為什麼精英都要PPT控(全二冊)（簡體書）

自序
作為一名經營管理戰略顧問（後簡稱戰略顧問），經過長年的觀察，我發現很多公司的職員在制作PPT的過程中都存在這樣那樣的問題。例如，因為PPT制作得不好，導致好的創意、想法無法準確傳達給別人；制作PPT的過程花費了太多時間和精力；上司對PPT的反饋非常冷漠……很多情況下，出現上述問題不是我們努力不夠，而是相關知識和技能太欠
缺。其實，書店中有很多介紹制作PPT的書，社會上也有很多講座講解制作PPT的技巧，可為什麼還會出現這樣那樣的問題呢？
我覺得，制作PPT所需的技能、技巧非常廣泛，從假說思考、邏輯思考、信息收集技巧、圖解技巧、圖表運用技巧、條目編寫技巧、設計技巧、PowerPoint使用技巧，到溝通技巧等。以前，很少有書或講座能把這些技巧講完整。
因為制作PPT所需的技巧太過寬泛，現有的書籍都沒法從整體上系統地講解各種技巧，而只是把焦點放在某個或某幾個技巧（比如結構、圖解、PowerPoint使用等）上。因此，讀者難以從整體上把握制作PPT的各種技巧。即使精通某個技巧，也難以制作出整體效果出眾的PPT。拿棒球訓練為例，如果一個運動員只練習接球，比賽的時候，恐怕就沒法幫團隊取得好成績，因為棒球運動員還需要具有擊球、跑壘等多種能力。
痛感於現狀的缺憾，從2010年11月開始，我決心向世人系統地傳授制作PPT的技巧，於是有了名為“戰略性PPT制作講座”，當初我定位的受眾是一般商務人士。我的講座不會只聚焦於PPT制作的理論和技巧。從制作PPT的基本思維方式到具體的方法論，我會以系統的方式教大家制作PPT所需的一切技巧。我的一次講座要分兩天才能講完，但好評如潮，承
蒙聽眾的厚愛。到2018年10月，聽眾人數已經累計達1000人。如果再加上本人其他的PPT制作講座和企業培訓講座，總共有超過1500名聽眾學習了我的知識和經驗。在這些聽眾中，既有經營策劃師、市場調查員、戰略顧問，也有工程師、推銷員，甚至還有康復師。根據他們的反饋，在我的講座中學到的知識和技巧，在他們的實際工作中都發揮了積極作用，幫他們取得了一項又一項成績。
聽了我的講座過後，有的戰略顧問反饋說，使用我教的技巧制作PPT，不僅把自己的想法準確無誤地傳達給了客戶，還得到了自己公司內部的認可，而且自己的邏輯思維能力也得到大幅提升。也有康復師反饋說，為了把康復第一線的工作情況傳達給醫院管理層，他用我教的技巧制作了PPT，結果獲得管理層的一致好評，還很好地解決了一線工作中的問題。由此可見，PPT幫助很多人實現了溝通思想、解決問題的目標。
拿我自己來說，在這8年的講座生涯中，我也在不斷反思和進步。如何講才更便於聽眾理解？如何深挖理論和技巧，才更有助於實踐？在不斷犯錯、改正錯誤的過程中，我對PPT制作的理解更加深入，知識和技巧更加體系化，內容也更加生動化。
本書以“戰略性PPT制作講座”的內容為基礎，告訴大家在制作PPT的過程中，該在什麼樣的情況下活用什麼樣的技巧。我盡量追求知識的體系化和技巧的具體化。結果，就寫成了這本500多頁的書。商務人士必備的PPT制作技巧和思維方式，都在這本書裡了！
而且，制作PPT的技巧，在商務工作的其他領域也會很有用。舉例來說，邏輯思考能力和溝通技巧在會議中也是準確、簡潔表達個人看法所必不可少的，而圖解的技巧對於簡化、清晰地表達個人觀點更是直觀有效。在講座中，我經常強調一個觀點：“通過制作PPT，提高您在工作中的核心能力。”從這個角度說，本書也是一本幫您提高核心競爭力的指南。
介紹PPT制作的書，容易成為講解單個技巧的集子，但在我這本書裡，我會通過實際制作PPT的案例，讓大家了解整個制作流程，以及在哪個階段使用哪種技巧。所以，這本書您既可以挑著讀，只學習其中的單個技巧；也可以從頭讀到尾，從整體上把握PPT制作的全部流程和技巧。也就是說，當您拿到這本書的時候，您制作PPT的速度和質量就已經開始提高了。
