心一笑，立馬在心中拍手叫好！「把所有的工作放到記事工具當中」無疑就是GTD的精髓所在。必須要先把所有事情盤點，透過對於目標「絕對有幫助」、「可能有幫助」或「絕對沒幫助」的判斷，才能排列出優先順序，聚焦能量與專注力完成最關鍵任務。
簡單說，你可把本書當作GTD時間管理入門版。由於現代人時間碎片化，作者大衛．史迪宏（David Stiernholm）很貼心因應此趨勢讓讀者透過「吃得下、記得住、用得出」原則，把時間管理技巧與觀念拆解成31日訓練而習得。這樣做法看似很簡單，有人會覺得沒有高深技術含量，但學功夫最重要的就是蹲好馬步，打好基本功是運用時間管理高階技
巧的重要關鍵，否則基礎習慣沒建立好，進階時仍需把壞習慣重新調整，所花費心力將更龐大。
建議你可藉由本書檢視自己的時間管理盲點，透過「整理→聚焦→自動化」三步驟，開始思索「所有目標都要自己做？」、「哪些工作切分出去由他人代勞，才能讓自己全心全意聚焦最關鍵任務，做出最好品質？」
只要確實練習書中方法，就更能掌握時間、能量與專注力，讓自己用喜歡的姿態生活，活出自己的人生，這不正是大家所渴望的嗎？如果你也有這樣的期待，誠摯推薦閱讀本書，並以行動落實。期待你也能遇到更好的自己！
【序言】善用結構工具，大幅改善日常生產力
最近，搬進瑞典哥德堡（Gothenburg）市中心的新辦公室，位在某棟老樓宅的頂樓，辦公桌前望出去就是絕佳的頂樓美景，就算是下雨天也能遠眺南方瓦薩教堂（Vasa Church）的尖塔。寫這篇序言時，我正躺在思考時專用的豆袋椅上，旁邊是座有點裝飾過頭的壁爐。音響系統播放的是自己錄下的雨聲，當我思考時最愛聽這個。後來想到現在正在下雨嘛！就算不戴耳機，也能聽見外頭美妙的風聲和雨聲，這感覺就更棒。
這都要感謝待辦清單與「結構化」的工作流程，我才能一邊躺在豆袋椅上，一邊使用膝蓋上的筆電寫稿，享受如此愉悅的工作氛圍。
寫稿是我現在唯一要做的事情，而且接下來兩個小時也只需要做這件事情。今天要辦的事情就只有打一通電話，我可以先寫稿兩小時，寫完以後再打就好。
我很快地查看電郵信箱，有些信必須今天回覆，但稍後再回沒關係。除此之外，待辦清單上需要馬上處理的事，都可以放到明天再做，因此我現在可以自由自在地寫稿，也很肯定這是現在唯一需要做的事情。這種安心、肯定的感覺，是我採用「結構」的原因之一，所以我說自己是個「結構師」（struktör）。
對我來說，結構讓我感到安心自在，不再疑心焦慮、有罪惡感。知道自己的大事小事都井井有條，不再拖延落後，讓我能夠享受工作，不再擔心煩惱。
我非常肯定這時不會有人來打擾，因為我把電話和電郵信箱都關了，連辦公室的門也關著。此外，由於我好奇心很強，喜歡東逛西瞧，所以現在也沒有上網，才不會因為臉書、推特、部落格或其他網頁而輕易分心。
我了解自己，我喜歡檢查、核對各種大大小小的事情，所以我會先把自己要做的事情彙整成待辦清單，再一一執行、查核。按表操課需要紀律，雖然我也不是什麼嚴守紀律的人，但是如果想建立更好、更有利的新習慣的話，已經決定的事情就一定要做到。嚴守既定計畫至少可以把自己的想法付諸實現，然後進行評估和檢討。
我辦公室的天花板空空蕩蕩，只有19 世紀留下來的灰泥壁飾，可能也是因為這個原因吧。我在思考、反省、想事情的時候，最喜歡抬頭看著天花板。這是個很自由的空間，而且我發現只要盯著天花板就不會分心或胡思亂想。那上面沒有什麼視覺影像會吸引我的注意力，讓我可以全神貫注地完成思考。專心做一件事，當然效率就最好，這也是為什麼我的桌子一向保持乾淨，周遭環境也一定要打理整齊，盡可能杜絕雜亂。
