軸心：論秘書長（簡體書）

秘書長是幹什麼的？ 秘書長這個職位由何而來？ 當代中國，秘書長崗位是如何設置的？主要承擔哪些職能？ 當好秘書長需要具備哪些基本素質？掌握哪些基本技能？ 《軸心(論秘書長)》(作者段柄仁)論述的內容，以黨政領導機關的秘書長工作為主，但也涉及了各行各業的秘書長或辦公廳(室)主任們的工作。全書大體分為秘書長的特點、任務、修養(含調查研究和人際關係)和忌諱四大部分。根據秘書界的需求，《軸心(論秘書長)》重點論述了秘書長職務涉及的十二項任務，在每項任務中，又突出了崗位工作的重點和應注意的難點問題，對人們十分關注的秘書長的修養和忌諱，採取短文結構，選擇最需要和反映最突出的問題加以論述。

段柄仁，男，1938年1月生，研究員，中國作家協會會員，中國地方志指導小組成員，北京市地方志編纂委員會常務副主任，北京市志和《北京年鑒》主編。1962年北京大學中文系畢業，先後從事經濟社會調查、理論政策宣傳、文藝評論和雜文寫作、百科全書和地方志編纂，以及黨政領導工作。擔任過北京市政府研究室主任，中共北京市委常委、秘書長，北京市人大常委會副主任，全國人大財政經濟委員會委員以及北京市秘書學會會長、雜文學會常務副會長、地方志學會會長等職務。主要著作有：論著《機關應用文寫作概論》(合作)、《機關應用文寫作方法》(合作)、《軸心——論秘書長》、《地域百科全書的總體設計》。雜文集《誡慎集》(合作)、《改革論集》、《銀針與花環》、《掌聲、呼聲、噓聲——雜說官場真善美及其它》等。主編《北京改革十年》、《彭真在北京》(畫冊)、《北京百科全書》第二版一卷本、《北京百科全書》第二版二十卷本、《北京旅游百科全書》、《北京文物百科全書》、《北京志》(152部，已出版101部)、《北京風物圖志》10部、《北京胡同志》等。

秘書長不是前進的領頭雁，而是四面八方各種矛盾的總調度！
秘書長不是機關運轉的發動機，而是領導工作得以正常開展的樞紐！
秘書長參與政務，掌管事務，搞好服務，永遠都是部門機關的大管家，參謀長，是領導班子的軸心！
《軸心(論秘書長)》(作者段柄仁)論述的內容，以黨政領導機關的秘書長工作為主，但也涉及了各行各業的秘書長或辦公廳(室)主任們的工作。全書大體分為秘書長的特點、任務、修養(含調查研究和人際關系)和忌諱四大部分。

段柄仁同志來電話，要我給他剛剛完稿的《軸心：論秘書長》寫序。當時，我有些愕然，遂解釋，按他的職務身份，應該請資深位高的領導來作序。他坦言，不是沒想過，但考慮再三，最後選定了我。我當然受寵若驚，既然這樣信任和看重我，友情為重，恭敬不如從命了。
柄仁同志長期從事秘+書工作，僅秘書長就做了13年。他不僅奮力工作，經驗豐富，而且善于總結，勤奮筆耕，據我所知，僅秘書工作方面的著述，就發表過數十篇，領導并參與起草的文件就更多了。我與柄仁同志相識雖然較久，但真正結緣是在拜讀、處理他的有關秘書工作的文章之後。8年前，他向我透露，擬寫一部“論秘書長”的專著，并具體談了書的整體構思、主要部分、基本觀點和具體見解。我聽後很受啟發和振奮，表示支持他早日完成宏愿，并愿在我主編的《秘書工作》雜志上為他開辟專欄，連續發表系列單篇。當時，他給我一組有關秘書長誡忌的文稿，我讀後被深深打動了。文章刊登後，由于起點高、針對性強、體會深、文字活，在秘書界產生了強烈反響。許多讀者來函來電，建議像這樣的秘書長應該約他們多寫，像這樣的好文章應該多登，并熱切盼望該書能夠早日出版，但是柄仁同志的職務太多、工作太忙了。雖然每天下班後總要留在辦公室揮筆疾書一兩個小時，但對于治學十分嚴謹的他，句句要深思熟慮，字字要親筆手寫，可以想象，寫出30萬字專著，談何容易，這要花費很多時間，付出巨大代價。然而，8年奮戰，一朝成書。我首先表示祝賀，同時深感欣喜。這部書不能僅僅看作是柄仁同志的個人成果，應該說，這是為中國當代秘書事業發展奉獻的一份厚禮，是為中國秘書文庫增添的一塊瑰寶。
