推薦文
國立台灣師範大學翻譯研究所教授
廖柏森
隨著全球化腳步的快速進展，國人以英文書信（包括電子郵件和傳真）與外國人士溝通的機會愈來愈多，內容訊息也愈來愈複雜。舉凡工作上的協商討論、提案報告、商品訂單、邀約請求、客訴抱怨、求職申請等，乃至於社交的節慶恭賀、弔唁問候、推薦建議等各種情境，都常需要以書面文字傳達訊息，但這也為我們帶來許多英文用字的困難和跨文化溝通的問題。
英文不是我們的母語，大多數人也缺乏於英語系國家生活的經驗，因此在書寫英文書信時經常難以拿捏詞句的正確性、語氣的適切性、語域（register）的正式程度、以及面對各種情境想要達成的功能目的。例如商業書信傾向正式嚴肅、私人信件講求溫馨親密，反映在詞章上就有迥異的文體風格和文字調性，加上中西社會文化的差異，導致我們在撰寫英文書信時備感艱辛。
幸而EZ叢書館引進美國經典的書信寫作書《英文溝通寫作全技藝》（How to Say It），可以有效解決此種難題。這本書的原文是以美國讀者為對象，1990年上市後就受到熱烈歡迎，不僅長年暢銷，還蔚為風潮，進而衍生數十本的系列書籍（如How to Say It Best, How to Say It at Work, How to Say It from the Heart, How to Say It to Seniors等）和眾多類似的仿作（如How to Write It, What to Say & How to Say It等），令人目不暇接。筆者於美國留學期間在書店就常看到這些書，連大賣場Costco也有特價銷售（是種居家必備工具書的概念），我難免心動購買幾本臨摹學習，對提升英文書信寫作能力的助益極大。同時我也深刻體會到，美國人在使用自己的母語作書面溝通時其實也是需要學習訓練的，並不是會講英文的人就自然而然會寫好英文書信，溝通過程還包含許多做人處事的眉角訣竅。更何況我們在台灣的讀者母語是中文，在學習英文書信寫作時更應該取法乎上，以美國人使用的道地英文書信為學習標竿，而不要落入自創中式英文（Chinglish）的陷阱，造成辭不達意，可能還要為溝通錯誤付出慘痛代價。
有別於一般書信範本只是提供範例，這本《英文溝通寫作全技藝》的特色極為鮮明，共收錄多達50個不同主題（如求職信、公告通知、表揚信、致謝函、介紹信、拒絕信、慰問信、情書等），並依書信功能分為九大類（如基本禮儀、表達立場、職場交流、維繫情感等），內容豐富詳實，讀者可視個人需求選擇寫作的功能和主題。而每個主題又分為「使用時機」、「該怎麼說」、「什麼不該說」、「寫作訣竅」、「特殊狀況」、「格式」、「單字」、「詞組」、「句子」、「示範段落」、「示範信」，架構清楚而有系統，讓我們知其然，知其所以然，甚至知其不然，也就是了解什麼是不該寫的內容，可說是學到全方位跨文化溝通的精髓。
另外，讀者在使用這本書時會發現，不同主題情境的信件內容當然會有差異，但其詞彙組合和句法型式經常具有固定的慣用搭配。因此讀者寫信時，除了可從書上抄錄套用大量詞組和例句之外，還可由附贈的光碟中複製範例段落和信件，貼上所需的相關內容，方便快速即可完成措詞精確、語氣得體、達成溝通目的之英文書信。
總言之，筆者欣見這本經典工具書能夠引進國內，並譯成清楚流暢的中文版。相信透過此書的協助，英文書信寫作對國內英文學習者而言，不再是遙遠的攻略目標，而是垂手可得的溝通成果。請讀者善加利用，享受省時又輕鬆的書寫過程。
作者序
《英文溝通寫作全技藝》是本容易使用的實用工具書，它會告訴你該說些什麼，以及該怎麼說。本書的編排方式給予讀者很大的使用空間，讓讀者能在短時間內組織出一封鏗鏘有力的信。
雖然電話、傳真、電子郵件或面對面已經成為主流的溝通方式，但在商場上，把信寫好依然是成功的必要條件，信件亦是人與人之間最強烈的連結之一。
《英文溝通寫作全技藝》一書提供單字、詞組、句子與篇章段落，讓你在各種主題都能用屬於你的觀點與風格表達自己。這些清單就像同義詞字典一樣，提供與各種主題相關的用語。無論你希望聽起來正式或輕鬆、傳統或現代、專業或休閒、冷淡或親切，無論你想寫的是強勢精準的商業書信，或是溫暖親密的私人信函，都能在本書中找到適合的措詞。
寫信並沒有「標準答案」。你可以遵循書中的指導，也可以修改、甚至忽略它，因為你比任何一本工具書更了解你寫信的對象與想傳達的訊息。除了拿破崙之外（他一生寫了超過五萬封的信，從來沒有人叫他「做點更有意義的事吧！」），幾乎每個人都能透過這本書把信件寫得更快、更有個人風格，並從中獲取更多成就以及樂趣！
作者序
本書使用說明
一. 各種狀況通用
1. 電子郵件 E-mail
2. 傳真信 Faxed Letters
3. 回應 Responses
4. 遲回的信 Belated Letters
5. 敏感信件 Sensitive Letters
二. 基本禮儀
6. 預約會面 Appointments
7. 恭賀信 Congratulations
8. 佳節問候信 Holiday Letters
9. 介紹信 Letters of Introduction
10. 歡迎信 Letters of Welcome
11. 表揚信 Letters of Appreciation