即使這個世界越來越數位化，工作的時候還是會用到許多實體文件，所以我必須採用結構化的方法來儲存這些文件、筆記和印刷品，既不能隨意散置眼前，但也要容易找到。
幾年前，我就把活頁夾全扔了，因為老是看到文件夾、紙張零散在桌子上或書櫃夾層裡，讓我覺得心好累。現在，我用一組在二手家具店買的雷明頓蘭德（Remington Rand）
檔案櫃，把所有文件檔案掛在裡面。
那個20 世紀的老舊檔案櫃運到辦公室後，我用強力清潔劑洗刷一番，櫃上黃銅配件也擦得閃閃發亮。櫃子的四層抽屜仍是結實耐用，拉開的聲音聽來就像是即將到站的特快
車，砰一聲之後才會完全停下來。跟這個老櫃子在一起，我覺得自己像是在1940 年代的黑白電影中，那些坐在陰暗的辦公室裡，狂抽菸、猛喝酒的私家偵探。
這個櫃子就是我唯一用來儲放紙張文件的地方，不過隨著時代進步，紙本文件可說是越來越少了。我桌上也保持淨空，所以工作空間很大，要是我需要其他資料，檔案櫃裡的文件也都有，很多文件我會先掃描成數位檔，儲存在電腦裡。這種空間上的寬敞感讓我更容易專注眼前任務和工作，心神集中不會被分散，也不會像過去那麼緊張，常常感受到壓力。
對我來說，結構的概念向來代表美好的經驗和感覺。這一生中，我有許多事想做、想體驗，而透過結構來安排工作，正是以一種積極且有利的方式讓期待化為可能，我知道自己未來希望過何種生活，也希望用一切方式去體驗人生，但光靠長期努力工作很難達成我想要的生活。
沒人知道自己可以活多久，而這正是為什麼我熱愛現在的生活，享受當下，我希望能好好把握跟家人─我的妻子、我的孩子─在一起的寶貴時間。結構化能應付生活中不喜歡卻不得不做的事，因此我獲得更多時間來做自己想做的事，去做真正能激勵我的工作，強化自我發展、培養技能，而不必一直被綁死在例行工作上。結構讓我確定當下的工作，正是此時應該要做的正事。
有些人不了解「結構」的概念，以為這是種剛硬嚴肅、吹毛求疵、官僚僵化、無聊沉悶或限制拘束的概念。但我認為，結構並不沉悶，而是讓事情變簡單的方法。有些人會批評我提供的祕訣、工具和方法「不夠高深」，有點「太簡單」。的確是很簡單沒錯，就我來看，結構化就是讓生活可以更簡單也更順利的捷徑。我提供的結構技巧簡單易懂，實際應用起來也很容易，而且許多不同類型的人都可以使用。
我很高興自己身為「結構師」，也樂於協助他人改善他們的生活結構。結構之美在於就算是最簡單、最細微的變化，往往都能對生產力帶來巨大影響，更不用說它對情緒和精神方面也會帶來更美好的效應。我希望你在這本書裡至少能找到一樣讓生活更順利也更簡單的好方法。
DAY3將任務寫清楚
不要含糊抽象，具體寫下任務
幾年前，我幫一位服裝界的企業家進行個人生活和工作方面的結構化改造。她以前曾經擔任助產士，我們談到待辦事項時，她告訴我一件以前發生的事。
有一次，某個準媽媽的肚皮上出現奇怪的疹子，我的客戶心想「這要注意一下」，就在便利貼寫下「重要！肚子！」然後貼在準媽媽病歷卡上。
幾天後，她在桌上一堆檔案裡發現這張病歷卡。從她寫下那張便利貼以後，她又看了許多別的患者，結果她已經想不起來那張便利貼到底在說什麼。大家應該都能猜想得到，她的工作可是會看到不少人的肚皮。