請秘書界的朋友們認真讀一讀這部著作吧！你會從中受到許多教益，進而真正認識這部書的實用價值、指導價值、理論價值和綜合研究價值。
這部書的突出優點和特點是：
一、立論創新。改革開放以來，秘書長談秘書工作的文章不少，秘書長談秘書長的文章也有一些，但秘書長“論秘書長”的專著絕無僅有。遍查中外文庫，古往今來專論秘書長的著作沒有，做過秘書長的能著書立說講“秘書長”的更沒有。這部書可謂開山之作，柄仁同志開創了秘書發展史上的先河。
該書不僅是創新之作，而且書中的許多立論都富有創新性。比如，關于秘書長本質屬性和職能的界定。在我們黨的文獻中，曾明確規定秘書長的職責是“參與政務、掌管事務、搞好服務”，這是很經典、很精辟的論斷。這一論斷經柄仁同志的親身體驗和領會，將秘書長定性定位為“軸心”，認為秘書長是“一把手”的延伸，是領導班子的軸心。這種看法將豐富的經驗和悟性上升到了理性的、理論的高度，實乃獨到的、精深的認識。再如，關于秘書長的由來與發展的探討：秘書長起于何時，秘書長是怎樣沿革與發展的。這是一個嶄新的課題。柄仁同志花費了大量精力，查閱了許多歷史文獻，進行了審慎的分析研究，得出了自己的看法和結論，寫出了很有分量的長篇論述和研究報告。在這部書中，如果說秘書長的修養部分和秘書長的誡忌部分是側重于經驗的理論概括，具有很強的針對性，那么，秘書長職務的界定和關于秘書長的由來與發展的探討，則是對秘書長本身定性、定位所作的現實的、歷史的考察和論證，具有很高的理論學術價值。
二、抓住根本。怎樣當好秘書長不是個理論問題，而是個實踐問題，核心是正確把握秘書長的主要任務和提高個人素質與修養問題。改革開放以來，任職于中央級、省部級、地市級的秘書長數以萬計，他們位居秘書群體之首和領導決策層，是領導的重要參謀和助手，為幫助領導制定正確決策和實施決策作出了積極的努力，付出了大量心血和智慧。由于秘書長位置的重要性和崗位的特殊性，對秘書長要求是很高的。做過秘書長_的許多同志曾發出這樣的感慨：“秘書長，秘書長，天天圍著領導忙，工作無過便是功，這個官差不好當。”為了理清新時期秘書工作的基本思路和突出辦公廳(室)工作重點，溫家寶同志在做中央辦公廳主任時明確提出：辦公廳工作十分繁雜，但要突出抓三項重點工作，一是信息調研，二是督促檢查，三是日常工作運轉。強調信息工作要求實，要在深入上下功夫；督查工作要落實，不要走過場；日常工作運轉要務實，不要擺花架子、搞形式主義。柄仁同志結合自己秘書工作實踐，深刻領會溫家寶同志的指示精神，重筆細述秘書長工作的12項主要任務。這既是柄仁同志做秘書長的工作總結和經驗之談，也是不論任何人做好秘書長工作應知應會并熟練掌握的工作準則和規范。
深刻認識、熟練掌握秘書長的工作任務，是做好秘書長工作的前提和基礎。然而更重要、更根本的是提高個人素質和修養，個人素質和修養才是做好秘書長工作的可靠保證。在當今建設中國特色社會主義的熱潮中，全國各地涌現出一大批素質和修養很高的秘書長。他們精于參謀之道，忠于職守，到位地為領導工作服務；他們有很強的業務能力，善于協調各方面關系，處理十分棘手的問題；他們有優良的思想品德，為人處事襟懷坦誠、積極熱情、平等、公道、正派，如此等等。但是，在諸多素質與修養中，柄仁同志抓住了根本，特別強調，始終保持清醒的政治頭腦，善于從政治上考慮問題，自覺維護領導集體所代表的根本利益，幫助領導正確決策，使政令暢通，這是秘書長必須具備的首要素質與修養，也是做好秘書長工作的根本保證。該書關于秘書長素質與修養部分的重筆論述，既是對廣大秘書長共同優良素質的高度概括，也是對做好秘書長工作的根本要求。這也是柄仁同志自身素質與修養的具體體現與真實寫照。
