整理的藝術(3)：創意是整理出來的（簡體書）

創意整理術01
手機掛件掛支筆
第一個要介紹的妙招是“必須隨身帶支筆”。俗話說“筆桿子能當槍使”。要是沒帶上這件武器，難得的靈光一閃也會很快消失在記憶的彼岸。
比如我們跟朋友天南海北地一通瞎聊。在那些不經意間脫口而出的玩笑中，必定也有很多精闢之處。只是大家聊得正在興頭上，很少有人能記住它們。但一個人能否成為“創意駭客”（IdeaHacker），就看。
不過話說回來，為什麼這些好點子總是很快就被忘記呢？那麼經典的主意，理應給人留下深刻印象才對。可是事實是殘酷的，好記性不如爛筆頭。過不了多久，那些好點子就會從你的記憶中消失得無影無蹤，空留一聲歎息：“哎呀，當時想出了個超經典的主意，是什麼來著？”
事實上這是有原因的，因為好的創意常常是一種“意外的收穫”。在《怎樣想出金點子》（阪急交流社）這本書中，詹姆斯?W?楊做了這樣的定義：“所謂金點子，是既有要素按新方式組合。”即使資訊是舊的，也能按照新的排列方式進行重組。這就是金點子誕生的瞬間。比如說，醫院和速食店兩個都是人們熟知的東西，如果我們將兩者合二為一，就能想出“得來速①”式就診機制。這也是個不錯的點子。
不過這類點子在記憶方面存在一些問題，那就是組合方式是“新的”。正因為這種靈感是舊資訊的新組合，是前所未有的，所以總是很難記住，過不了多久就會忘記。而且，一旦忘掉之後，就算你再怎麼搜腸刮肚，回憶起的也只能是“隱約記得那是個意外組合方式的產物”。就算你再怎麼努力想要重新梳理當時的思路，也很難再抓住一丁點蛛絲馬跡了。
我帶著這樣的問題，進行了無數次試驗。終於找到了一個隨時都能將靈感記下的方法。那就是“隨身攜帶一支筆，走到哪裡在哪記”。
紙張倒是隨處可見。比如咖啡廳的紙巾、杯墊。如果你隨身攜帶名片，那麼名片的背面也是個不錯的選擇。可是筆卻不是想找就能找到的，去找別人借又太麻煩。所以我們有必要隨身攜帶一支筆。
上衣插一支，記事本裡插一支，公事包裡也插上一支。這樣一來，在大多數場合，我們都能確保筆不離手。還有一些能掛在鑰匙鏈或手機掛件上的微型筆可供我們使用。這樣我們就能跟“糟糕，沒帶筆！”的狀況說拜拜了。
現在我來說下筆的種類。從可以適用於多種紙質這點來說，我個人推薦水性筆②。如果紙質不夠好，就很難用油性筆往上寫東西。比如說咖啡廳的紙巾，用油性筆寫起來就有點困難。而水性筆的話，雖然墨水會暈開一點，但寫起來還是很順暢的。
接下來我會為大家介紹一些妙招。比如如何把好的創意從腦子裡輸出，然後如何對這些輸出的點子進行管理。這些都是創意駭客的基本技能。
只有當你開始記錄你與靈感邂逅的點點滴滴，你才能成為靈感的“鍾愛之人”。

創意整理術02
名片夾裡暗藏創意

筆的問題解決了，接下來是怎麼解決筆記用紙的問題。就像前文提到的那樣，這個問題的結論是，不用太糾結於筆記用紙的問題。你只要隨身攜帶一個小記事本即可。就算沒有記事本，地球上也到處都是可以記東西的紙。
真正的問題其實在後面，那就是記了筆記的紙張很容易丟失。
很多人記了筆記後就不管了，這種情況最容易造成筆記的丟失。例如你把筆記扔到未經整理的辦公桌上，它就很有可能變成“資料海洋”裡的一顆塵埃，或者是一不小心錯寫在其他記事本上，結果必然是行蹤不明了。
那麼，我們該把這些筆記保管在哪裡呢？
如果是商務人士的話，他們有一個“法寶”，能夠確保記筆記的紙張不丟失，那就是名片夾。誰都不會輕易丟掉別人遞來的名片，誰也不會讓自己的名片無家可歸。如果把滿載創意的重要紙張放入名片夾，我相信是肯定不會丟失的。
我還經常使用跟名片夾大小相當的紙張來記筆記。如此一來，就能藏入名片夾，隨身攜帶了。
與希望大家能夠將它小心收入名片夾，帶著與好創意“交換名片”的想法來對待它。