12. 致謝函 Thank-You Letters
13. 致歉信 Apologies
三. 傳遞訊息
14. 收件通知Acknowledgments
15. 公告通知 Announcements
16. 指示說明信 Letters of Instruction
17. 後續追蹤信 Follow-Up Letters
18. 邀請函 Invitations
19. 社團組織相關 Organizations and Clubs
20. 請求與詢問 Requests and Inquiries
四. 表達立場
21. 接受 Acceptances
22. 拒絕 Refusals
23. 建議信 Advice
24. 反對信 Letters of Disagreement
25. 抱怨與客訴 Complaints
26. 致編輯函 Letters to the Editor
五. 求職申請
27. 申請信 Letters of Application
28. 求職信Cover Letters
29. 履歷 Résumés
30. 參考信與推薦信 References and Recommendations
31. 投稿信或提案信 Query Letters
六. 職場交流
32. 備忘錄 Memos
33. 商譽信 Goodwill Letters
34. 報告與提案 Reports and Proposals
35. 客訴處理信 Letters of Adjustment
36. 職場相關信 Employment
37. 訂單處理信 Letters Dealing with Orders
七. 利益相關
38. 催款信 Collection Letters
39. 募款信 Fundraising Letters
40. 具合約效力信 Letters that Serve as Contracts
41. 信貸相關 Credit
42. 推銷信 Sales Letters
八. 維繫情感
43. 紀念日Anniversaries
44. 早日康復信 “Get Well” Letters
45. 慰問信 Letters of Sympathy
46. 情書 Love Letters
47. 給親友的信 Letters to Family and Friends
48. 給鄰居的信 Letters to Neighbors
九. 安排個人計畫
49. 旅遊相關 Travel
50. 婚禮相關 Wedding Correspondence
附錄一 書信格式（收錄信件應具備的基本元素介紹，與常見的郵政縮寫表）
附錄二 書信內容（收錄撰寫信件時應注意的標點符號用法，與基本遣詞用字）
Chapter 09 介紹信 Letters of Introduction
介紹信與推薦信（recommendation）很相似，都是甲把乙介紹給丙的行為。不過，介紹信比較像是那種在大型派對上膚淺的介紹，而推薦信則像是場嚴肅的談話，談話的主軸是你朋友想雇用的某個人。
該怎麼說？
1. 先說明寫信原因。自我介紹、向收信人介紹某人，或建議收信人會面某個來拜訪的人，或某個初到他們領域的人。
2. 提供該人的全名、職稱、職位，也可以提供一些「標籤」，讓收信人更認識你要介紹的人。
無論你要介紹的是自己或第三方，都要說些關於你要介紹的人的事情，讓收信人想與你介紹的人見面，如She has collected paperweights for years, and I know this is a great interest of yours.「她收集了多年的紙鎮，我知道你也對此很有興趣。」提及雙方都認識的人、工作或學校上的交集，或共同興趣。
3. 說明你與介紹的人之間的關係或如何認識。
4. 解釋與這個人聯絡的好處。
5. 建議會面方式。由收信人聯絡你介紹的人（提供地址與電話號碼）；或由你介紹的人打電話給收信人；或你邀請雙方一起吃午餐。
6. 結尾表達敬意或友誼，並感謝或讚揚對方，如I will be grateful for any courtesies you can extend to Chadwick.「如果您能向查德維傳達您的善意，我會非常感激。」
什麼不該說？
■不要輕易當介紹人，這件事需要承擔責任、耗時耗力，且會牽涉到很多人。只為特別的人保留介紹的機會。
■不要堅持讓兩個人見面，或預測他們會喜歡彼此。沒人知道誰會喜歡誰。你只需要強調他們的共通點，收信人會自行評估與對方見面能帶來多大好處。
■別讓對方覺得必須照你的想法做，勉強會面不會有好結果。讓對方保留思考的空間。由於對方可能會拒絕你，所以你可以替對方保留面子，如I realize you may not be free just now.「我知道你目前也許沒有時間。」
寫作訣竅
■給介紹信的方式有兩種：
（1）把信交給你介紹的人，由那個人拿著介紹信去拜訪第三方。信封不必封口，表示信中的內容是圓融的。
（2）直接寫信給第三方，詢問他們是否能會見或幫助你介紹的人。
■明確指出你希望對方做的事。邀請你的朋友吃晚餐；把他介紹給鄰居；向他說明當地的工作機會。