用動詞寫下細節，集中在一起
昨天，你已經把想到的待辦事項收羅到同一個地方， 也選好可彙整這些任務的工具。
今天，要把你的任務輸入到你選擇的工具裡。
人家說「魔鬼就藏在細節裡」，對於制定待辦事項的確是如此。要是你對任務的描述太過空泛，最後還是要靠大腦記住詳細資訊和各種步驟才能完成，也才能和記錄清單核對得上。
執行任務的第一步驟好像簡單到不必寫出來。不過要是沒寫第一步，光是寫明之後的步驟，你還是不知道該怎麼開始。
有時你可能覺得寫出完整句子太費事，結果記下來的任務指示變得零零落落含糊不清，雖然這樣一開始也許可以節省時間，但經過一段時間後可能連自己都看不懂。
不要落入含糊抽象的陷阱，一定要具體且完整地詳細記下。記下細節，你才可以一次做完，或者至少在一天內完成。
如果必須先做完第一部分才能繼續第二部分的事情， 就要把兩個步驟分成兩個任務標示。這樣做，你的待辦事項增加了，要花更多時間記下這些指示，但你的待辦清單卻更加可靠而完整。你不必再靠大腦記憶那些沒有寫在清單上的任務步驟和不能疏忽的細節。
每條待辦事項都要有個動詞，這樣看起來更清晰。你要是寫清楚「買大門的螺絲」，絕對比只寫「大門」來得清楚，更不會耽誤時間。也要留意一些含糊的描述，像是「搞定」、「記得」之類的用詞，可能讓整件事情變得模糊不清。
如果你是選定數位工具來製作待辦清單，我猜會有許多不同細節可以填寫，例如：類別、優先等級、開始日期、截止日期、提醒日期、時間要求等，可能還有很多。在將任務輸入到你選定的數位工具時，登記條目要儘量簡單且相關。如果設定太多的條目需要填寫，就會碰到更多選項， 花費更多時間。
在第一階段中最重要的，是把所有任務輸入工具裡。當所有任務都輸進去後，你隨時都可以補充描述每項任務， 添加更多資訊。
如果你選擇筆記本或其他實體工具來製作待辦清單， 以附加標籤來分類的話，我建議你先跳到DAY5 閱讀內文， 並執行相關任務，然後再回來DAY3（DAY5 是針對待辦任務的分類，如果使用實體工具，最好是在建立待辦清單之前，先決定好要採用哪些類別）。
不管是使用實體或數位工具，都請使用下列方法。
所以今天要做的是：
□ 先輸入今天要做的任務。
□ 添加本周、本月、未來幾個月，或到年底之前所有需要完成的任務。
□ 查看開會時帶去的記事本，把找到的任務加入清單。
□ 檢查桌子上的所有筆記、記事本，找到任務就加進清單。
□ 檢查你貼在牆上的所有圖片、文件或通知單，找到工作即加入清單。
□ 仔細思考你參與的所有專案，把負責的工作加入清單。
□ 翻一下辦公室裡堆疊的文件，找尋可能埋藏其中的任務。不過今天還不必徹底清理這些文件塔，因為我們改天會再處理。現在重要的是，要篩檢可能躲藏在裡面的任務，以免耽誤了期限。
□ 最後是檢查電郵信箱，包括最近收到的電子郵件，和待辦電郵。但不要在電郵信箱中另外建立一個會讓人搞混的清單，要把電郵中相關任務和內容，都加入現有的待辦清單裡。最後一步完成後，才是真的把所有待辦事項都集中到同一個地方。
獎勵自己
當你把所有任務都輸入待辦清單，其他地方再無任何遺漏之後，請給自己慷慨的獎勵。我知道這項任務很費事， 有些人甚至花了一整天都做不完，所以我現在要隔空拍拍你的肩膀，辛苦啦！
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