?創意整理術03
儘快忘掉剛才想到的主意

當別人問你“為什麼要記筆記”時，如果你回答“是為了記住那些點子”，那只能說你級別太低，離“創意駭客”還有很長一段距離。也許你會覺得這麼說不可思議，但高級別的“創意駭客”肯定會這樣回答：“記筆記是為了遺忘。”
人的記憶有長期記憶和短期記憶之分。短期記憶顧名思義，是為了進行短暫記憶而存在的。當我們進行複雜操作時，短期記憶會全面開工，提供支援。
但是這種短期記憶的容量是有限的。如果我們想要記住靈機一動而閃現的好點子，則用於其他操作的短期記憶容量就會減少。這和電腦工作的情況很像，如果我們同時打開一堆程式，電腦運轉速度就會變慢。
為了避免這種狀況的發生，高手們都會將點子記錄下來，然後便立即拋諸腦後。所以我們是在用記筆記的方法，。
但是也存在具有超強記憶力的人。這類人過目不忘，見過一面就會記住，開會無需筆記也能記住會議內容。我們知道這種人實際上是動用了長期記憶，他們利用因果關係或背景故事來整理資訊，將其收納於腦中。
另一方面，點子是用新方法重組舊資訊而得出的產物。它是一種新的組合方式，且沒有背景故事作支撐。所以即使我們想用長期記憶來記住它，也很難如願。為此我們不得不依靠短期記憶來幫忙。如果企圖強行記憶的話，必然會導致工作效率低下。
我們說“好點子也需爛筆頭”的原因就在如此。
?創意整理術04
儘早扔掉記錄了創意的筆記

接下來是。對，橫下心來，果斷扔掉。
記下筆記後，人容易安下心來，然後就會連記了筆記這件事都忘得一乾二淨了。難得的一個好主意，卻沒法付諸實踐，最後只能慘遭遺忘，這種風險是存在的。
要說筆記，那就是一塊生肉。只有上鍋蒸煎炸炒一番，才能成為噴香撲鼻的美味佳餚。如果你將它放在一邊，置之不理。它的命運只能是鮮美不再，蠅蛆叢生。同理，為了記在紙上的點子能夠派上用場，我們需要養成一個習慣——不積壓筆記庫存，及時使用，用罷即扔。
為了扔掉這些筆記，我們有必要找個地方把筆記內容重新整理一番。
整理筆記的平臺，首選記事本。哪怕只是單純地將筆記中記滿的點子仔細謄寫到記事本上，我們的思維也能在這個過程中得到整理，這些點子也能接上地氣，變得越來越實用可行。沒有時間的人，也可以直接將記有筆記的紙貼到記事本中。即便如此，也比放任不管要有效得多。整理的關鍵是按時間順序記錄。這樣一來，等到日後再翻看時，我們就能一邊回憶大概的時間點，一邊進行搜索。①
此外也有人找人聊天，以此整理自己的思路。因為你需要向對方傳達資訊，所以你會有意識地注意“要跟別人說清楚”，原本零散的點子也會因此聯繫在一起。而且有了對方的回饋，還能為你激發出新的靈感。②
我還推薦另一個方法：將想到的點子寫進郵件，發給別人看。這跟聊天時一樣，你會有意識地注意要跟人把話說清楚，所以你的點子能在這個過程中得到整理，還能留下確切的記錄。
還推薦一個方法：寫進博客裡。從1996年開始，我便在網站上寫日誌。那時博客還沒流行起來。寫著寫著，我便養成了一個習慣，那就是把一些看似不起眼的小點子都記下來，以備日後之需。要是有讀者的話，那便更是幹勁十足了。人們因你的點子，或驚訝或喜悅，
社交網路服務（SNS）也是很給力的輸出平臺。Facebook採用實名註冊制度，朋友網路中的人臉和名字都能保持一致。這樣的平臺讓你能放心發表你的點子。朋友們也會對你直言不諱，發表他們的意見和回饋。③
將這類資訊整理方法歸納成兩種輸出模式，結果便如下圖所示。如果我們只管流通型資訊的話，最終什麼都記不住，好點子也無法變成現實。而記事本或電子郵件，甚至博客和Facebook都能成為它的庫存平臺。
?創意整理術05
用語音筆記輸出你的創意