…………

第1章 思維方式的大原則
大原則：制作PPT是商務人士的“必備技能”
001 制作PPT是商務人士的“必備技能”
002 不擅長英語的日本人，更應該通過PPT進行溝通
003 PPT讓人一目了然
004 公司不會教我們制作PPT的正確方法
005 演示資料不等於說明資料
006 資料可以分為“提案型”和“說明型”兩種
大原則： “快速制作”“能夠驅動他人”“無須說明”的PPT的重要性
007 我們每天的日常工作，本質上就是要“驅動他人”
008 制作能夠“驅動他人”的PPT
009 “無須說明”的PPT，就是自己的分身
010 “無須說明”的PPT有五個要點
011 提高工作效率，“快速制作”PPT
012 快速制作PPT，還能提升質量
本章總結
第2章：工作環境的大原則
大原則：再現外資戰略顧問的工作環境
013 通過設置快速訪問工具欄，提高工作效率
014 將“常用指令”放在快速訪問工具欄的右側
015 用“四種方法”熟記27組快捷鍵
016 用好Ctrl、Shift、Alt，工作速度飛起來
本章總結
第3章：明確目的的大原則
大原則：分“四個步驟”思考PPT的目的
017 步驟（1）分析“傳達物件”
018 步驟（2）確定“希望對方采取的行動”
019 步驟（3）分析“對方對我的看法”
020 步驟（4）確定“要傳達的內容”
本章總結
第4章：設計框架的大原則
大原則：步驟（1）確定“幻燈片結構”
021 “背景”提示PPT的重要性
022 “課題”提示問題點
023 用“解決方案”應對“課題”
024 “效果”顯示“解決方案”的結果
025 根據背景、課題、解決方案、效果四要素設計幻燈片的結構
026 開頭有“摘要”，最後加“結論”
大原則：步驟（2）確定“幻燈片標題”和“幻燈片副標題”
027 幻燈片標題需要“簡潔”且“不談主張”
028 幻燈片副標題盡量在50字以內且表明“主張”
大原則：步驟（3）確定“幻燈片樣式”
029 幻燈片的樣式從“逐條編寫”“圖解”“圖表”中選擇即可
本章總結
第5章：收集信息的大原則
大原則：為了收集信息，需要先設定“假說”
030 閱讀入門書籍，為設定假說做準備
031 幻燈片信息可分為“詳細型”和“根據型”
032 使用“邏輯樹”來理解幻燈片信息
033 利用“框架分析”來設定信息假說
034 設定信息假說（1）商業框架分析
035 設定信息假說（2）時間軸.
036 設定信息假說（3）加法、乘法
大原則：抓住要點，“高效”收集信息
037 收集信息從“問”開始
038 收集信息，先制訂“計劃”再“實施”
039 在網絡檢索中，“指定文件格式”
本章總結
第6章：制作骨架的大原則
大原則：制作骨架時，“幻燈片母版”是個好幫手
040 “幻燈片版式”只需保留兩頁
041 添加“幻燈片標題”和“幻燈片副標題”
042 添加“logo”“出處”“幻燈片編號”
043 活用“參考線”，明確幻燈片的使用範圍
044 用“大綱”功能添加Word中的內容
大原則：制作PPT的“標題”“摘要”“目錄”和“結論” .
045 制作“標題”和“目錄”幻燈片
046 制作“摘要”和“結論”幻燈片
本章總結
第7章：設計規則的大原則
大原則：理解排版的“法則”
047 人“由左至右”“從上到下”讀幻燈片
048 將一頁幻燈片進行“二分”或“四分”
大原則：文字“清晰易讀”是王道，不需要裝飾
049 對於字體的選擇
050 文字顏色建議使用“深灰色”
051 選擇合適的字號
052 “下劃線”“矩形”是標注小標題的兩種常用形式
大原則：用箭頭控制讀者的視線
053 “肘形箭頭”的使用方法
054 用“三角形箭頭”顯示整體流程
大原則：形狀是“簡單顯示”信息和意圖的利器.