三、誡忌深刻。秘書長崗位特殊、官差難當，在工作中出現這樣那樣不盡人意的事情和問題總是難以避免的，這既有客觀原因，也有主觀原因。就主觀原因而言，有的是業務水平或工作能力問題；有的是認識水平或態度問題；有的是思想意識或方式方法問題等。柄仁同志著重從素質和修養角度，列舉，大量事例，排出18種類型，進行深入分析，作為工作教訓引以誡忌，很有針對性，很有說服力，非常令人深思。人不僅要接受正面經驗，也要接受反面教訓，有時候反面教訓更能催人自覺、自省、自警、自律。柄仁同志深諳此理，先從正面講述秘書長必須牢固樹立和具備的素質與修養，接著又從反面論述必須注意防范不應發生的問題。這不僅對怎樣當好秘書長有重要借鑒和啟迪作用，而且對怎樣做好秘書長工作也有重要參考價值和指導意義。
四、文字鮮活。文風是黨風的體現。毛澤東同志十分重視黨的學風、文風，反對黨八股，強調有的放矢，倡導寫文章要堅持“三性”，即準確性、鮮明性、生動性。柄仁同志是遵守和發揚黨的這一優良文風傳統的。這部書雖然洋洋三十萬言，但在文字表述上有許多優點：其一，主旨鮮明，有的放矢，針對性強，贊成什么，反對什么，開門見山，直述不曲；其二，結構緊湊，層次分明，論題突出，論據充分，觀點與材料緊密結合，論證合乎邏輯；．其三，理論與實踐相結合，實事求是，不裝腔作勢，不說大話、空話、套話；其四，文字簡練，表述。通俗，篇章精短。整部書雖是宏論大作，但其中卻由近五十個相互獨立、銜接有序的短篇所組成。文字表述深入淺出，注意實效，有話則長，無話則短，無根據的話不寫。文如其人，桶仁同志平易近人，當官沒有架子，寫書寫文章言簡意賅，樸實無華，道德文章盡在此書中。
誠然，如同玉美不掩瑕一樣，該書也會有一些不足。本來秘書長本身就是一個政治性強、敏感度高、崗位特殊的人物，“論秘書長”難免有許多難點、疑點問題不好說、不便寫，因此就留下某些空缺和謎底，補充和完善尚需時間。實踐要有個過程，隨著改革開放、現代化建設事業以及“三個文明建設”繼續向前發展，待時機成熟後，相信該書再版時，柄仁同志定會作出必要的修改和增訂，使該書更加絢麗多彩。
是為序。
中央秘書局原局長傅西路

前言
一、秘書長的職務特點
秘書、秘書機構和秘書長職位的起源與發展
秘書長的作用、特點與要求
當代秘書長職位設置的廣泛性、法定性
二、秘書長的主要任務
協調──權、責、利的平衡工作
信息管理──給“大腦”供應充足的營養
督促檢查──決策的落實
公文處理——精心制作，高效運行
辦理會議——集體智慧的匯聚與展示
後勤保障——創造良好的辦公條件
領導人專職秘書的管理——強化思想教育，優化工作環境
信訪管理——揚民主，知民情，解民憂
保密管理——保守秘密，慎之又慎
檔案管理——留住歷史，服務當代，造福後世
領導黨群工作──學起來，合起來，活起來
辦公廳（室）建設──規范化、自動化、專業化
三、秘書長的修養
動心忍性，曾益其所不能——修養是永恒課題
不斷增進知識，更新知識——刻苦讀書學習
人生的支點，奮斗的路燈——堅定理想信念
甘為他人“作嫁衣”——要有奉獻精神
想著群眾，想著基層──樹立群眾觀點
永遠向著實際──強化求實精神
知法、守法、依法辦事──樹立法制觀念
顧大局，守紀律──強化大局意識、紀律觀念
其身正，不令而行──要清正廉潔
形象、導向、動力——發揚優良作風
有容乃大，能忍則剛——學會忍耐
堅持鍛煉身體——注意強身防病
學會心理調適——保持良好心態
重視“筆桿子”、“紅管家”──選好“左膀右臂”