剛才我向大家介紹了一個輸出點子的方法——跟人聊天。但是在快節奏的社會，並不是隨時隨地都能找到一個人來認真聽你說話的。即便找到了一個聊友，若是聊得忘乎所以了，那麼好不容易閃現的靈感也會從指縫溜走，等於又繞回起點了。這時候語音筆記就能助你一臂之力。
著名作家西德尼?謝爾敦（SidneySheldon）等人的寫書方式很有名——用口述的方法來寫書。如果能把口述的寫作方式運用好，就能形成強大的輸出模式，這種模式強大到可以用來寫書。實際上我在寫這本書的時候，也嘗試了一下語音書寫法。其威力之大，讓人不得不拍案稱奇。
比如即便剛開始張口說話時點子還沒成形，說著說著，你就會發現獲得了很多意想不到的收穫。你受到自己言語的觸發，大腦裡就像即興劇開演了一樣，故事情節不斷展開。①這個語音筆記有幾個關鍵點。
一個是筆記要言簡意賅，一段音訊只說一個點子。這是我們需要貫徹的原則。當我實際嘗試語音筆記後，發現話匣子一旦打開，就很容易收不住。事後再倒過去重聽，就會覺得非常痛苦。
還有一個是配合著走路的節奏，語調也會變得非常舒緩。行走的過程中，眼前的風景不斷變換，你的心情也能隨之不斷轉變。
此外，邊走邊說還有個好處。那就是不會招來別人奇怪的眼光。若是站在一個地方自言自語，很容易會被別人質疑“那個人在幹什麼呀？”你自己也很難堅持下去。語音筆記最大的一個障礙便是旁人詫異的目光——“他在錄音，很可疑呀……”所以我推薦這種“邊走邊錄”的方式。
順便一提，我使用的是iPhone的錄音功能。其他非智慧機也有這種功能。正式的演講或研討會，我一般都用錄音筆來錄音。不過如果是想嘗試一下語音筆記的話，倒沒有必要專門去買個錄音專用設備。利用好手上的資源就足夠了。
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創意整理術06
用博客公開創意，用社交網站擴散創意

現在大家已經完全習慣寫博客了。它最早是用來寫網路日誌的，而現在博客已經不僅僅是網路日誌，更是記錄我們生活點滴和想法觀點的媒介，也是用來存儲點子的好平臺。
我（小山）正在運營一個共同執筆的博客，當做倉庫使用。名叫BLOOMCAFE（http://www.bloom-cafe.com/）。這個博客有多位博主共同寫作，發揮協同效應，可以吸引許多讀者，這是其優點。大家不妨也試試邀上幾位好友，開個這樣的共同博客。
這種倉庫型博客剛剛起步時，如不加以宣傳，想必也無人問津。好不容易寫出點什麼，還是希望更多的人能來看看吧。我們可以利用Facebook的“好友推薦”按鈕①，或是使用Hatena網站的書簽功能②。設置好後，看過的人就能很容易地將你的文章推薦給別人。這樣資訊便流動起來了，你的讀者群也會隨之擴大。
這樣一來，我們便有了一個工作流程，即用博客存儲點子，再用SNS讓它流動起來。
?創意整理術07
手機筆記法