055 具體內容用“矩形”，抽象內容用“橢圓形”
056 硬核資料要用“常規矩形”，溫和資料要用“圓角矩形”
057 形狀不要帶“陰影”
058 將形狀的餘白“最小化”
059 形狀的“橫向”“縱向”都要對齊
大原則：直覺不可靠！配色要按照“規則”來
060 借助“色相環”決定配色
061 考慮“企業形象”，確定配色
062 背景一定要用“白色”
063 形狀中不要使用“原色”
大原則：將規則應用在PPT中
064 預先制作“規則表”，可以大大提高工作效率
065 使用“默認格式”自動設置格式
本章總結
…………

PPT制作大原則
“快速制作”“能夠驅動他人”“無須說明”的PPT的重要性
如今，世界上有很多制作PPT的方法。比如，將一切都總結在一張A3紙上的豐田方式；盡量追求簡潔，用Excel方格紙制作的ZEN方式……介紹PPT制作方法的書籍也是形成了一股熱潮，在亞馬遜中搜“PPT制作”，我就找到了337本相關書。可以說我們簡直被淹沒在PPT制作的海洋中了。在信息爆炸的時代，我們該怎樣選擇其中的有用信息？哪些PPT制作技巧才是值得學習的呢？
在這麼多年的工作經歷中，我總共制作了10000多頁的PPT。這些PPT有成功的，也有失敗的，有的時候能夠很好地傳達我的想法，有的時候則難以讓觀眾準確把握我的意思。成功是經驗，失敗也有收獲，經過反思和總結，我發現制作PPT有三個重要的因素： 第一是“驅動他人”，第二是“無須說明”，第三是“快速制作”。
掌握了上述三個要素之後，我相信一個商務人士就真正掌握了制作優質PPT的技巧。那為什麼我覺得以上三個要素最為重要呢？接下來就分別為您講解它們各自的重要性。
原則17：步驟（1）分析“傳達物件”
? 把“傳達物件”分析透徹
在明確目的的第一個步驟中，應該把精力放在“傳達物件”身上。如果傳達物件只有一個人的話，那自然比較簡單，但如果您制作的PPT是用來在會議上向眾人演示的，那該怎麼辦呢？可能有些朋友會把與會者的臉都聯想一遍，然後一個一個地分析他們，在此基礎上制作PPT。但這樣一來，要考慮的事情太多，制作的PPT也很可能變得主
題不清、意義不明。所以，遇到這種情況的時候， 不用分析每一位傳達物件，只要抓住那個擁有裁決權的人去分析就足夠了。
另外，如果會議中有一個能夠影響或左右決策者意見的人物存在，那麼就去分析他。在這裡，重要的一點是明確找到那個能影響或左右決策者意見的人物，搞錯人就壞事了。
? 從三個角度分析傳達物件
選定傳達物件之後，我會從以下三個角度出發分析他們： （1）動機；（2）障礙；（3）知識、興趣、性格、立場。
（1）“動機”，是激勵一個人鼓足幹勁的必要因素，例如升職、加薪、評先進等。通過分析一個人的動機，就可以找到能夠激勵他的“點”。
（2）“障礙”，是讓人喪失幹勁的要素，比如新增業務、變革工作方法、失敗的風險等。通過分析一個人所面臨的障礙，我們可以找出阻礙他前進的要素，這些要素一定不能出現在PPT裡。
（3）“知識、興趣”，是指一個人擁有的知識和他關心的事情，例如這個人具有統計學方面的知識，或者他對做策劃有濃厚的興趣。根據這些，我們可以確定PPT裡應該加入哪些內容。另外，一個人的“性格、立場”，會對他看PPT的方式產生影響，比如一個急性子的人，我們為他制作的PPT應該盡量短小簡潔。
為了從上述三個角度來分析傳達物件，我們應該了解他過去的經歷和未來的目標，因為過去的經歷、未來的目標會對他現在的動機和障礙造成很大的影響。
經過上述分析，PPT的方向就容易確定了，具體包括PPT的內容、篇幅、流程、信息的等級等。