特殊狀況
■在以前的社交場合上，介紹信是必須的，不像推薦信是經要求才須附上。亞歷山大‧L‧薛弗（Alexander L. Sheff）與愛德娜‧英格斯（Edna Ingalls）在一九四二年出版的《如何寫出適合各種場合的信》（How to Write Letters for All Occasions，暫譯）寫道：「介紹信是為了朋友而寫，不是為自己而寫。」這在今日的社交場合仍舊適用，但在商場上，建立人脈的方式已經不同。你可以告訴某人你想要進入某個領域，或是你正在找工作，等對方將你介紹給朋友或同事；你也可以主動請求他人介紹。
■當你希望甲照顧乙，你可以直接寫信給甲，並請對方給你回覆，這樣乙就不必親自遞交介紹信，也不會因為沒時間或沒興趣而遭拒，同時甲也不會在毫無準備的狀況下被迫去做不想做的事情。
■有人幫你寫了介紹信後，請寫一封致謝信或表揚信給對方。你也要寫一封信給被介紹的對象，為他展現的善意表示感謝。
■將新員工介紹給同事時，可寫封一到兩段長的信給全體同事，內容包含新員工的姓名、職位、上班日期、職責與工作關係、最重要的專業背景，並請大家歡迎他。
■新業務初次拜訪顧客之前，公司可以先寫介紹信將新業務轉介給顧客，讓新業務的路好走許多，也是有利商譽的做法，能讓顧客感受到公司對他們的重視。告訴顧客你對新業務的能力很有信心。
■介紹帳務處理流程上的變更（新到期日、新的自動轉帳程序、新的結算單格式等）時，要先解釋為何做此變更，可以的話，附上一份流程示範說明。著重在此變更對顧客的價值，而不要強調它對公司的價值。當你感謝顧客的訂購，並告知此變更能改善服務時，你就把介紹信變成了商譽信，甚至成了推銷信。
■介紹新產品或新服務跟推銷信很類似。只有加上we are pleased to introduce...「我們很高興能向您介紹……」這樣的一句話，才能讓它稱得上是一封介紹信。
格式
■商務場合的介紹信（包含請求介紹、介紹信本身，以及後續的致謝信）都是打在有信頭的商務信紙或個人對公司的信紙上。隨信附上名片，或將名片交給請求介紹的人。你可以在名片上手寫一些訊息來增添人情味。
■以前在社交場合上需要手寫的介紹信，如今已非必要。
■當你需要同時向多人介紹，且介紹內容並不是特別私人時，此時可以使用同種文字內容的制式信，例如向遍布各地的會員介紹名單上的新幹事，或向上千、上萬名顧客介紹新系列產品或新的付款時程安排。
■電子郵件適用於非常不正式的介紹。
段落
Sarah Purfoy of Clark Machinery will be in San Francisco February 3, and I’ve given her my card to present to you. I wasn’t sure if you knew that Clark is working on something that may solve your assembly problem. If you haven’t time to see her, Ms. Purfoy will understand.
克拉克機械公司的莎拉‧佩芙會於二月三日到達舊金山，而我給了她一張我的名片，讓她向你出示。克拉克正在進行的案子有可能可以解決你的組裝問題，我不太確定你是否知道此事。如果你沒有時間與她見面，佩芙小姐也會理解的。
示範信
Dear Edwin,
I’m going to be in New York for three weeks in June, trying to find a publisher for my book. I know that you have extensive publishing contacts there, and I wonder if you might know anyone in particular I ought to see and, if so, if you would be so kind as to provide me with a letter of introduction.
I hope this is not an imposition, and I wouldn’t want you to do anything you’re not comfortable with, so I’ll understand perfectly if you don’t feel you have any information that would be useful to me.
In grateful appreciation,
Henry
親愛的艾德溫：
我在六月時會去紐約待三周，試著幫我的書找一間出版社。我知道你在那裡認識很多出版界的人士，所以我在想，在你認識的人中，有沒有我應該見見的人；若有的話，不知道你能不能幫我寫一封介紹信？
我希望這不會造成你的負擔，我也不希望你做任何讓你感到不自在的事情，所以若你覺得你沒有任何對我有用的資訊，我完全可以理解。
非常感激。
亨利上
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