說到隨身攜帶、形影不離的工具，首選肯定是手機。最近以智慧手機為代表，手機的功能越來越多。其實我們在構思創意時，也可以使用這個工具。我在電車上，經常使用，隨時記錄想到的東西。
手機讓我們即使沒有紙筆也能做筆記，最重要的是這樣記筆記的動作非常自然。如果你掏出紙筆寫寫畫畫，別人一眼就能看出你在記些什麼。而用手機記錄的話，在旁人看來就像是在發短信一樣，沒有什麼奇怪的。
再者，電車還有個優點。那就是它的環境很適合想主意。首先，頭上懸掛的看板上滿載著時事資訊，新產品的廣告也像走馬燈一樣不斷更換，不會讓你覺得膩味。人多也是一大優點。每個人所擁有的信息量更是巨大。從髮型、眼鏡、背包，到動作、氣場、表情。可謂是大千世界，應有盡有。總有一個能勾起你的興趣。
還有節奏。恐怕沒有一種交通工具可以像電車那樣讓人能夠親身感受到節奏了。所以在電車裡，我們可以很舒服地接受各種各樣的刺激。這種環境對構思點子而言，是求之不得的好場所。①
我還在構思點子的方法上下了些功夫。例如我給自己定個題目：“想一個適合年輕女性喝的新酒類商品。”並要求自己在車從新宿站開往池袋站的這段時間內完成構思。首先，我會在車裡找個符合目標人群條件的女性。然後去思考如果是她的話，適合什麼樣的酒。然後將想到的要素不斷列舉出來。接下來，將這些要素進行組合，不斷醞釀出新的點子。
目標人群就在你的眼前，想必你腦子裡的形象也會不斷豐滿起來吧。在往返的車內，輕輕鬆松想出二十來個創意也不在話下。
我事後再重新看一下這些筆記，像這樣有意識地把點子都存儲起來，今後寫計畫書或開發新業務時，就能隨時提取，隨時使用了。
如果你是智慧手機用戶，推薦使用（http：//www.evernote.com/）的APP。在手機上裝了這個軟體，再裝一個到電腦上，你就能實現資料的無縫式共用。它的普通帳戶是免費的。
實際上這本書中的點子，幾乎都是在上下班的電車中記錄下來，然後謄寫到電腦裡的。恐怕車裡沒人能想到我是在用手機寫書吧。
?創意整理術08
思維導圖筆記法

我最受不了耗時長的會議，每次都處於游離狀態，等到回過神來的時候，才發現自己在開小差，這總是讓我錯過一些重要的數字。於是我告訴自己“要專心致志，不要開小差”。可是我越努力地告誡自己要專心，就越沒法集中精力，神遊得越厲害。
後來我用了思維導圖①做筆記，這種方法幫我解決了思維渙散的問題。它的具體做法是以從中心向四周放射的方式做筆記，將想到的東西自由地進行連接，不斷記錄。
筆記像樹枝一樣呈放射狀地生長。例如廣告項目，有廣告手法的樹枝、廣告效果的樹枝、產品活動日程的樹枝、廣告預算的樹枝等。我們可以同時給這些樹枝做記錄。所以就算會議途中，話題突然轉換，我們也能輕鬆應對。
使用了思維導圖後，就算思維再跳躍，也能夠順暢地進行記錄。就算開始思考別的東西，思維導圖也有足夠的靈活性，讓你立刻開始做新的筆記。這樣一來，反而能提高精神集中力。這種筆記方式能讓你體驗到大腦運轉不斷加速的感覺。
用了這個方法後，我們就能在聽人介紹計畫的同時，把當場撞擊出的靈感火花整理出來。這種高端技巧做起來卻是易如反掌，當我們領會客戶的意圖後，他之後說的話只需豎起一隻耳朵，聽個大概就行了。剩下的精力用來奮筆疾書，把當場想到的創意和靈感落實到書面上。於是你就能永遠跟“無聊會議”、“發呆會議”說拜拜了。
此外，我們也能用思維導圖來做會議記錄。開一場會，總有很多人說很多話。想要認真總結，可是相當費工夫的。不過，思維導圖適用範圍廣，即便會議上大家七嘴八舌，你方唱罷我登場，我們照樣能交出一份像樣的會議記錄。
就像這樣，當會議資訊不斷流動的時候，我們就應該選擇動態的記錄方法。這是很重要的。普通的記錄方法適合線性、條理清楚、單向流動的資訊，不適合記錄非線性的資訊。而思維導圖可以說是專為存儲非線性流動的資訊而設計的記錄方法。
順便一提，這種思維導圖也能用電腦來製作。如果你想找個簡單的入門軟體，那可以用FreeMind，它是免費的。有個網站叫“玩轉FreeMind俱樂部”（http://www.freemind-club.com/），上面有很多實用的方法，非常方便。這種軟體Windows版和Mac版都有，所以不同作業系統之間的資料傳輸也不成問題。
如果你想製作成甘特圖，方便工作使用的話，推薦MindManager（http://www.mindjet.com）。
?創意整理術09
按時間順序管理記事本