頭腦中應有三張“時間表”──強化時間觀念
把握好社會聯絡──繪好“聯絡圖”
一門必修的“學問”──排好“座次”
巧妙“躲會”──無奈之舉
四、秘書長的調查研究
調查研究的基本原則
調查研究的基本方法
秘書長及辦公廳（室）調查研究工作的特點
調查研究需要注意的問題
五、秘書長的人際關系
樹立良好的人際關系的必要性
樹立良好人際關系的幾個重要原則
樹立良好人際關系的幾個重要方面
六、秘書長的忌諱
警惕“越位”──忌“擅權、攬權、越權”
秘書長是誰的？──忌“忠于個人”
別讓眼睛長在頭頂上──忌“眼睛朝天”
高傲必然招來自焚──忌“自以為是、高人一等”
有勁使在刀刃上──忌“事必躬親”
不可大而化之──忌“原則領導”
表態要慎重──忌當“槍炮手”
冷靜是寶──忌“浮躁”
適時而動──忌“盲目趕浪頭”
注意“曝光率”──忌“搶鏡頭”
嬌嬌者易折──忌“鋒芒畢露”
要敢于負責──忌“油滑”
遠離“四害”──忌“色、毒、賭、吹”
要管住自己的嘴──忌“嘴巴不嚴”
莫當“太極高手”──忌“拖拉、推托、扯皮”
莫搞“花架子”──忌做“表面文章”
你在忙什么？──忌“應酬過多”
規范化不是復雜化──忌“把簡單的事辦復雜”
後記

第一個有據可查的秘書性質的職位是在夏朝。夏朝是被多數學者推定的我國國家的起始，其王權脫胎于部落聯盟軍事首領的權力，是以眾多小邦族的“共主”形式出現的，當時國家形態已大體形成，即以夏後氏為核心，外設政務宮六卿，管農業、畜牧、水利等，有軍隊、監獄，制定了刑法，國家公務文書也相應地產生了。“國之大事，在祀與戎”，打仗和祭祀是國家最大的事，因此這方面的公文也最多。《尚書》中的《甘誓》就是夏開國君王啟討伐有扈氏時發布的檄文。啟之子仲康討伐羲和前所作的《胤征》也收錄于《尚書》。有的學者認為《堯典》就是夏代作史者追記的。
夏朝劃統治區域為九州，分官設置。夏後(注：即夏王)的繁重政務主要由六卿輔佐，六卿提出重大決策的建議，決策形成後負責貫徹落實。這就需要設置類似秘書性質的政務和事務官員。在中央外庭政務官吏中設置的“官占”，是專司占卜的官員。當時人們相信天命，把卜筮作為溝通人間和上天的方式，一旦有疑難就以占卜決疑。《史記·龜策列傳》載：“王者決諸疑，參與卜筮，斷以蓍龜，不易之道也。”“官占”的職責就是通過卜筮為夏後提供決疑方案。
夏朝在中央內庭事務官中設置了“臣”，“臣”是夏後的近侍，原本為家內奴隸，但因服務于夏後左右，逐漸被信任，授予一定辦事的權力。還有一個官職叫“太史令”，是王朝的史官。《呂氏春秋·先識覽》記載，夏朝最後一個王夏桀荒淫昏暴，國家危在旦夕，一個叫終古的太史令取出宮藏的“圖法”，即國家的重要典志、檔案，展示于夏桀面前進行哭諫。夏桀執迷不悟，終古大失所望，帶著“圖法”投奔商湯。這件史實不僅說明，在夏代文書檔案已與國家的興衰聯系在一起，也顯示了秘書工作者在權力的中樞部門，成為不可或缺的角色。
有文字記載的秘書機構和類似秘書長的職務產生于商代。商朝的疆域由兩部分組成，即商王朝直接治理的王室領地和在王室領域四周的諸候方國領地。政權的組織由夏代眾多邦族的“共主”形式演進為等級君主制，即王權與宗法制度互為表里，形成君統與宗統的合一。中央的決策體制及運行機制相對于夏朝要嚴密得多，不少分散的職能，變成了有組織的機構，委托了機構的領導人。
商初設置的“作冊”掌管著作、簡冊，奉行國王的告令，其長官為“作冊尹”。宮廷內設置主管宮室的機構稱為“寢”，其長官為“冢宰”，是王家事務的大主管。“作冊尹”、“冢宰”就是類似于秘書長的職務。商末又出現了“太史寮”，設置了大史、小史、內史、外史等不同等級和職責的官員。在外庭政務機構中， “太史寮”與負責行政事務的“卿事寮”并稱為中央政權的兩大官署，居眾官之首，冊命、圖籍、祭祀、書史、禮制、占卜、時令、歷法、天文等事宜統歸其掌握。“太史寮”的首腦叫“大史”，被稱為“公”，地位顯赫，十分類似現代的秘書長，但某些方面的權力大大超過秘書長。