前面我們看了如何記錄屬於流通型資訊的創意，接下來我想思考一下與這些資訊的存儲平臺——記事本有關的妙招。
我們會不斷往記事本裡添加更多資訊，所以如果不事先制定一個規則，進行嚴格管理的話，到了緊要關頭就會出現手忙腳亂的情況：“我寫到哪裡來著？”
於是我們首先要做的是確保自己手中。我發現不少人按照領域或客戶分類，同時使用好幾本記事本。可是記事本不斷增加，反而會讓我們忘記把創意寫到具體的哪一本了。①
此外，如果出現一些跨領域或是同時跟兩個客戶有關的資訊，我們就會糾結到底該寫到哪一本裡面，人們把這種問題稱為“蝙蝠問題”。因為大家總是在討論蝙蝠到底是飛禽還是走獸。
考慮到這個問題，我決定還是一次只用一本記事本。
但是，現在又出了個新問題，那就是“搞不清楚哪裡寫了什麼”。各種紛繁的資訊不斷增多，記事本就會變成一個黑匣子。為了避免這種混亂局面的發生，我們就需要有個“索引”，來告訴我們哪裡有什麼樣的資訊。
人的大腦容易遺忘很多細節的東西，不過對時間順序倒是記得很清楚。例如我們一般不會把一周之前開的會議和前天開的會議混為一談。至於為什麼不會弄混，那是因為這背後有一些背景故事。告訴我們“有這樣那樣的來龍去脈，所以變成了現在這樣”。
也許很多人會覺得這是很正常的，但某件事如果沒有背景故事的確很難讓人記住。例如一周之前吃的東西，要是沒有前後的脈絡，我們很快就會遺忘掉。①
這麼一來，記住什麼時候在記事本上記了筆記，就成了當務之急。在記事本上記東西的時候，這就是方便查找資訊的索引。為了不使日期順序發生混亂，我們必須翻到新的一頁，記錄新一天的筆記。規則就是這麼簡單。
如此一來，等我們需要找跟某人開會的記錄時，只需要打開日程表，查看開會時間，再根據時間去找到相應的那一頁即可。
我們還需要將開始使用記事本的日期寫在封面上。這樣的話，我們就能從封面看出裡面的內容大概是什麼時候記錄的了。
如果用這種方法添加索引，那即使是幾年前的記錄，我們也能根據開會的日期找出它來。

?創意整理術10
資料整理到專案檔案夾中

對於資料，我採取跟記事本不同的管理方法：使用“專案檔案夾”進行管理。具體做法是按照專案分類管理資料。使用不同資料夾時，可以同時切換大腦模式，有效提高生產效率。
首先，請按照專案的數量準備相應的透明資料夾。如果可能的話，最好是五顏六色的。透明資料夾也常用於傳遞資料檔，相信每個辦公室裡都有富餘的。（具有可持續性的整理法的關鍵便是使用這類大量存在於辦公室裡的工具。）
然後在透明資料夾的右上方貼上標籤。上面寫上開始使用資料夾的日期和專案名稱。這就是之前在“按時間順序管理記事本”那部分提到的。一看見日期，我們就大概瞭解裡面裝些什麼檔了。
順便一提，如果用馬克筆把標籤裝飾得漂亮些的話，用著會心情愉快。①如果覺得麻煩的話，可以在便箋紙背面寫上標題，然後貼在透明資料夾的內側也行。
做好了帶日期的專案檔案夾後，只需把資料往裡放，就算作是整理了。
然後我們再用“”來進行管理。這是野口悠紀教授在《超級整理法》中推薦過的方法。
首先，按照時間順序排列資料夾，確保越靠裡的檔越老。然後，工作時抽出來的專案檔案夾，放回去時要放到最前面。這樣一來，老的資料夾就被自動地“排擠”到後面了，留在前面的都是經常使用到的資料夾。
這樣一來，用不著的資料夾就被擠到後面。這種方法叫做“排擠式文件管理法”。日後再定期處理那些被排擠到最裡面的資料夾即可。
我們像這樣用目前使用中的檔（它們位於“”），用“週期較長的專案資料，其實是有原因的。
我們剛才介紹了大腦的海馬區負責短期記憶。這個區域擅長對資訊進行空間性的處理。人對於空間性的記憶，即便那是沒有前後脈絡的資訊，也能短期地記憶到海馬區。“書桌那邊的筆記，我寫了什麼來著？”當我們努力回憶的時候，即使忘記內容，也能記得大概的方位。
因此，我們遵循one pocket原則來整理專案檔案夾，就能靠資料的位置來加強認識。
另一方面，長期記憶是有故事情節的，是按照一定順序來記憶的。所以我們要按照時間順序來整理，理清時間的前後關係。就能對資料夾形成故事性的認識。
 
 

?創意整理術11
留住稍縱即逝的創意

資訊妙招是創意妙招（IdeaHack）的基礎部分。這裡隱藏了一個重要的主題，那就是“庫存與流通”的概念。當我們將資訊重新分為庫存型資訊和流通型資訊進行把握時，管理資訊和輸出資訊都不再是難題。
我們可以把記筆記和整理筆記看作是把當下捕捉到的流通型資訊轉換為庫存型資訊的操作。很多資訊如果放任不管，就會白白流失。我們如何留住這些資訊？如何正確捕捉流通型資訊？如何進一步將其轉換成庫存型資訊？這些都是很重要的課題。
資訊流通越活躍，就能在腦海中激發越多靈感，帶出更多的金點子。但是大腦卻不擅長存儲資訊。正因如此，我們應該減輕大腦的存儲負擔，儘量讓它集中精力去處理流通型資訊。
這種將資訊分為庫存型與流通型的方法，也能用於網路世界。例如微博，它能隨時記錄你在當下的所感所想，是流通型資訊的最典型代表，它最適合用來記錄每分每秒忽然閃現的靈感（流通型資訊）。
另一方面，一個名為“維琪百科”的網上百科全書，則可以用來管理庫存型資訊。我們將它放到公司內部網上，便能利用這個工具，在公司內共用知識。這時，只需根據適當的規則，將便於搜索的資訊儲存進去，它就能體現出價值。
這是構思創意過程中的一大重要步驟。認清資訊的不同類型，按照不同類型，正確使用不同工具和技巧。這便是創意妙招的基礎。
 
 
 
 
 
 
 

?創意整理術12
用電腦管理日程表

我建議大家一定要用電腦來管理日程表。寫在記事本上的日程表和在電腦上管理的日程表雖然很相似，卻不是一回事。後者與其說是日程表，不如說是
例如商學院有專案管理的課程。課堂上還會教微軟“Project”軟體的使用方法。從商學院專門在課堂上教授軟體用法這一舉動來看，專案管理與電腦之間的關係是非常密切的。
第一個原因是是電腦能隨時應對變化無常的情況。本來預定昨天做的工作挪到了今天，則後面的日程全都要跟著往後移，這種情況也是家常便飯。紙質日程表需要不斷塗改、謄寫，所以不是每次都能應對這樣的情況。這是用電腦進行日程管理的一大優點。
第二點是我們可以自由地選擇日程表的顯示形式。只需調整日程表的顯示區間，就會就能一覽一天、一周或者一個月的全部日程。這樣我們便可以從不同的視點來查看日程。如果你想在紙質日程表上進行這樣的操作，你就必須親自動手，謄寫每天的日程表，湊夠一周或一個月的才行，這個工程量可是不小。
第三個好處是電腦可以同時記錄多個日程表。假設你有兩個部下。你的日程表中記錄部下的日程計畫了嗎？肯定是沒有吧。但是你用電腦就能搞定它。
使用電腦日程表管理軟體，我們可以在同一時間內記載多個計畫專案，就算是四五個人的日程管理也是小菜一碟。①
它能夠靈活應對不停變化的情況，以不同的時間單位查看日程表，還能同時記錄多人的計畫安排，幫你進行簡單的項目管理。
接下來，我會為大家介紹一些妙招，利用日程表軟體來管理日程。
 