西周的中央決策集團，由周王和師、保組成。周王是核心，師、保是輔弼，《史記·周本記》載：“武王即位，太公望為師，周公旦為輔，召公、畢公之徒左右王，師修文王緒業。”《大戴禮記·保傅》載“召公為太保，周公為太傅，太公為太師”。中央行政體制仍以“9即事寮”和“太史寮”為眾官之首。“太史寮”的大史是史官之長，史宮中的內史分為作冊內史、作命內史，是宮中之史官，內史尹是內史之長。還有作冊、作冊尹執掌記事、冊命，進獻胙肉于王後，冊告祖廟，參與鑄器，出使諸侯，管理旗幟等。還有負責內庭事務的宰、小尹、善夫等事務官。周公旦原為周武王的“太宰”，即內庭宰官之首，可隨武王出征并代王傳命作《牧誓》，滅商後，又參與外庭政務，成為執政大臣。
春秋戰國時期是奴隸社會向封建社會的過渡時期，共主性王權逐漸衰落，等級君主制逐步向專制君主制轉化。中央決策方式也隨之轉變，朝議制度開始形成，即在朝會上討論國家大事，決定國策，發布政令。與此相應，在國君之下普遍設立了一名總領全國軍政事務的長官“相”、“令尹”或“執政”等，這些職務一般只有建議權，沒有決策權，但有重大決策的執行權，有的相當于當代秘書長，有的權力大于秘書長，類似“宰相”、“總理”等。
秦始皇統一六國之後，皇帝獨攬大權，封建君主專制制度一直延續到清朝才衰亡。其決策程序歷朝歷代都各有特點，但共同之處是，皇帝根據所獲得的信息提出問題，交臣下或有關機構討論，大臣或者有關機構提出方案，又經皇帝批準交秘書機構擬定詔、制、敕、令等公文，由有關方面執行。
秘書機構和類似秘書長的職位，都是根據君主專制的需要，在權力配置中不斷演變。變化的規律大體是權力強弱交替，機構大小互換。一開始，秘書機構一般只從事公文的制作、收發，命令的傳達等事務性、附屬性工作，是介于決策者和執行者之間的橋梁和紐帶性的輔助機構，而後逐步被皇帝授予一些決策權和執行權，職能膨脹，獨立性強化，機構也隨之擴大。隨著皇權逐步象征化，皇帝授予中央秘書機構的決策權和執行權也越來越大。一旦皇權衰弱，它實際上就承擔了統治集團中主要的決策和執行職能，由秘書機構演變為參與決策和執行決策的權力機構，其秘書職能成為龐大官僚機構中的一部分，逐步從為皇帝直接服務變成間接服務，從內廷走向外廷。皇帝一旦感到不能得心應手，便使用其身邊的文書小吏，這些內廷的文書小吏權力日增，機構隨之而擴大，替代了原先的秘書機構。如此循環往復，職權隨著皇帝的授權而定。權限不定是封建王朝秘書機構的一大特點，也成為機構大小互換、職權強弱交替的一個原因。封建王朝一個又一個地興衰交替，封建帝王一代又一代地承接廢立，其間秘書機構雖然有大小強弱的變化，但在歷史長河中始終綿延不斷，任何朝代都離不開它，它成了建立和鞏固政權與掌權者不可分割的有機組成部分。
秦朝是中國歷史上第一個統一的實行封建君主集權制的王朝。在中央行政體制中，行使秘書職權的有三個機構：
一是丞相府。秦始皇設立丞相府，委任左丞相和右丞相，以左為上。丞相“掌丞天子，助理萬機”，為百官之首。但由于秦始皇高度集權，事無大小，皆決于己，丞相府只是協助皇帝處理日常政務的輔助機構，凡朝廷百司和地方郡縣上呈朝廷的公文，一律交丞相府整理後送呈始皇裁決，皇帝下的詔書也通過丞相府下達有關方面執行。丞相府只起上通下達的橋梁紐帶作用，只有參謀權、執行督察權，基本沒有決策權，實質上是中央秘書機構。丞相府中設專司文書檔案的丞相史，相當于丞相府的秘書長。P3-5