 

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創意整理術13
星期五晚上確認下周的日程

以性格來說，我不是那種杞人憂天的人。可是一開始幹活，我就會擔心第二天的事，擔心得睡不著覺。這種“擔憂”正是壓力的根源。在構思創意時，它總會拖我的後腿。
為什麼會擔憂呢？有沒有方法能幫我們消除擔憂？於是我嘗試了“剿殺擔憂運動”，絞盡腦汁，消滅“擔憂”。然後我找到了一個解決方法，那就是養成習慣，定時查看日程表。
例如我們一般星期一早上確認日程。這時新一周的工作已經開始，如果上周工作耽誤了的話，局面就很難再收拾了。這樣一來，你在星期六和星期日的休息時間裡，也會惴惴不安，擔心是不是有什麼工作還沒做完。結果難得的週末時光，就這樣泡湯了。
然而，如果我們將查看日程的工作放在上個星期五，就能安然享受週末的美好。就算有什麼不足之處，我們還能用星期六、日的時間來補救。
實際上每天的日程查看也是如此。不應早上到了公司後再確認，而是該在前一天晚上提前做好。這樣你晚上也能安心睡個好覺。如果有什麼不放心的地方，也可以第二天早上稍微早起一些，解決掉那個遺留的問題。
這種做法看似簡單無奇，但其實很多人都沒做到這點。
總之就是。如果知道如何躲閃破招的話，就算對方氣勢洶洶地拔劍相向，也並不可怕。可是，當你查看日程、看到漏洞，卻發現亡羊補牢，為時已晚的時候，你會感到非常的不安。
為了將這種不安扼殺在搖籃裡，我們需要在合適的時間點查看並掌握自己的日程情況，這樣就算有問題，也能及時補救。這個時間點就是星期五的晚上，或是前一天的晚上。
?創意整理術14
讓你的日程表“彈性十足”

一旦忙碌起來，日程表的安排也跟著變成以分鐘為單位。即便如此，我們也必須空出一些“什麼都不幹的時間”作為緩衝。否則，一旦發生緊急情況，整個排程就會陷入癱瘓。
我的做法是。如果會議是一小時的，那麼寫進日程表的則是一個半小時。這樣一來，就算會議拖長一點，我也能遊刃有餘地應對。會議若是按時開完，我們就能用這半個小時來幹別的工作。事先留出空餘的時間，是讓你成為“計畫高手”的關鍵。
用電腦管理日程後，我總有衝動想把日程表塞得滿滿的，但這種做法其實是不恰當的。因為就算自己能夠嚴守時間，假如別人做不到的話，日程表最終還是會受影響。這種不確定性也是我們需要考慮在內的。
我將這種留有餘地的計畫安排稱為“柔軟的日程表”。在專案管理上，這叫做“緩衝”。緩衝應該有三種：專案緩衝（ProjectBuffer）、輸入緩衝（Feeding Buffer）和資源緩衝（Resource Buffer）。
專案緩衝指的是為了應對專案中的任何突發事件，而在安排上留出空餘的時間。雖然具體操作要比計畫稍微長一些，但給自己留些緩衝的餘地，心裡會覺得安穩些。
第二個是輸入緩衝。它指的是對於與專案關鍵鏈上的操作同時進行的其他操作，需要多留出時間作為緩衝。例如事先假設別人的工作會出現延誤等。進行專案管理時，需要充分考慮別人的工作進展狀況。①
資源緩衝指的是需要事先多準備一些人力、物力、財力，以備不時之需。其實這些都可以用財力來解決。只要手裡有錢，我們可以加派人手或是外包出去，解決時間延誤的問題。
。如此一來，能夠消除讓人不安的因素，讓我們把精力集中到構思創意的本職工作上。這和在星期五確認日程表一樣，是創意妙招中不可缺少的習慣。
?創意整理術15
耗時15分鐘以上的工作都要寫入日程表中

每次看到有人在ToDo列表裡寫“準備報告會資料”時，我就會條件反射地感慨：“一定挺不容易的吧……”把這種耗時耗力的任務都寫進ToDo列表，估計也只能一遍又一遍地往後推，最後淪落到大半夜還得準備報告會資料的田地。然後最悲慘的結局就是通宵達旦準備資料了。
這裡的問題在於有些任務寫進ToDo列表時只占了一行字，但它其實很可能要花上好幾個小時才能完成。這種ToDo要再多來幾個，你的日程表就會完全混亂掉。這就是沒有準確預計工作時間而導致的悲劇。
那麼我們該怎麼做呢？其實答案很簡單。如果你覺得某個工作可能耗時較長，那就把它寫入日程表吧。
例如準備報告會資料，就算要花兩個小時也不怕。只要我們把下午三點到五點的時間留給它，就能確保解決這個任務的時間。
我一直有意識地將耗時超過15分鐘的工作全都寫入日程表中。而幾分鐘內就能搞定的小活則放進ToDo列表。這樣就算數量增加幾個，也不會打亂我們的計畫。
像這樣把每個任務的工作時間都填入日程表後，我們就能漸漸對自己的工作速度和能力有了把握。即使接受新工作，我們也能回答得出大概何時開始著手做這個工作，何時能完工了。
?創意整理術16
要用零碎時間搞定ToDo列表

我們把耗時15分鐘以上的工作全部填入日程表後，ToDo列表裡剩下的就都是不費時間的任務了。於是，我們就可以。在這裡，剛才介紹過的“柔軟的日程表”將再次登場，發揮作用。
我前面建議大家在“柔軟的日程表”中，給會議留出半小時的空餘時間。可是，如果會議按時結束的話，這段時間就完完全全空出來了。當然，你想用這段時間來放鬆放鬆，也是無可厚非的。不過，如果我們事先製作了ToDo列表的話，正好可以用這段時間來消化裡面的任務。列表中應該都是15分鐘以內就能搞定的任務，所以利用這段時間消滅幾個，應該也不在話下。
用這種方法掃蕩ToDo列表之後，剩下的自然就是那些必須耗時15分鐘以上的任務了。例如寫書，15分鐘是肯定完不成的，製作企劃書也是一樣。如果動筆開幹，剛幹到有感覺的時候，時間卻到了，就會弄得不上不下的。如果做這些工作的時候，我們只有15分鐘的話，就只能“出師未捷身先死，長使英雄淚滿襟”了。
其實這是有科學依據的。據說人需要花9分鐘，才能把精神集中起來去幹某件事。
假設有15分鐘的閒置時間，集中精神開始幹活花了9分鐘，那麼剩下的只有6分鐘了。這麼一來，我們還沒來得及放手大幹，時間就結束了。所以需要集中精神進行的工作，以及必須進行認真思考的工作，至少也需要半個小時以上的時間。
當我們懂得像這樣辨別工作種類之後，我們就能正確地區分能夠用零碎時間處理的工作和不能用零碎時間處理的工作了。這會影響我們對一天時間的分配。
例如，我有個開公司的朋友，絕不在上午會客。他早上六點起床，上午的整塊時間都用於製作企劃書之類的工作，這樣便可確保有整塊的時間來集中做一些工作。下午則相反，用來會見客人。然後在會客安排之間還有一些零碎時間。他便用這些零碎時間來解決ToDo上的小活。